นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 659
ความเห็น: 0

เล่าเรื่อง ระบบฐานข้อมูล ภาวะการมีงานทำของบัณฑิต ม.อ. (ภาคจุดเริ่มต้น) [C]

ในส่วนของบัณฑิตเอง มีขั้นตอนที่สำคัญอยู่อย่างหนึ่ง ก็คือ จะต้องเข้ามากรอกข้อมูลในระบบฐานข้อมูล ภาวะการมีงานทำของบัณฑิต ม.อ. เพื่อกรอกข้อมูล จากนั้นจะได้รับเอกสารสำคัญอย่างหนึ่ง คือ เอกสารประกอบการรายงานตัวเข้ารับพระราชทานปริญญาบัตร เพื่อนำมารายงานตัวเพื่อเข้ารับปริญญาบัตร

และแล้วพิธีพระราชทานปริญญาบัตรของ ม.อ. ประจำปีการศึกษา 2559 ระหว่างวันที่ 30 กันยายน - 2 ตุลาคม 2560 ก็ได้เสร็จสิ้นลงไปด้วยความเรียบร้อย ก็ขอแสดงความยินดีกับบัณฑิตทุกท่านด้วยครับ ถึงแม้ว่าพิธีพระราชทานปริญญาบัตรจะจบลงแล้ว แต่ก็ยังเห็นบัณฑิตมาตามถ่ายรูปกันภายใน ม.อ. อยู่บ้างเหมือนกันครับ ก็ยังอยู่ในกระแสของการรับปริญาบัตรกันอยู่


สำหรับบุคลากรที่มีหน้าที่รับผิดชอบฝ่ายต่าง ๆ ก็ต้องทำงานกันอย่างเต็มที่ รีบเร่งกันพอสมควร เนื่องจากงานพระราชทานปริญญาบัตรของ ม.อ. ประจำปีการศึกษา 2559 มีช่วงระยะให้เตรียมการค่อนข้างจำกัด ประมาณ 19 วันเท่านั้น ต่างจากหลาย ๆ ปีที่ผ่านมาจะมีเวลาประมาณ 1-2 เดือนก่อนที่จะมีงานพระราชทานปริญญาบัตร

ในส่วนของบัณฑิตเอง มีขั้นตอนที่สำคัญอยู่อย่างหนึ่ง ก็คือ จะต้องเข้ามากรอกข้อมูลในระบบฐานข้อมูล ภาวะการมีงานทำของบัณฑิต ม.อ. เพื่อกรอกข้อมูล จากนั้นจะได้รับเอกสารสำคัญอย่างหนึ่ง คือ เอกสารประกอบการรายงานตัวเข้ารับพระราชทานปริญญาบัตร เพื่อนำมารายงานตัวเพื่อเข้ารับปริญญาบัตร

ย้อนกลับไปก่อนปีพ.ศ. 2551 จะยังไม่มีขั้นตอนดังกล่าว โดยบัณฑิตจะมารายงานตัวตามปกติ และเมื่อถึงวันที่มีการซ้อมรับปริญญาบัตร ทางกองแผนการ จะนำแบบสอบถามจำนวนมหาศาล ไปยังจุดที่ซ้อมรับปริญญา เพื่อแจกเอกสารให้กับบัณฑิตทุกท่านกรอกแบบสอบถามการมีงานทำ ซึ่งก็เป็นงานค่อนข้างวุ่นวายมากในแต่ละปี ไหนจะต้องมาวุ่นวายกับการซ้อมรับปริญญา ซึ่งต้องใช้เวลามาก ไหนจะต้องเจียดเวลามาทำแบบสอบถามอีก และยังต้องมาตามเก็บกันอีกเพื่อให้ครบถ้วน เรื่องการเก็บแบบสอบถามมีการเขียนบันทึกเอาไว้แล้วครับ โดยคุณบุญส่ง มหัทธนาภรณ์ กองแผนงาน เรื่องภาวะการหางานทำของบัณฑิต - จากกระดาษ สู่ดิจิตอล

ที่มาของระบบ มาจากหลาย ๆ เหตุผลก็คือ
1. ทางสำนักงานคณะกรรมการอุดมศึกษา (สกอ.) มีการสำรวจการได้งานทำของบัณฑิตตามสถาบันการศึกษาทั่วประเทศ โดยมีการขอความร่วมมือ (หรือบังคับไม่รู้นะครับ) แต่ละสถาบันให้ประชาสัมพันธ์แจ้งข่าวให้บัณฑิตเข้าไปกรอกระบบที่ สกอ. ทำไว้ปัจจุบันอยู่ที่  http://www.employ.mua.go.th (เมื่อก่อน URLไม่ได้ชื่อนี้รู้สึกว่าจะชื่อ http://www.job.mua.go.th)

รูปแสดง ระบบภาวะการมีงานทำของบัณฑิต สกอ.

2. ทาง ม.อ. เองก็ต้องส่งรายงานให้กับทาง สกอ. เหมือนกัน และคิดว่าจะทำระบบของเราใช้เอง โดยไม่ไปใช้ของทาง สกอ. เนื่องจากมีข้อคำถามบางอย่างที่ทาง ม.อ. เองต้องสอบถาม แต่ทางระบบของ สกอ. ยังไม่ครอบคลุม ซึ่งทางสกอ. ก็ไม่ได้บังคับให้ต้องเข้ามากรอกระบบของเค้า แต่เปิดช่องทางให้แต่ละสถาบันทำการอัพโหลดข้อมูลเข้าไปในระบบของทาง สกอ. ได้เอง แต่สกอ. ก็มีเงื่อนไขทีสำคัญอยู่เหมือนกัน ก็คือฟิลด์ข้อมูลต่าง ๆ ที่ทางเราจะพัฒนาจะต้องมีฟิลด์ข้อมูลที่ตรงกับทาง สกอ. จะตกหล่นไปไม่ได้เลย หากตกหล่นหรือไม่เหมือนกัน สกอ. จะไม่นับข้อมูลเรคคอร์ดนั้นไปเลย ดังนั้นทางเราจำเป็นที่จะต้องใช้ข้อมูลของทาง สกอ. เช่น คำนำหน้าชื่อ, สาขาวิชา, คณะ หรือ แม้แต่ความคิดเห็นเพิ่มเติมก็จะเกินกว่าตัวอักษรที่ สกอ. กำหนดไม่ได้ ยกตัวอย่าง ที่มีปัญหามากสุด คือ สาขาวิชา เนื่องจากบางสาขาวิชา ชื่อที่ทาง ม.อ. ใช้อาจจะไม่ตรงกับที่ สกอ. มี 100% แค่คล้าย ๆ ทาง ม.อ. ก็ไม่สามารถจะแก้ไขข้อมูลสาขานั้นได้ หรือจะเพิ่มสาขาใหม่ขึ้นมาเองก็ไม่ได้ เพราะไม่เช่นนั้น เมื่อตอนที่ทางเราอัพโหลดข้อมูลขึ้นไปจะไม่ตรงกับข้อมูลที่ สกอ. มีฟิลด์จะว่าง ทาง สกอ. จะถือว่าข้อมูลไม่สมบูรณ์ทันที

การพัฒนาและใช้งานระบบ
ระบบฐานข้อมูล ภาวะการมีงานทำของบัณฑิต ม.อ. (https://job.psu.ac.th) ได้พัฒนาและใช้งานครั้งแรก เมื่อปีพ.ศ. 2551 นับจากวันนั้นถึงวันนี้ก็ 9 ปี มาแล้ว โดยระบบนี้จะให้บัณฑิตที่จบการศึกษาทั้ง 5 วิทยาเขตเข้ามาใช้งาน เริ่มแรกคิดว่าจะมีการนำแบบสอบถามในระบบ Sharepoint มาใช้งานเพราะมีอยู่แล้ว แต่แบบสอบถามในระบบ Sharepoint ไม่ยืดหยุ่น จึงคิดว่ามาพัฒนาระบบเองจะได้ตรงตามความต้องการมากกว่า จึงเริ่มลงมือพัฒนาระบบตั้งแต่นั้นเป็นต้นมา

ระยะเวลาในการพัฒนาก็ใช้เวลาประมาณ 1 เดือน ทดสอบ และเปิดใช้งานจริง โดยปกติจะเปิดให้บัณฑิตกรอกประมาณ 1 เดือนก่อนรายงานตัว เมื่อมีระบบออนไลน์ให้กรอกแล้ว หากแค่ขอความร่วมมือบัณฑิตให้เข้ามากรอก คงจะได้ข้อมูลไม่ครบถ้วนแน่นอน จึงได้มีการปรับวิธีการคือ นำไปผูกกับการรายงานตัวของบัณฑิตจะต้องนำเอกสารอย่างหนึ่งในระบบ คือ เอกสารประกอบการรายงานตัวเข้ารับพระราชทานปริญญาบัตร ซึ่งจะได้ก็ต่อเมื่อได้เข้าไปกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ไปใช้ในการรายงานตัวด้วย

รูปแสดง ระบบฐานข้อมูล ภาวะการมีงานทำของบัณฑิต ม.อ.

 

ในส่วนของระบบจะแบ่งการใช้งานออกเป็น 3 ส่วน คือ

1. ระบบการใช้งานสำหรับบัณฑิต
จะให้เข้าระบบโดยต้องกรอกข้อมูล หมายเลขบัตรประชาชน และวันเดือนปีเกิด เมื่อเข้ามาแล้วแบบสอบถามจะมี 2 ส่วน 9 หน้า คือ

ส่วนที่ 1  แบบสอบถามที่ใช้ร่วมกันทุกมหาวิทยาลัยตามรูปแบบของ สกอ. เช่น ข้อมูลการได้งานทำ, สถานที่ทำงาน, ข้อมูลการศึกษาต่อ เป็นต้น

รูปแสดง ส่วนที่ 1 ระบบฐานข้อมูล ภาวะการมีงานทำของบัณฑิต ม.อ.

 

ส่วนที่ 2  แบบสอบถามการประเมินตนเองของบัณฑิต และความคิดเห็นของบัณทิตเกี่ยวกับการดำเนินการของมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์

ภายหลังมีการปรับในส่วนที่ 2 เหลือเพียง 6 หน้า ส่วนที่เอาออกคือความคิดเห็นของบัณทิตเกี่ยวกับการดำเนินการของมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ มีการตัดออกไป เนื่องจากได้รับแจ้งว่ามีการสำรวจแล้วในช่องทางอื่น ส่วนที่ 2 จึงเหลือแค่การประเมินตนเองของบัณฑิต

รูปแสดง ส่วนที่ 2 ระบบฐานข้อมูล ภาวะการมีงานทำของบัณฑิต ม.อ.

จากนั้นกรอกข้อมูลไปเรื่อย ๆ จนสุดท้ายจะมีหน้าเอกสารประกอบการรายงานตัวเข้ารับพระราชทานปริญญาบัตรแสดงขึ้นมาก็ให้พิมพ์เอกสารออกมาเพื่อใช้รายงานตัวต่อไป (จะมีหมายเลข Barcode เพื่อใช้ตรวจสอบสถานะการกรอกข้อมูลด้วย)

รูปแสดง เอกสารประกอบการรายงานตัวเข้ารับพระราชทานปริญญาบัตร


2. ระบบการใช้งานสำหรับเจ้าหน้าที่
สำหรับให้เจ้าหน้าที่เข้ามาเพิ่ม, ลบ และแก้ไขข้อมูลบัณฑิต

รูปแสดง เครื่องมือสำหรับจัดการข้อมูลบัณฑิต

 

เมื่อกดไปที่เมนูแก้ไขข้อมูลบัณฑิต จะแสดงหน้าให้แก้ไขข้อมูล

รูปแสดง หน้าให้แก้ไขข้อมูลบัณฑิต

 

และจะมีส่วนที่ให้เจ้าหน้าที่แต่ละจุดที่รายงานตัวตรวจสอบสถานะการกรอกข้อมูลให้บัณฑิตด้วยโดยการสแกนบาร์โค้ดเลขของเอกสารประกอบการรายงานตัวเข้ารับพระราชทานปริญญาบัตร

รูปแสดง หน้าให้สแกน Barcode เพื่อตรวจสอบสถานะการกรอกข้อมูล


3. รายงานสรุป เพื่อเป็นสถิติแสดงการบันทึกข้อมูลของบัณฑิต จะมี 3 รายงาน ดังนี้

หมายเหตุ รายงานสรุปข้อมูลภาวะการมีงานทำฉบับสมบูรณ์ทางกองแผนได้จัดทำไว้และแขวนบนเว็บไซต์แล้ว สามารถดูได้ที่ http://www.planning.psu.ac.th/index.php/information/31-job-psu


ปัญหาที่พบจากการใช้งาน
ปกติข้อมูลในระบบฐานข้อมูล ภาวะการมีงานทำของบัณฑิต ม.อ. จะต้องมีข้อมูลตั้งต้นมาจากข้อมูลของบัณฑิตที่จบการศึกษา จากนั้นจะต้องแมทซ์กับข้อมูลอีน ๆ ที่ต้องการเพิ่มเติม เช่น วันเดือนปีเกิด, หมายเลขบัตรประชาชน, จังหวัดที่เกิด, ภาควิชาที่สังกัด โดยข้อมูลเหล่านี้จะต้องมาจากฐานข้อมูลทะเบียนนักศึกษา (ถ้าจำไม่ผิดจะมาจากข้อมูล สน. 1-2) ซึ่งจะมีความผิดพลาดอยู่เหมือนกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งวันเดือนปีเกิด หากไม่ถูกต้องจะเข้าระบบไม่ได้ ซึ่งส่วนใหญ่ปัญหาจะเกิดจากตรงนี้เป็นหลัก คราวนี้จะขอรวบรวมปัญหาที่เกิดขึ้นทั้งหมด เท่าที่จำได้ ดังนี้

1. เข้าระบบไม่ได้ เนื่องจากหมายเลขบัตรประชาชนหรือวันเดือนปีเกิด ไม่ถูกต้อง หรือ ไม่มีข้อมูลในระบบเลย ก็เป็นไปได้ว่าเป็นบัณฑิตที่จบในปีก่อน ๆ และเพิ่งจะมาเข้ารับปริญญาในปีนี้


2. ข้อมูลไม่ถูกต้อง เช่น คำนำหน้าชื่อ, ชื่อ-นามสกุล, เพศ, จังหวัดที่เกิด, ระดับการศึกษา, สาขาวิชาที่จบ, คณะที่จบ, ชื่อปริญญาที่ได้รับ ที่ผ่านมาหากเป็นผู้ชายจะไม่ค่อยมีปัญหาเรื่องคำหน้าชื่อ เพราะข้อมูลของทาง สกอ. จะมีมาให้ครบถ้วนแล้ว ตั้งแต่ พระ, หม่อมเจ้า, นาย, นาง, นางสาว, ยศทหาร-ตำรวจทั้งหมด แต่จะมีปัญหากับของผู้หญิง อาจจะสงสัยว่าทำไม ปัญหาก็คือ ในระบบของ สกอ. ยศทหาร-ตำรวจทั้งหมด จะไม่มีคำว่าหญิงต่อท้ายครับ เช่น ว่าที่ร้อยตรี ก็จะไม่มีคำว่าหญิงต่อท้ายเลย ก็จะโดนทักท้วงมาเหมือนกัน แต่ก็จะอธิบายให้บัณฑิตเข้าใจว่าเป็นข้อมูลของทาง สกอ. ทางเราแก้ไขเองไม่ได้ แต่ในใบปริญญาบัตรจะถูกต้องแน่นอน ที่มีปัญหาอีกอย่างคือ สาขาวิชาที่จบและคณะที่่จบ ซึ่งก็จะไม่ตรงกันในบางสาขาวิชากับที่ม.อ.มีเช่นกัน ดังที่ผมได้กล่าวถึงปัญหาเอาไว้แล้วข้างต้น


3. ปัญหาที่พบเจออีกอย่างคือ สาขาวิชาที่จบที่จะไม่ถูกต้องแบบผิดเป็นชุด ๆ ยกคณะ ซึ่งปัญหานี้เกิดจากการแมทซ์ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องตั้งแต่นำเข้าไปในฐานข้อมูล ปัญหานี้จะทราบเมื่อมีบัณฑิตแจ้งเข้ามาถี่ ๆ ส่วนใหญ่ปัญหาจะเจอคณะที่อยู่ตามวิทยาเขตอื่น ๆ ที่ไม่ไช่วิทยาเขตหาดใหญ่ เช่น วิทยาเขตสุราษฏร์ธานี, วิทยาเขตปัตตานี เป็นต้น


4. นักศึกษาต่างชาติที่จบการศึกษา โดยส่วนใหญ่จะเป็นระดับ มหาบัณฑิต และดุษฎีบัณฑิต ซึ่งในระบบยังไม่รองรับภาษาอังกฤษ และการเข้าระบบจะมีปัญหาตรงที่ วันเดือนปีเกิดในระบบจะเป็นปี พ.ศ. แต่ต่างประเทศจะนับเป็นปี ค.ศ.

การแก้ไขปัญหา
1. ทางเราจะมีช่องทางให้บัณฑิตแจ้งปัญหาเข้ามาได้ 2-3 ช่องทาง คือ ทาง Groupmail ชื่อ psu-job@psu.ac.th และทาง facebook fanpage https://www.facebook.com/asspsu และปี 2560 ได้เปิดอีกช่องทางคือ LINE @psu-grad โดยข้อมูลที่ขอให้แจ้งเพิ่มเติมก็จะมี

1. ปีการศึกษาที่จบ :
2. เลขที่บัตรประจำตัวประชาชน :
3. รหัสนักศึกษา :
4. ชื่อ (ไทย) :
5. ชื่อ (อังกฤษ) :
6. นามสกุล (ไทย) :
7. นามสกุล (อังกฤษ) :
8. วันเกิด :
9. จังหวัดที่เกิด :
10. เกรด :
11. คณะและสาขาที่จบ :

2. คำนำหน้าชื่อที่เป็นยศทหาร-ตำรวจ สำหรับผู้หญิงในระบบได้แก้ไขโดยใช้โปรแกรมมิ่งช่วยตรวจสอบหากเป็นผู้หญิงและมียศคำหน้าจะเติมคำว่าหญิงต่อท้ายให้โดยอัตโนมัติในเอกสารประกอบการรายงานตัวเข้ารับพระราชทานปริญญาบัตร โดยที่ไม่กระทบกับทางข้อมูลที่จะต้องส่ง สกอ. ต่ออย่างใด ส่วนสาขาวิชาและคณะที่่จบ ก็จะใช้วิธีคล้าย ๆ กับโปรแกรมมิ่งแต่จะทำที่ฐานข้อมูลแทนโดยจะมีการสร้างฟิลด์ขึ้นมาใหม่ สำหรับให้แสดงในเอกสารประกอบการรายงานตัวเข้ารับพระราชทานปริญญาบัตรแทนฟิลด์ที่ต้องส่งใหักับ สกอ.

3. สาขาวิชาที่จบที่ผิดเป็นชุด ๆ ยกคณะ จะ Filter จำนวนออกมาก่อนจนแน่ใจ จากนั้นจะตรวจสอบข้อมูลกับระบบที่ทางกองทะเบียนและประมวลผลทำไว้ด้วยที่ http://reg.psu.ac.th/searchgraduate และที่ระบบของวิทยาเขตปัตตานี http://regist.pn.psu.ac.th/studentdata/st_graduate.php เมื่อแน่ใจแล้วจะอัพเดทข้อมูลในฐานข้อมูลอีกครั้ง (ผมยอมรับเลยว่าสาขาวิชาใน ม.อ. ของเรามีอยู่เยอะมากจริง ๆ บางสาขาวิชายังงงเหมือนกันว่ามีอยู่ในระบบการเรียนการสอนของเราด้วย เช่น สาขาวิชาการจัดการประชุม นิทรรศการ และการท่องเที่ยวเพื่อเป็นรางวัล ของคณะวิทยาการจัดการ เป็นต้น)

4. กรณีนักศึกษาต่างประเทศ หากมีการแจ้งปัญหาเข้ามาผ่านทางช่องทางที่ให้ไว้ หรือ บางท่านจะติดต่อไปยังภาควิชาที่ศึกษา จะมีเจ้าหน้าที่ติดต่อมาบ้าง ก็แนะนำไปให้ว่าต้องทำอย่างไร เช่น ปีเกิดเป็นค.ศ. ก็ให้บวก 543 เข้าไปให้เป็นปี พ.ศ. และเมื่อเข้ามาแล้วก็ให้เพื่อนหรือเจ้าหน้าที่ช่วยไกด์ให้ว่าแบบสอบถามได้ถามอะไรบ้าง เป็นต้น

บทสรุปส่งท้าย
กล่าวมาซะนาน สรุปแล้วบทความนี้จะกล่าวถึงที่มา, การพัฒนาและการใช้งานระบบ รวมทั้งปัญหาและการแก้ไข เพียงแค่นี้ก่อนครับ บทความหน้าจะมากล่าวถึงในเรื่องอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องต่อไป หากข้อมูลมีความผิดพลาดต้องขออภัยมา ณ ที่นี้ด้วยครับ

ขอบคุณครับ

ที่มา

https://job.psu.ac.th

http://share.psu.ac.th/blog/outjob/8817

http://www.planning.psu.ac.th/index.php/information/31-job-psu

http://www.employ.mua.go.th

หมวดหมู่บันทึก: เรื่องทั่วไป
สัญญาอนุญาต: ซีซี: แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน Cc-by-nc-sa
สร้าง: 16 ตุลาคม 2560 16:22 แก้ไข: 01 สิงหาคม 2561 23:05 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ: Ico24 Smarn และ Ico24 โอ๋-อโณ.
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

ไม่มีความเห็น
คุณต้องทำการเข้าระบบก่อนแสดงความเห็น