การจัดการ E-Doc ของภาควิชาธรณีศาสตร์

           ตามที่ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ โดยศูนย์คอมพิวเตอร์ ได้จัดทำโปรแกรมระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือเรียกย่อ ๆ ว่า E-doc ให้กับคณะ/หน่วยงานต่าง ๆ เพื่อใช้ในการรับ-ส่งเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ แทนการรับ-ส่งด้วยกระดาษ ซึ่งสามารถช่วยประหยัดงบประมาณในการจัดซื้อกระดาษ นั้น ขอบันทึกแลกเปลี่ยนเรื่อง การจัดการระบบ E-Doc ของภาควิชาธรณีศาสตร์ คณะทรัพยากรธรรมชาติ กันค่ะ

          ในแต่ละวันจะมีการส่งเอกสารจากหน่วยงานต่าง ๆ ของสำนักงานเลขานุการคณะฯ หรือเรียกย่อ ๆ ว่า สล. ให้กับภาควิชาฯ ผ่านทางระบบ E-doc เฉลี่ยประมาณ 5-7 เรื่อง/วัน โดยภาควิชาฯ มีการจัดการเอกสารที่มาทาง E-doc ในแต่ละเรื่อง ดังนี้

     1. คุณมาริสา  รอดรัตน์ (ซูซี่ สถานะ : ผู้รับส่งเอกสาร) จะเป็นผู้ลงรับเอกสาร อ่าน ทำความเข้าใจ สรุปสาระสำคัญ เกษียนหนังสือ แล้วส่งให้ผู้สั่งการคนแรก คือ คุณสิขเรศ  แสงขำ (เลขานุการภาควิชาฯ)

     2. คุณสิขเรศ  แสงขำ (เบบี้ สถานะ : ผู้สั่งการ และผู้รับส่งเอกสาร) จะตรวจสอบกลั่นกรอง และเกษียนหนังสือเพิ่มเติม (หากมี) แล้วส่งให้ผู้สั่งการคนที่ 2 คือ หัวหน้าภาควิชาฯ เพื่อสั่งการ

     3. หัวหน้าภาควิชาฯ (สถานะ : ผู้สั่งการ) จะสั่งการ แล้วส่งกลับให้คุณมาริสา

     4. คุณมาริสา ส่งต่อให้กับคณาจารย์และบุคลากรภาควิชาฯ หรือเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้อง (เอกสารที่มาทาง E-doc ส่วนใหญ่ จะเป็นเรื่องที่ต้องเวียนคณาจารย์และบุคลากรภาควิชาฯทราบทั่วกัน) หรือส่งให้หน่วยงานใน สล. หากเป็นเรื่องที่ต้องแจ้งตอบกลับไป

     5. คุณสิขเรศ จะตรวจสอบความถูกต้องของการดำเนินการทั้งหมด โดยดูจาก “เส้นทางของเอกสาร” แล้วจัดเก็บเข้าแฟ้มใน E-doc ซึ่งการจัดเก็บเข้าแฟ้มจะจัดเก็บตามหน่วยงานใน สล. ที่รับผิดชอบเรื่องนั้น ๆ เป็นหลัก เช่น  หน่วยการเจ้าหน้าที่  หน่วยวิจัย  งานนโยบายและแผน งานประกันคุณภาพ  เป็นต้น  และจัดเก็บตามเรื่องซ้ำ ๆ ที่เข้ามาจำนวนมาก ๆ เช่น การเชิญเข้าร่วมประชุม/สัมมนา/ฝึกอบรม คำสั่งแต่งตั้งผู้บริหาร/คณะกรรมการ

        จากข้อ 1-5 ก็เป็นอันเสร็จสิ้นการดำเนินการเอกสารทาง E-doc ไป 1 เรื่อง หากเรื่องใดที่เห็นว่าสำคัญหรือจำเป็น ก็จะ Print กระดาษออกมาเก็บไว้เป็นหลักฐาน เช่น คำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการต่าง ๆ เพื่อใช้ประกอบการรายงานภาระงานของคณาจารย์ (TOR) หรือประกาศรับสมัครขอทุนอุดหนุนการวิจัย ก็จะ Print กระดาษเวียนคณาจารย์ เป็นต้น และจะปั๊มตราลงรับเอกสารที่ Print ว่าเอกสารนี้มาทาง E-doc เมื่อวันที่เท่าไหร่ เพื่อความสะดวกในการค้นหาในภายหลัง

        หากท่านใดมีข้อเสนอแนะ/แลกเปลี่ยน ติชมกันได้นะคะ