นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน

นางสาว กฤศญดา โอ๋ ธีราทรสกุล
Ico64
นางสาว กฤศญดา โอ๋ ธีราทรสกุล
นักวิชาการศึกษา
งานพัฒนานักศึกษา กองวิชาการและการพัฒนานักศึกษา
เครือข่าย
สมาชิก · ติดตาม: 6 · ผู้ติดตาม: 0

อ่าน: 1260
ความเห็น: 1

สิ่งที่ได้เรียนรู้จากการอบรมหลักสูตร Lean เพื่อการพัฒนาการทำงาน

Lean คืออะไร

สิ่งที่ได้เรียนรู้จากการอบรมหลักสูตร Lean เพื่อการพัฒนาการทำงาน
ในระบบการประกันคุณภาพ สิ่งที่ต้องทำความเข้าใจใน Lean
ก่อนเข้าร่วมการอบรม เคยสงสัยว่า Lean คืออะไร
และจะเข้ามาเกี่ยวข้องอะไรกับการทำงานของเรา

Lean คืออะไร
Lean แปลว่า ผอม เพรียว บาง
ถ้าเปรียบเทียบกับคนในความหมายเชิงบวก ก็หมายถึงคนที่มีร่างกายสมส่วน ปราศจากชั้นไขมัน แข็งแรง ว่องไว กระฉับกระเฉง
ถ้าเปรียบเทียบกับองค์กรก็หมายถึงองค์กรที่ดำเนินการโดยปราศจากความสูญเปล่าในทุกๆกระบวนการ มีความสามารถในการปรับตัวตอบสนองความต้องการของตลาดและผู้รับผลงานได้ทันท่วงที มีประสิทธิภาพเหนือคู่แข่ง
Lean เป็น holistic & sustainable approach ที่ใช้ทุกสิ่งทุกอย่างน้อยลง แต่ให้ได้ผลงานมากกว่า ผลงานที่ใกล้เคียงความต้องการของลูกค้ามากที่สุด

ความสำคัญของ Lean

•สิ่งที่ลดน้อยลง คือ ความสูญเปล่า, วงรอบเวลา, ผู้ส่งมอบ, ความคร่ำครึ, การใช้แรงคน เครื่องมือ เวลา และพื้นที่ปฏิบัติงาน
•สิ่งที่เพิ่มมากขึ้น คือ ความรู้และพลังอำนาจของผู้ปฏิบัติงาน, ความยืดหยุ่นและขีดความสามารถขององค์กร, ผลิตภาพ, ความพึงพอใจของลูกค้า, ความสำเร็จในระยะยาว
•แนวคิด Lean คือการเปลี่ยนจาก ความสูญเปล่า (waste) ไปสู่ คุณค่า (value)
•ในมุมมองของผู้รับผลงาน ปรับปรุงเปลี่ยนแปลงอย่างไม่รู้จบ
•Lean ไม่ใช่เรื่องของการทำงานให้หนักขึ้นหรือเร็วขึ้น แต่เป็นการค้นหาความสูญเปล่า และเปลี่ยนให้เป็นคุณค่าที่ผู้รับผลงานของเราต้องการ
•Lean ไม่ใช่ชุดเครื่องมือสำเร็จรูป แต่เป็นการผสมผสานอย่างลงตัวระหว่างแนวคิด กิจกรรม และวิธีการที่จะช่วยผลักดันให้วัฒนธรรมขององค์กรเป็นไปในทิศทางที่เหมาะสม ผ่านการพัฒนาจิตสำนึกที่ดีและแนวคิดที่ถูกต้องในการทำงานแก่พนักงานทุกระดับ
ความพิเศษของ Lean
•ความพิเศษของ Lean
•  ทำไม Lean จึงเป็นที่นิยมแพร่หลายในองค์กรต่างๆ
•Lean is proven หลักการและเทคนิคของ Lean ได้รับการนำไปใช้และประสบความสำเร็จในองค์กรทุกภาคส่วน ทุกประเภท ทุกขนาด นับเป็นพันๆแห่ง
•Lean makes sense ในยุคสมัยแห่งความซับซ้อน Lean ใช้ความเรียบง่ายในการตอบสนองต่อความท้าทายต่างๆทุกประเภท ทุกสถานการณ์
•Lean is accessible ทุกคนสามารถเข้าถึงได้หากมีความมุ่งมั่น ไม่ยาก ไม่แยกส่วน ไม่แพง
•Lean is inclusive แนวคิด Lean เปิดรับการใช้เครื่องมือและเทคนิคการแก้ปัญหาต่างๆ โดยไม่จำกัด เป็นสิ่งที่เสริมกันกับ TQM, Six Sigma, BPM ซึ่งสามารถนำมาใช้ร่วมกันได้
•Lean is for everyone ทุกคนสามารถเรียนรู้และนำไปใช้ได้ไม่ยาก
เมื่อหัวหน้าพาทำ Lean ในกิจการนักศึกษา

 

•หัวหน้าพาทำ Lean

  แนวทางการเรียนรู้คุณค่าของ Lean ทีเป็นไปได้อีกวิธีหนึ่ง คือการเรียนลัด นำแนวคิดหรือบทเรียนที่ประสบความสำเร็จมาสู่การปฏิบัติโดยการนำของผู้นำ ซึ่งอาจจะเป็นผู้นำในระดับองค์กรหรือในระดับหน่วยงานก็ได้ ส่งเสริมให้เกิดการทดลองขนาดเล็กๆ อย่างรวดเร็ว เพื่อพิสูจน์ความคิดและขยายผลสู่การปฏิบัติในวงกว้าง ดังต่อไปนี้

1.นำ 5ส. มาสร้างความเป็นระบบระเบียบในสถานที่ทำงานทุกจุดในองค์กรควบคู่กับการใช้ visual management เพื่อให้สามารถมองเห็นความสูญเปล่าหรือสิ่งที่ไม่เป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนดไว้ได้ง่ายขึ้น >>>เริ่มต้นการสะสางงานที่คั่งค้าง ให้เคลียร์ การจัดโต๊ะทำงานให้เป็นระเบียบ จัดแฟ้มเอกสารเป็นหมวดหมู่ให้น่าใช้งาน ผู้เกี่ยวข้องในงานสามารถค้นหาเอกสารโดยง่าย เป็นต้น
2.รับรู้คุณค่าที่ยังไม่ได้รับการตอบสนองด้วยการพูดคุยกับผู้รับบริการที่มีสีหน้าท่าทีไม่สบอารมณ์กับบริการที่ได้รับ ณ จุดรับบริการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในจุดที่มีการรอคอยจำนวนมาก เช่นการลงทะเบียนเข้าร่วมกิจกรรม แก้ไขโดยการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ เช่น เครื่องสแกนบาร์โค้ดในการสแกนรหัสนศ. ผ่านบัตร โดยการเชื่อมโยงกับฐานข้อมูลนักศึกษาในการลงทะเบียนเข้าร่วมกิจกรรมที่ง่ายขึ้น รวดเร็วขึ้น และสะดวกในการป้อนข้อมูลเข้าระบบ ทำงานได้ครบถ้วน ถูกต้องกว่า ร้อยละ 90 และเมื่อเกิดความผิดพลาดจากการลืมบัตร สามารถตรวจสอบได้ง่าย รวดเร็ว

3. การจัดทำคู่มือ หรือ FLOW CHART อธิบายขั้นตอนการทำงาน เพื่อให้ผู้รับบริการมองเห็นภาพรวมการบริหาร และง่ายต่อการอธิบายขั้นตอนในการปฏิบัติจริง ทำความรู้สึกเสมือนหนึ่งเป็นผู้รับบริการเอง พิจารณาว่างานตรงไหนที่มีคุณค่า ตรงไหนเป็นความสูญเปล่า พร้อมทั้งบันทึกเวลาที่ใช้ในแต่ละขั้นตอน หาวิธีว่าจะขจัดขั้นตอนที่เป็นความสูญเปล่าได้อย่างไร

4. สังเกตว่ามีคิวหรือแถวคอยเกิดขึ้นที่จุดใดบ้าง หาวิธีการที่จะขจัดแถวคอยเหล่านั้น

5. ศึกษาการใช้เวลาของบุคลากรแต่ละวิชาชีพ แต่ละหน่วยงาน วิเคราะห์ว่าการใช้เวลาช่วงใดที่ก่อให้เกิดคุณค่า ช่วงใดที่เป็นความสูญเปล่า พิจารณาว่าจะปรับระบบงานอย่างไรเพื่อลดความสูญเปล่า

6. ทบทวนกฎเกณฑ์ต่างๆที่ใช้อยู่ และยกเลิกกฎเกณฑ์ที่ไม่ก่อให้เกิดคุณค่าแก่ผู้รับผลงาน เช่น กฎเกณฑ์ในการจัดตั้งเอกสารใส่ชั้นรับ-ส่งเอกสาร เงินบำรุงกิจกรรมหรือการขออนุมัติจัด พร้อมเบิกจ่ายโครงการ ให้สามารถมีการบริการที่เป็นระบบการจัดเวลาการรับ-ส่งเอกสารเป็นรอบ เช้า บ่าย และช่องทางพิเศษ กรณีเร่งด่วน  ทั้งนี้เพื่อให้เกิดการทำงานเป้นขั้นตอน ลดเวลาสูญเปล่าในการรอพบเจ้าหน้าที่ กรณีที่มีการประชุมซึ่งต้องใช้เวลาทำให้นักศึกษา สามารถวางแผนการจัดส่ง-รับเอกสารได้ตามกฎเกณฑ์ที่วางไว้

7. ศึกษาภาระงานในแต่ละช่วงเวลา หาวิธีการที่จะปรับระดับภาระงานให้ใกล้เคียงกันตลอดเวลาทำการ เช่น การนัดหมายผู้รับบริการที่ต้องการคำแนะนำ การแนะนำผู้รับบริหารออนไลน์ กรณีที่ไม่สามารถเดินทางสอบถามได้ด้วยตนเอง เช่น นักศึกษาติดฝึกงาน /สหกิจ สามารถเข้าระบบออนไลน์สอบถามรับบริการได้

3. การจัดทำคู่มือ หรือ FLOW CHART อธิบายขั้นตอนการทำงาน เพื่อให้ผู้รับบริการมองเห็นภาพรวมการบริหาร และง่ายต่อการอธิบายขั้นตอนในการปฏิบัติจริง ทำความรู้สึกเสมือนหนึ่งเป็นผู้รับบริการเอง พิจารณาว่างานตรงไหนที่มีคุณค่า ตรงไหนเป็นความสูญเปล่า พร้อมทั้งบันทึกเวลาที่ใช้ในแต่ละขั้นตอน หาวิธีว่าจะขจัดขั้นตอนที่เป็นความสูญเปล่าได้อย่างไร

4. สังเกตว่ามีคิวหรือแถวคอยเกิดขึ้นที่จุดใดบ้าง หาวิธีการที่จะขจัดแถวคอยเหล่านั้น

5. ศึกษาการใช้เวลาของบุคลากรแต่ละวิชาชีพ แต่ละหน่วยงาน วิเคราะห์ว่าการใช้เวลาช่วงใดที่ก่อให้เกิดคุณค่า ช่วงใดที่เป็นความสูญเปล่า พิจารณาว่าจะปรับระบบงานอย่างไรเพื่อลดความสูญเปล่า

6. ทบทวนกฎเกณฑ์ต่างๆที่ใช้อยู่ และยกเลิกกฎเกณฑ์ที่ไม่ก่อให้เกิดคุณค่าแก่ผู้รับผลงาน เช่น กฎเกณฑ์ในการจัดตั้งเอกสารใส่ชั้นรับ-ส่งเอกสาร เงินบำรุงกิจกรรมหรือการขออนุมัติจัด พร้อมเบิกจ่ายโครงการ ให้สามารถมีการบริการที่เป็นระบบการจัดเวลาการรับ-ส่งเอกสารเป็นรอบ เช้า บ่าย และช่องทางพิเศษ กรณีเร่งด่วน  ทั้งนี้เพื่อให้เกิดการทำงานเป้นขั้นตอน ลดเวลาสูญเปล่าในการรอพบเจ้าหน้าที่ กรณีที่มีการประชุมซึ่งต้องใช้เวลาทำให้นักศึกษา สามารถวางแผนการจัดส่ง-รับเอกสารได้ตามกฎเกณฑ์ที่วางไว้

7. ศึกษาภาระงานในแต่ละช่วงเวลา หาวิธีการที่จะปรับระดับภาระงานให้ใกล้เคียงกันตลอดเวลาทำการ เช่น การนัดหมายผู้รับบริการที่ต้องการคำแนะนำ การแนะนำผู้รับบริหารออนไลน์ กรณีที่ไม่สามารถเดินทางสอบถามได้ด้วยตนเอง เช่น นักศึกษาติดฝึกงาน /สหกิจ สามารถเข้าระบบออนไลน์สอบถามรับบริการได้

8. ลดความซ้ำซ้อนของการใช้บุคลากรในการจัดส่งเอกสารเบิกจ่าย หรือรับส่งเอกสารไปยังหน่วยงานต่าง ๆ กรณีเร่งด่วนต้องดำเนินการจัดส่งเอกสารด้วยตนเอง หรือหน่วยงานผู้เบิกใช้บุคลากรร่วมกัน

9. ใช้ระบบ IT เทคโนโลยีสารสนเทศ หรือโทรสารในการสื่อสารข้อมูลแทนคนนำส่ง เช่น การสื่อสารผ่านระบบออนไลน์ ในกรณีที่ผู้ให้บริการข้อมูล ติดภาระกิจประชุม หรือเดินทางไปราชการนอกสถานที่

10. ศึกษากิจกรรมของผู้รับบริการ แต่ละสาขาวิชา /บุคลากรของแต่ละหน่วยงาน วิเคราะห์ว่าผลลัพธ์ของกิจกรรมดังกล่าวได้รับการนำมาใช้ประโยชน์อย่างไร มีคุณค่าต่อผู้รับผลงานอย่างไร (โดยละทิ้งกฎเกณฑ์ทั้งหมดที่ครอบงำอยู่) ขจัดสิ่งที่ไม่เกิดคุณค่าต่อผู้รับผลงานออกไป

11. ใช้ DOWNTIME สำรวจความสูญเปล่าทุกหน่วยงาน ทุกระบบงาน ทั่วทั้งองค์กร และเลือกสิ่งที่เป็นประเด็นสำคัญมาปรับปรุงเพื่อขจัดความสูญเปล่า โดยระวังมิให้เกิดผลกระทบทาง ลบต่อกระบวนการที่เกี่ยวข้อง

8. ลดความซ้ำซ้อนของการใช้บุคลากรในการจัดส่งเอกสารเบิกจ่าย หรือรับส่งเอกสารไปยังหน่วยงานต่าง ๆ กรณีเร่งด่วนต้องดำเนินการจัดส่งเอกสารด้วยตนเอง หรือหน่วยงานผู้เบิกใช้บุคลากรร่วมกัน

9. ใช้ระบบ IT เทคโนโลยีสารสนเทศ หรือโทรสารในการสื่อสารข้อมูลแทนคนนำส่ง เช่น การสื่อสารผ่านระบบออนไลน์ ในกรณีที่ผู้ให้บริการข้อมูล ติดภาระกิจประชุม หรือเดินทางไปราชการนอกสถานที่

10. ศึกษากิจกรรมของผู้รับบริการ แต่ละสาขาวิชา /บุคลากรของแต่ละหน่วยงาน วิเคราะห์ว่าผลลัพธ์ของกิจกรรมดังกล่าวได้รับการนำมาใช้ประโยชน์อย่างไร มีคุณค่าต่อผู้รับผลงานอย่างไร (โดยละทิ้งกฎเกณฑ์ทั้งหมดที่ครอบงำอยู่) ขจัดสิ่งที่ไม่เกิดคุณค่าต่อผู้รับผลงานออกไป

11. ใช้ DOWNTIME สำรวจความสูญเปล่าทุกหน่วยงาน ทุกระบบงาน ทั่วทั้งองค์กร และเลือกสิ่งที่เป็นประเด็นสำคัญมาปรับปรุงเพื่อขจัดความสูญเปล่า โดยระวังมิให้เกิดผลกระทบทาง ลบต่อกระบวนการที่เกี่ยวข้อง


 

หมวดหมู่บันทึก: พัฒนางานประจำ
คำสำคัญ (keywords): lean
สัญญาอนุญาต: ซีซี: แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน Cc-by-nc-sa
สร้าง: 01 กุมภาพันธ์ 2559 15:29 แก้ไข: 01 กุมภาพันธ์ 2559 15:34 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ: Ico24 Poonim, Ico24 kwang saelee, และ 6 คนอื่น.
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

เขียนเก่งจังเลย

พี่ฟัง ฟัง ฟัง ยังสกัดได้ไม่เท่านี้เลย ขอบคุณค่ะ...

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 100.26.176.182
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ