เมื่อต้องประสาน....เป็นงานหลัก...

เมื่อวานนี้ทั้งวัน...ชีวิตดิฉันวนเวียนอยู่กับการติดต่อประสานงานจนเลิกงาน หาสถานที่สัมมนาระดับบริหารรายการหนึ่งที่ต้องละเอียดรอบครอบทุกกระบวนการ ทั้งเนื้อหาวิชาการที่ต้องได้ตามต้องการ  สถานที่ลงตัวเพื่อการพักผ่อนไปในตัวคนร่วมโครงการมีความสุข ได้สนนราคาแบบราชการ ข้อมูล ข้อมูล ขัอมูล ต่อรอง ต่อรอง ต่อรอง..ทำไปเรียนรู้ไป..นักขายเขาขายเราอย่างไรเขาก็คงเรียนรู้ว่าเราต่อรองอย่างไร

จะว่าไปแล้วก็เป็นความชำนาญพิเศษที่ได้มาจากประสบการณ์โดยแท้ในการเจรจากับนักขายทั้งหลาย(สงสัยตกงานรอบนี้ไปเป็นนักขายได้เลย...อิ...อิ)ครึ่งวันผ่านไปยังไม่ลงตัว ที่เหมาะสมก็แพงไป  ที่พอจะได้ก็ไกลไป.....ที่ได้เลยก็เกินระเบียบการเงิน จนเวียนหัวพรุ่งนี้ค่อยว่ากันต่อ...เบื้องหลังการสัมมนาแต่ละรายการมากมายล้วนเป็นเที่ยวบินให้เรียนรู้

ย้ายมาอีกรายการ"โปรแกรมดูงานสำนักงานบริหารทรัพย์สิน" จัดให้คณะกรรมการบริหารทรัพย์สินมหาวิทยาลัยของเราไปดูงาน....มีด้วยเหรอคณะกรรมการนี้ของม.อ. ดิฉันก็เพิ่งทราบก็ตอนที่เจ้านาย มาบอกว่าให้ทำโครงการดูงานให้นี่หล่ะ.....

งานนี้ได้โจทย์ไปหาว่าที่ไหน pool ทรัพยากรไว้ตรงกลาง รายการนี้ไม่ใช่ฟิวล์งานของเราแต่อาศัยความชำนาญในการประสานงาน"ทำได้" มาจบที่ จุฬาฯ(มีทรัพย์สินให้บริหารเยอะดี) และมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ (poolทรัพยากรต่างๆไว้ตรงกลางมากสุด) ก็ลงตัวด้วยความมีเครือข่าย.....อิ...อิ....แต่ทว่าประสานนอกลงตัว...ประสานในยังไม่จบ..คนไปจะว่างตรงกันหรือเปล่าเอาเวลาใครเป็นหลักดี..ใครเป็นหัวหน้ากรุ๊ฟและจะใช้วิธีไหนดีที่เราไม่ต้องไปด้วย...ประสานให้แล้วให้เขาไปกันเอง...

ในการประสานงานต้องรู้จักคำนวนต้นทุนว่าจะใช้เครื่องมือสื่อสารใด เช่น โทรศัพท์ โทรสาร  อีเมล  โทรศัพท์เป็นเครื่องมือสื่อสารที่รวดเร็ว ประหยัดเวลาแต่ต้นทุนสูง กว่าโทรสารหรืออีเมล หากจะใช้โทรศัพท์ก่อนต่อสายคิดก่อนว่าเราต้องการอะไร ที่ไหน อย่างไรเตรียมคำถาม ช่วยส่งรายละเอียดมาให้เห็นก่อนทางโทรสารเมื่อเห็นเอกสารแล้วค่อยคุยต่อรองอย่าไปใช้โทรศัพท์ถามรายละเอียด ว่า มื้อเช้าเท่าไหร่เที่ยงเท่าไรฯลฯให้เขาบอกทั้งหมดก่อนไม่อย่างนั้นเปลืองแย่

มีบัญชีโทรศัพท์ของบุคคลและหน่วยที่เกี่ยวข้องไว้ติดต่อใครก็จดไว้ทุกครั้งเมื่อติดต่อกับผู้ใด จดไว้ใช้ติดต่อในโอกาสต่อไป 

ควรประสานกับระดับเดียวกันก่อนโดยใช้คำพูดสุภาพให้เกียรติคู่สนทนาแม้รู้ว่าเขามีตำแหน่งต่ำกว่าไม่พูดยกตนข่มท่าน....อ่อนน้อมถ่อมตนด้วยความจริงใจกล่าวคำขอบคุณทุกครั้งก่อนจบการสนทนาเมื่อรับปากเรื่องใดไว้ต้องรีบทำ อาทิจะรีบส่งโทรสารไป จะทำหนังสือไป จะติดต่อไปนะคะ

การประสานงานเป็นศิลปะอย่างหนึ่ง ต้องอาศัยความสุภาพอ่อนน้อมถ่อมตน โอนอ่อน จริงใจ อดทน อดกลั้น  ยิ้มแย้มแจ่มใส (อาจมีใครเถียงแล้วใครจะเห็นหน้าเราพูดทางโทรศัพท์)เชื่อดิฉันซิคะยิ้มมันไปกับเสียงด้วยค่ะ....

แม้เราใช้การพูดเป็นหลักหลังการพูดทุกครั้งควรมีหนังสือตาม

อีกรายการที่ลงตัว"tripเพื่อคนอยากไปทะเล" ทะเลเนี่ย!มันร้อน.....ไม่รักกันจริงไม่ไปด้วยหรอก แม้ว่ามี sand sea  sky ที่ดึงดูด...แต่รังสี UV. นี่ซิกลัวมากๆ (ใครจะรู้ว่าสิ่งที่คุณจิ๊บกลัวอีกอย่างคือกลัวตัวดำ...อิ...อิ...) 

อ้างอิงบันทึกนี้..