ขั้นตอนการขออนุมัติค่าใช่จ่ายในการเดินทางในต่างประเทศ

    เมื่อกี่ได้อ่านบันทึกของ ปิ๊ปเปิ้ล  เรื่อง อำลาตำแหน่ง วิเทศสัมพันธ์ เลยเกิดแรงบันดาลใจในการเขียนบันทึกนี้

    เพราะในการดำเนินการด้านวิเทศสัมพันธ์ ณ วิทยาเขตสุราษฎร์ธานีที่ผ่านมามีการเปลี่ยนแปลงบุคลากรบ่อย ครั้งล่าสุดนี้ก็กว่าจะคัดเลือกบุคคลากรใหม่ทดแทนตำแหน่งที่ลาออกไปได้ก็เกือบหนึ่งปีโชคดีค่ะ ที่ได้น้องปิ๊ปเปิ้ล มาเป็นซุปเปอร์เกิ้ล ช่วยดำเนินการด้านวิเทศสัมพันธ์ด้วยดี จนกระทั้งเมื่อวันที่ 27 กุมภาพันธ์ 55 เราก็มีน้องคนใหม่มารับตำแหน่งนี้แล้วคะ เอาไว้จะพาน้องมาแนะนำในวงแชร์ในครั้งต่อไปนะค่ะ

    ในวันนี้ทะเลดาวได้ถึอฤกษ์ดี คือ 29/02/55 ที่ 4 ปีจะมีครั้งหนึ่ง เขียนบันทึกที่เกี่ยวกับเรื่องงานวิเทศสัมพันธ์ที่ได้ถ่ายทอดวิทยายุทธ์ให้น้องใหม่ ก็คือ "การขออนุมัติค่าใช่จ่ายในการเดินทางในต่างประเทศและการขอยืมเงินทดรองจ่าย" เพื่อให้จาลึกไว้ในประวัติศาสตร์ชาติไทย ต่อไป (55555 เขียนให้เวอร์ไปซะงั้น) พร้อมแล้วใช่ไหมค่ะมาเริ่มนับหนึ่งไปด้วยกันเลยค่ะ

1. เมื่อถึงเวลาที่ วข. หาดใหญ่ สอบถามว่าตาม MOU ที่เรามีทางวข.จะส่งใครเข้าร่วมเราก็ต้องประสานงานกับคณะเพื่อคัดเลือกตัวแทนเข้าร่วมเดินทางไปแลกเปลี่ยนบุคลากร เมื่อคัดเลือกได้แล้วเราก็ทำบันทึกข้อความแจ้งกลับไปยัง งานวิเทศสัมพันธ์ วข. หาดใหญ่

2. งานวิเทศสัมพันธ์ วข. หาดใหญ่ ก็จะส่งรายละเอียดการเดินทางและประมาณการค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ ณ ต่างประเทศมาให้ ซึ่งหากเป็นผู้บริหารระดับสูง วข. หาดใหญ่ จะสนับสนุนค่าใช้จ่ายทั้งหมด แต่หากเป็นอาจาย์ท่านอื่นก็จะสนับสนุนเพียง 50 เปอร์เซ็น

3. เมื่อทราบจำนวนเงินที่ต้องใช้ในการเดินทางแล้วเราก็ต้องมาดำเนินการจัดทำเอกสารเพื่อขออนุมัติค่าใช้จ่ายในการเดินทางในส่วนที่เหลือ คือ ค่าใช้จ่ายในการเดินทางในประเทศ (จาก สฎ-กทม.) ค่าใช้จ่ายในการเดินทางในต่างประเทศเพิ่มเติมอีก 50 เปอร์เซ็นในส่วนที่ต้องขออนุมัติจาก วข.สฎ. และการทำสัญญายืมเงินทดรองจ่ายค่าเดินทาง ซึ่งแต่ละรายการมีวิธีการทำ/ข้อควรระวัง ดังนี้

   3.1 ค่าใช้จ่ายในการเดินทางในประเทศ อันดับแรกเราต้องสำรวจก่อนค่ะว่าอ.ท่านนั้น ๆ มีสิทธิ์ใช้พาหนะเดินทางแบบไหน ซึ่งหากเงินเดือนเกิน 20,000 บาทก็จะสามารถเดินทางโดยเครื่องบินได้ (เที่ยบเท่ากับข้าราชการระดับ 6 หรือ 7 นี้อ่ะค่ะจำไม่ได้แน่ชัด หุหุ) ต่อมาต้องดูตารางบินไปต่างประเทศว่าสามารถเดินทางไป-กลับได้ภายในวันนั้นหรือไม่ ซึ่งส่วนใหญ่มักจะต้องเดินทางไปล่วงหน้า 1 วัน และกลับหลัง 1 วัน ทำให้เกิดค่าใช้จ่ายรายการอื่น ๆ คือ ค่าที่พัก คืนละไม่เกิน 1,500 บาท ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ (ค่ารถจากที่พักไป-กลับสนามบิน)เที่ยวละไม่เกิน 500 บาท และที่ขาดไม่ได้เลยคือ ค่าเบี้ยเลี้ยงภายในประเทศวันละ 210 บาท หรือหากมีค่าใช้จ่ายอื่น ๆ อีกก็ต้องประมาณการไปให้เหมาะสม พร้อมแนบเอกสารการอนุมัติให้เดินทางไปราชการ ณ ต่างประเทศ

   3.2 ค่าใช้จ่ายในการเดินทางในต่างประเทศเพิ่มเติมอีก 50 เปอร์เซนในส่วนที่ต้องขออนุมัติจาก วข.สฎ. ข้อนี้ง่ายค่ะ ไม่มีอะไรมากให้ลอกค่าใช่จ่ายที่ งานวิเทศสัมพันธ์ วข. หาดใหญ่ ระบุมาเลยค่ะ ดูให้ครบถ้วนนะค่ะลอกอยากให้พลาด พร้อมแนบเอกสารการอนุมัติค่าใช้จ่ายจาก วข. หาดใหญ่ ซึ่งอาจทำรวมกันในบันทึกข้อความฉบับเดี่ยวเลยค่ะทั้ง 3.1 และ 3.2ก็ได้ ขึ้นอยู่กับว่าทราบค่าใช้จ่ายเร็วหรือช้าอาจทำข้อแรกไว้ล่วงหน้าและยืมเงินไว้เลย

   3.3 การทำสัญญายืมเงินทดรองจ่าย อันนี้เราต้องใช้ความสามารถทางคณิตศาสตร์ (ซึ่งทะเลดาวมีอยู่น้อยนิด....ให้สอบถามวีรกรรมด้านนี้จากพี่คนข้างหลังค่ะ 555) ในการคำนวนยอดรวมทั้งเงินจาก วข.หาดใหญ่ และ วข. สฎ. พร้อมแนบเอกสารการอนุมัติจากทั้งสองส่วน 

4. เมื่อจัดทำเอกสารทั้ง 3 รายการครบถ้วนแล้วก็ส่งไปให้ผู้เดินทางลงนาม

5. ส่งไปให้ธุรการกลางลงรับเอกสารก่อนส่งต่อไปให้งานบริการงบประมาณ

6. งานบริหารงบประมาณจะตรวจสอบความถูกต้องและเสนอเอกสารให้ผู้มีอำนาจอนุมัติต่อไป ซึ่งหากเป็นกรณีเร่งด่วนเราต้องรอเพื่อจะเดินเอกสารด้วยตนเองเพื่อให้เอกสารทั้งหมดได้รับการอนุมัติในวันเดียว (ซึ่งกรณีนี้ไม่อยากให้เกิดขึ้นเลยค่ะเพราะเกรงใจทุกฝ่าย ตั้งแต่น้องฝนที่ต้องตัดยอด น้องจินตรวจเอกสารเงินยืม นำไปผ่านพี่ หน. การเงิน ผ่านพี่ ผอ. กองการบริหารฯ เสนอผู้บริการอนุมัติ และสุดท้ายคือน้องผึ้งพื่อขอรับเงินยืม)

เฮ้อ...เหนื่อย เล่ามากว่าจะจบ อย่าเพิ่งเบื่อซะก่อน คืนนี้ขอเล่าแค่ช่วงของการขออนุมัติก่อนนะค่ะ ไว้ว่าง ๆ จะมาเล่าต่อตอนทำเอกสารเบิกจ่ายอีกครั้งคะ

ปล. หากมีข้อเสนอแนะเพิ่มเติมอย่างไรแลกเปลี่ยนประสบการณ์กันได้นะค่ะ หรือหากมีอะไรตกล่นไปบ้างก็ขออภัยไว้ ณ ที่นี้ด้วยค่ะ