นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 1939
ความเห็น: 1

ทำอย่างไร? "ให้มีการบริหารการประชุมที่มีประสิทธิภาพ"

การบริหารการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ

 

 

      

        

         เท่าที่สังเกต มีบางครั้งในการเชิญบุคลากรในหน่วยงานเข้าประชุม ผลปรากฏว่า ในที่ประชุมหาข้อยุติกันไม่ได้    ซึ่งไม่อาจจะทราบเหตุผลได้อย่างชัดเจน   ทำให้เสียเวลาทั้งผู้เข้าร่วมประชุม  เสียค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจากการจัดประชุม     จุดนี้ผู้จัดประชุมอาจจะมองข้ามไป  แต่ผู้ที่เข้าร่วมประชุมมีความคาดหวังว่า ประชุมแล้ว   ได้อะไรกลับมารายงานให้ผู้บังคับบัญชาได้ทราบ และจะดำเนินการต่อไปอย่างไร? 

 

        เมื่อได้รับหนังสือเชิญประชุม  ในเรื่องที่อยู่ในภารกิจของหน่วยงาน จำเป็นต้องเข้าร่วมประชุม หากไม่เข้าประชุม จะถูกมองว่า ไม่ให้ความร่วมมือ  และไม่ทราบว่า ความคืบหน้า     จำเป็นต้องเข้าประชุม ละทิ้งภารกิจงานเร่งด่วน  เพื่อไปรับทราบนโยบาย และทิศทางการดำเนินงานต่อไป     ทั้ง ๆ ที่ทราบในตั้งแต่เบื้องต้นแล้วว่า  เรื่องนี้น่าจะเป็นหน่วยงานนั้น หน่วยงานนี้เป็นผู้จัด    แต่จำเป็นต้องเข้าร่วมประชุม    แต่เมื่อเข้าประชุม พบว่า เป็นจัดประชุมที่มีการดำเนินการที่ทับซ้อนกัน  ซึ่งผู้เข้าประชุมคิดว่า เป็นการประชุมที่ล้มเหลว  เพราะผู้จัดประชุมไม่ได้กำหนดเป้าหมายของการจัดประชุมที่ชัดเจน ไร้ทิศทาง และสิ่งที่ต้องการคืออะไร  มีการปรึกษาหารือกันก่อนหรือไม่  เพราะผู้เข้าร่วมประชุมต้องการเป้าหมายที่ชัดเจน และกระชับในสิ่งที่ให้ดำเนินการ   

        “สิ่งที่ร้องขอ  คือ อย่าจัดประชุมเพื่อสอบถามข้อมูลกันแบบไร้ทิศทาง  ทำให้เสียเวลากันทั้งผู้จัดประชุม และผู้เข้าร่วมประชุม”

 

         ดังนั้นควรจะมีการทบทวนกันดีมั้ย? ในเรื่อง การบริหารการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ  มีการปฏิบัติกันอย่างไร    โดยขออนุญาตนำบทความของ อาจารย์วิยะดา  วรธนานันท์  มาแบ่งปัน ณ ชานชาลาแห่งการเรียนรู้ของ ชาว ม.อ. กันค่ะ

      การบริหารการประชุมที่มีประสิทธิภาพ 

           1.  มีเป้าหมายที่ชัดเจนในการประชุม

           2.  วางแผนและเตรียมการประชุมดี

           3.  สถานที่เหมาะสม

           4.  เอกสาร ข้อมูลครบถ้วน

           5.  ทุกคนรู้บทบาทและหน้าที่

           6.  ประธานบริหารการประชุมได้ดี

           7.  สมาชิกเต็มใจร่วมให้ความคิดเห็น

           8.  เลขาเป็นผู้ช่วยจัดการประชุมที่ดี

           9.  ได้ผลตรงตามเป้าหมาย

         10.  บรรยากาศดี สื่อสารมีความเข้าใจต่อกัน

                           

     ข้อคิดในการประชุม

          “การเข้าร่วมประชุมให้เกิดผลดีแก่ตนเองและที่ประชุม   ไม่ทำให้เสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์  เป็นสิ่งที่ต้องเตรียมตัว  และเตรียมการเข้ามีส่วนร่วมอย่างพรักพร้อม   โดยสร้างสมคุณลักษณะที่ดี  จึงจะทำให้มีคุณสมบัติเหมาะสมแก่การเข้าประชุม  ผู้เข้าประชุมจะต้องมีบทบาทหน้าที่และความรับผิดชอบอย่างแท้จริง   จึงจะเป็นผลให้การประชุมเกิดประสิทธิผล” 

 

        คำพูดที่วิทยากรควรละเว้นในการประชุม เช่น 

            "เรื่องที่เชิญประชุมครั้งนี้ วิทยากรยังไม่รู้ลึก" 

            "ได้นำข้อมูลจากหน่วยงานอื่นมาศึกษา  อยากทราบว่า ในองค์กรของเรามีการปฏิบัติกันอย่างไร?   และเป็นการนำ Model ของหน่วยงานอื่นมาเสนอเพื่อให้พิจารณาทบทวนกัน"  

             แค่เริ่มต้นนี้แบบนี้  เป็นการทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมเกิดความไม่มั่นใจในวิทยากรตั้งแต่เริ่มต้นการประชุม  และในที่สุด ก็พบกับความล้มเหลว  เพราะหาข้อยุติกันไม่ได้  เพราะผู้เชิญประชุมต้องการอะไร   ในขณะเดียวกันเข้าผู้ร่วมประชุมกำลังรอคำตอบว่า 

              “คุณต้องการอะไรกันแน่” ??    

              “สิ่งที่คาดหวัง จะทำได้หรือ? 

              “อย่าสร้างผลงานตามยุคการบริหารในแต่ละสมัย  ให้บริหารมองแบบ 180 องศา จะดีมั้ย !!!  ให้คุยปรึกษากันบ้างกับหน่วยงานบ้านใกล้เรือนเคียงในเรื่องที่เกี่ยวข้องกัน ว่า เขามีการทำกันอย่างไร  ก่อนที่จะทำหนังสือเชิญประชุม" 

             "ผู้จัดต้องรู้แจ้ง รู้ชัด และรู้ลึกในเรื่องที่ประชุม"  

 

              และในที่สุด  "ประธานในที่ประชุมจำเป็นต้องปิดการประชุม" ไปโดยปริยาย  ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมต่างแยกย้ายกันกลับ ณ ถิ่นพำนักเดิม  เดินด้วยความ งง   ว่า สิ่งที่คุณต้องการ คือ อะไร?

 

 

 

 

 

 

หมวดหมู่บันทึก: บริหารทรัพยากรมนุษย์
สัญญาอนุญาต: ซีซี: แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน Cc-by-nc-sa
สร้าง: 03 กุมภาพันธ์ 2555 09:14 แก้ไข: 03 กุมภาพันธ์ 2555 09:37 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ: Ico24 anni, Ico24 คนธรรมดา, และ 5 คนอื่น.
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

เฮ่อ !!!! การประชุมมีประสิทธิภาพได้...ขึ้นอยู่กับทั้งผู้ประชุมและผู้เข้าร่วมค่ะ

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 18.207.106.142
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ