การใช้ Excel ในการตรวจสอบข้อมูลตกเบิก เงินเดือน

จากการช่วยทำข้อมูลเงินเดือนให้แก่เจ้าหน้าที่ทางการเงิน ในช่วงเงินตกเบิกที่ผ่านมา เพื่อช่วยในการตรวจสอบข้อมูลเงินเดือน เงินตกเบิกว่ามีความถูกต้องหรือไม่ ทำให้ต้องใช้สูตรในการคำนวณ เปรียบเทียบมากมาย วันนี้จึงอยากเอามาแนะนำ เพื่อให้สามารถนำไปปรับใช้ได้ กว่าจะได้แบบนี้มาก็เหนื่อยเหมือนกันค่ะ เพราะไม่ได้ถนัดสูตร excel มากนัก ดังนั้นเรามาดูกันนะคะว่าแต่ละสูตร ใช้กันอย่างไรค่ะ

ตรวจสอบ เงินเดือนที่ต้องได้รับ

=IF($A2<>$A3,$K3,$P2+$O3)

สัญลักษณ์ $ เป็นการ fig แถว หรือคอลัมภ์ จากตัวอย่างเป็นการ fig ตามคอลัมภ์ เป็นการเปรียบเทียบระหว่าง ตรวจสอบว่ามีเงินเดินใหม่เป็นอะไร

คำสั่งที่ 1 

=IF($A2<>$A3,0,P2*J3/100)

คำสั่ง IF เป็นคำสั่งที่ใช้ในการเปรียบเทียบตรรกะระหว่างค่าที่ต้องการ

ตัวอย่าง

เปรียบเทียบรหัสบุคลากร ว่าเป็นบุคคลเดียวกันหรือไม่ หากเป็นบุคลากรคนต่อไปกันก็ให้เอาข้อมูลจากการปรับเงินเดือนใหม่หลังจากปรับฐานมาใช้ แต่หากเป็นคนบุคคลเดียวกันให้เอาเงินเดือน x เปอร์เซ็นต์เงินเดือนที่เพิ่ม

คำสั่งที่ 2

=ROUNDUP(N3,-1)

คำสั่ง ROUNDUP ฟังก์ชันนี้จะปัดเศษจำนวนขึ้นให้ห่างจากค่า 0 (ศูนย์)

ตัวอย่าง

=ROUNDUP(1234,-1) ผลลัพธ์จะได้ 1240

เป็นการปัดเศษขึ้นเสมอไม่ว่าหลักหน่วยจะเป็นเลขอะไร คำสั่งทั่วไปที่ใช้จะเป็นคำสั่ง Round แต่ในที่นี้ใช้เป็น Roundup ปัดขึ้น 1 หลักให้เป็นหลัก 10

คำสั่งที่ 3

=IF($A2<>$A3,$K3,$P2+$O3)

ตัวอย่าง

การใช้คำสั่งเปรียบเทียบรหัสบุคลากร เพื่อนำเงินเดือนก่อนเลื่อน + จำนวนเงินที่เพิ่มขึ้น (เปอร์เซ็นต์เงินเดือนที่เพิ่ม) 

คำสั่งที่ 4

=P3-G3

คำสั่งลบค่า ใช้สำหรับหาค่าส่วนต่างของเงินเดือนใหม่ที่ได้รับ และเงินเดินเก่าก่อนมีการปรับฐานเงินเดือน เพื่อไปคำนวณตกเบิกค่ะ

คำสั่งที่ 5

=IF($A3=$A4,DATEDIF($M3,$M4,"m"),DATEDIF($M3,6,"m"))

คำสั่ง Datedif สำหรับหาส่วนต่างของเดือน เพราะในการคำนวณเงินเดือน จะมีการเลื่อนขั้นเงินเดือนปีละ 2 ครั้ง เมื่อปรับฐานเงินเดือนก็จะเป็นช่วงเวลาเช่นกัน

คำสั่ง DATEDIF เป็น คำนวณจำนวนวัน เดือน หรือปีระหว่างวันที่สองวัน 

=DATEDIF($M3,$M4,"m") ตัวอักษร "m" เป็นการบอกว่าเอาส่วนต่างเป็นจำนวนเดือน ดังตัวอย่างจะได้เป็นตัวเลข เช่น 3 9 หรือ 12

คำสั่งที่ 6

=Q3*R3

คำสั่งคูณ เป็นการคูณเงินเดือนส่วนต่างของแต่ละเดือนคูณกับจำนวนเดือนที่มีการปรับฐานเงินเดือน 

เห็นไหมค่ะว่ากว่าจะได้มาสัก 1 รายงานในการตรวจสอบข้อมูลเราต้องใช้สูตรต่างๆ ที่ปกติเราไม่ได้ใช้ หรือนานๆ ใช้ที แต่จากการทำรายงานนี้ก็ทำให้มีความรู้เรื่องสูตรเพิ่มขึ้น เช่น DATEDIF ROUNDUP หรือ IF ที่เงื่อนไขแตกต่างกัน ดังนั้นลองศึกษา แล้วนำไปปรับใช้งานกันดูนะคะ หวังว่า Excel ยังเป็นตัวช่วยสำหรับเจ้าหน้าที่การเงินได้เป็นอย่างดีค่ะ

ขอบคุณที่อ่านจนจบนะคะ

เจียว