ความเห็น: 3
การจัดการ E-Doc ของภาควิชาธรณีศาสตร์
ตามที่ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ โดยศูนย์คอมพิวเตอร์ ได้จัดทำโปรแกรมระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือเรียกย่อ ๆ ว่า E-doc ให้กับคณะ/หน่วยงานต่าง ๆ เพื่อใช้ในการรับ-ส่งเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ แทนการรับ-ส่งด้วยกระดาษ ซึ่งสามารถช่วยประหยัดงบประมาณในการจัดซื้อกระดาษ นั้น ขอบันทึกแลกเปลี่ยนเรื่อง การจัดการระบบ E-Doc ของภาควิชาธรณีศาสตร์ คณะทรัพยากรธรรมชาติ กันค่ะ
ในแต่ละวันจะมีการส่งเอกสารจากหน่วยงานต่าง ๆ ของสำนักงานเลขานุการคณะฯ หรือเรียกย่อ ๆ ว่า สล. ให้กับภาควิชาฯ ผ่านทางระบบ E-doc เฉลี่ยประมาณ 5-7 เรื่อง/วัน โดยภาควิชาฯ มีการจัดการเอกสารที่มาทาง E-doc ในแต่ละเรื่อง ดังนี้
1. คุณมาริสา รอดรัตน์ (ซูซี่ สถานะ : ผู้รับส่งเอกสาร) จะเป็นผู้ลงรับเอกสาร อ่าน ทำความเข้าใจ สรุปสาระสำคัญ เกษียนหนังสือ แล้วส่งให้ผู้สั่งการคนแรก คือ คุณสิขเรศ แสงขำ (เลขานุการภาควิชาฯ)
2. คุณสิขเรศ แสงขำ (เบบี้ สถานะ : ผู้สั่งการ และผู้รับส่งเอกสาร) จะตรวจสอบกลั่นกรอง และเกษียนหนังสือเพิ่มเติม (หากมี) แล้วส่งให้ผู้สั่งการคนที่ 2 คือ หัวหน้าภาควิชาฯ เพื่อสั่งการ
3. หัวหน้าภาควิชาฯ (สถานะ : ผู้สั่งการ) จะสั่งการ แล้วส่งกลับให้คุณมาริสา
4. คุณมาริสา ส่งต่อให้กับคณาจารย์และบุคลากรภาควิชาฯ หรือเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้อง (เอกสารที่มาทาง E-doc ส่วนใหญ่ จะเป็นเรื่องที่ต้องเวียนคณาจารย์และบุคลากรภาควิชาฯทราบทั่วกัน) หรือส่งให้หน่วยงานใน สล. หากเป็นเรื่องที่ต้องแจ้งตอบกลับไป
5. คุณสิขเรศ จะตรวจสอบความถูกต้องของการดำเนินการทั้งหมด โดยดูจาก “เส้นทางของเอกสาร” แล้วจัดเก็บเข้าแฟ้มใน E-doc ซึ่งการจัดเก็บเข้าแฟ้มจะจัดเก็บตามหน่วยงานใน สล. ที่รับผิดชอบเรื่องนั้น ๆ เป็นหลัก เช่น หน่วยการเจ้าหน้าที่ หน่วยวิจัย งานนโยบายและแผน งานประกันคุณภาพ เป็นต้น และจัดเก็บตามเรื่องซ้ำ ๆ ที่เข้ามาจำนวนมาก ๆ เช่น การเชิญเข้าร่วมประชุม/สัมมนา/ฝึกอบรม คำสั่งแต่งตั้งผู้บริหาร/คณะกรรมการ
จากข้อ 1-5 ก็เป็นอันเสร็จสิ้นการดำเนินการเอกสารทาง E-doc ไป 1 เรื่อง หากเรื่องใดที่เห็นว่าสำคัญหรือจำเป็น ก็จะ Print กระดาษออกมาเก็บไว้เป็นหลักฐาน เช่น คำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการต่าง ๆ เพื่อใช้ประกอบการรายงานภาระงานของคณาจารย์ (TOR) หรือประกาศรับสมัครขอทุนอุดหนุนการวิจัย ก็จะ Print กระดาษเวียนคณาจารย์ เป็นต้น และจะปั๊มตราลงรับเอกสารที่ Print ว่าเอกสารนี้มาทาง E-doc เมื่อวันที่เท่าไหร่ เพื่อความสะดวกในการค้นหาในภายหลัง
หากท่านใดมีข้อเสนอแนะ/แลกเปลี่ยน ติชมกันได้นะคะ
บันทึกอื่นๆ
- เก่ากว่า « ขอดอกพิกุลสักนิด
- ใหม่กว่า » ผู้ลงนามแทนหัวหน้าภาควิชา
ความเห็น
นอกจากจะสั่งการ ยังสามารถช่วยในการแจ้ง - ตอบ เรื่อง ผ่านทางระบบ เพื่อเป็นการลดการใช้กระดาษ และลดเรื่องกำลังคนอีกด้วย
เรียน ท่านคณบดี
ตามของฝากท่านคณบดี ขอเรียนดังนี้
ข้อ 1 ได้ขอให้คุณมาริสารวบรวมข้อมูลใน 1 เดือน มีเอกสารมาจำนวนกี่เรื่อง จำนวนกี่แผ่น ช่วยลดกระดาษลงเท่าไร/เดือน
ข้อ 2 ภาควิชาฯจะดำเนินการทั้งข้อ 1-2 คือ ทั้งคุณมาริสา และคุณสิขเรศ เพื่อให้ทั้ง 2 คนได้รับทราบเรื่องที่เข้ามา หากอาจารย์หรือใครถามเรื่อง E-doc จะได้ตอบคำถามได้ค่ะ เพื่อทำงานแทนกันได้ค่ะ
และตอบคำถาม "ความจริง การใช้ edoc นอกจากประหยัดกระดาษ น่าจะลองตรวจสอบความเร็วในการดำเนินการสั่งการ ซึ่งเป็นอีกประสิทธิภาพหนึ่งของการทำงาน" นั้น ขอเรียนเรื่องความเร็วในการสั่งการตามปกติของภาควิชาฯ ดังนี้
1. คุณมาริสา จะดำเนินการ E-doc ประมาณวันละอย่างน้อย 1 ครั้ง ในช่วงบ่าย
2. คุณสิขเรศ จะดำเนินการ E-doc ประมาณวันละอย่างน้อย 1 ครั้ง ในช่วงเช้าของวันถัดมา
3. หัวหน้าภาควิชาฯ จะดำเนินการ E-doc ประมาณวันละอย่างน้อย 1 ครั้ง ในช่วงบ่ายของวันถัดมา
สรุปแล้ว การดำเนินการ 1 เรื่อง ตามปกติจากคนที่ 1-3 ใช้เวลาประมาณ 1 วัน ยกเว้นหากมีเรื่องด่วน ก็จะบอกด้วยวาจาเพื่อให้มีการดำเนินการที่เร็วขึ้นกว่าปกติ
22 กุมภาพันธ์ 2555 20:46
#75382
ยินดีที่นำมาแชร์กันรับทราบ
และขอฝาก
1. ลองทำข้อมูลว่า ลดกระดาษลงอย่างไร เท่าไร
2. ทำสถิติดูว่า ข้อ 1 มีความถูกต้อง แม่นยำมากน้อยเพียงใด เพราะหากไม่ผิดพลาด หรือน้อยมาก ก็เสนอหัวหน้าภาคพร้อม 2 ได้ โดยไม่ต้องให้รอขั้นตอนที่ 2 แต่ให้ข้อ 2 ช่วยติดตามดูด้วย หากมีอะไรเพิ่มเติมก็เสนอ 3 เพิ่มได้
ความจริง การใช้ edoc นอกจากประหยัดกระดาษ น่าจะลองตรวจสอบความเร็วในการดำเนินการสั่งการ ซึ่งเป็นอีกประสิทธิภาพหนึ่งของการทำงาน