นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 391
ความเห็น: 0

เล่าเรื่อง ระบบฐานข้อมูล ภาวะการมีงานทำของบัณฑิต ม.อ. (ภาคสอง : เบื้องหลังการจัดการข้อมูลในระบบ) [C]

ความเดิมที่แล้ว ได้กล่าวถึงที่มา, การพัฒนาและการใช้งานระบบ รวมทั้งปัญหาและการแก้ไข ในบทความนี้ จะมากล่าวถึงเบื้องหลังการจัดการข้อมูลในระบบ

สวัสดีครับ

ความเดิมที่แล้ว เรื่องเล่า ระบบฐานข้อมูล ภาวะการมีงานทำของบัณฑิต ม.อ. (ภาคจุดเริ่มต้น) ได้กล่าวถึงที่มา, การพัฒนาและการใช้งานระบบ รวมทั้งปัญหาและการแก้ไข ในบทความนี้ จะมากล่าวถึงเบื้องหลังการจัดการข้อมูลในระบบ

ตอนที่ระบบเปิดให้บริการใหม่ ๆ เวลาที่บัณฑิตมีปัญหาไม่สามารถเข้าระบบได้ จะส่งรายละเอียดแจ้งเข้ามายังเจ้าหนัาที่ เพื่อให้ตรวจสอบปัญหาให้ ซึ่งเวลาที่เราตรวจสอบจะใช้โปรแกรมจัดการฐานข้อมูลเข้าไปยังฐานข้อมูลโดยตรง

รูปที่ 1 แสดงการตรวจสอบโดยใช้โปรแกรมจัดการฐานข้อมูลโดยตรง


วิธีการดังกล่าว จะพบปัญหา ดังนี้

1. หากเป็นการแก้ไขข้อมูลเพียงเล็กน้อย สามารถทำได้ง่าย ไม่ได้มีความยุ่งยาก ซับซ้อนอะไร แต่หากเป็นการเพิ่มข้อมูลใหม่ การใช้วิธีการดังกล่าวจะค่อนข้างยุ่งยาก พอสมควร เนื่องจากจะมีการบันทึกลงฐานข้อมูลหลายฟิลด์ หลายตาราง

2. วิธีดังกล่าวไม่สามารถทำงานได้จากอินเตอร์เนตภายนอก ม.อ. เพราะเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายที่เป็นฐานข้อมูล จะไม่เปิดให้เข้าถึงจากภายนอกได้ ต้องใช้ VPN เข้ามาเท่านั้น

ดังนั้นเพื่อให้สะดวกต่อการทำงาน จึงเกิดไอเดียในการพัฒนาระบบการใช้งานสำหรับเจ้าหน้าที่ขึ้น โดยพัฒนาเป็นเว็บแอปปลิเคชั่น แรก ๆ จะมีส่วนของการทำงานหลัก ๆ คือ การเพิ่ม, แก้ไข, ลบข้อมูลบัณฑิตได้ ภายหลังมีการพัฒนาระบบจัดการสิทธิ์ผู้ใช้สำหรับดูรายงาน และการสร้างรายงาน เพิ่มเติมเพื่อให้สะดวกต่อการใช้งาน

รูปที่ 2 แสดงเครื่องมือสำหรับจัดการข้อมูลบัณฑิต

 

เครื่องมือสำหรับจัดการข้อมูลบัณฑิต เมนูจะประกอบไปด้วย

1. เมนูเพิ่มข้อมูลบัณฑิต สำหรับเพิ่มข้อมูลบัณฑิตที่ไม่มีในระบบตั้งแต่แรก การใช้งานก็กรอกข้อมูลเข้าไปให้ครบ จากนั้นกดบันทึกข้อมูล

รูปที่ 3 แสดงหน้าสำหรับเพิ่มข้อมูลบัณฑิต


2. เมนูแก้ไขข้อมูลบัณฑิต สำหรับแก้ไขข้อมูลบัณฑิต มีวิธีการคือ

2.1 ต้องค้นหาข้อมูลก่อน โดยจะมี Filter ให้ค้นหาแบบต่าง ๆ เช่น รหัสนักศึกษา, ชื่อ, นามสกุล, หมายเลขบัตรประชาชน ฯลฯ

รูปที่ 4 แสดงหน้าการค้นหาข้อมูล

 

2.2 เมื่อพบแล้วกด แก้ไข (รูปที่ 5 หมายเลขที่ 1) ก็จะไปยังหน้าที่ให้แก้ไขข้อมูล

รูปที่ 5 แสดงข้อมูลที่พบจากการค้นหา


2.3 มายังหน้าให้แก้ไขข้อมูลบัณฑิต ก็สามารถแก้ไขข้อมูลได้ตามที่ต้องการ

รูปที่ 6 แสดงหน้าสำหรับแก้ไขข้อมูล


**ภายหลังได้มีการเพิ่มหัวข้อหนึ่งขึ้นมาเพิ่มเติม คือ สร้างต้นแบบ จะเป็นการสร้างต้นแบบของบัณฑิตโดยนำ วิทยาเขตที่จบ, คำนำหน้าชื่อ, เพศ, ระดับการศึกษาที่จบ, หลักสูตร, คณะที่จบ, สาขาที่จบ มาเป็นต้นแบบ ยกเว้น หมายเลขบัตรประชาชน, รหัสนักศึกษา, ชื่อ, สกุล, วันเดือนปีเกิด สาเหตุที่ต้องมีหัวข้อนี้ขึ้นมาเพราะอย่างที่กล่าวไปแล้วว่าการจะเพิ่มข้อมูลบัณฑิตเข้าไปในระบบใหม่ ไม่ใช่เรื่องง่ายนัก เพราะจะต้องมีการระบุฟิลด์ข้อมูลหลายอย่าง เพื่อให้ง่ายต่อการเพิ่มข้อมูลจึงได้ทำวิธีการนี้ขึ้นมา

2.4 วิธีการก็คือ ให้ค้นหาข้อมูลบัณฑิตที่ต้องการดังข้อที่ 2.1 - 2.2 เมื่อต้องการสร้างต้นแบบก็ให้กด สร้างต้นแบบ (รูปที่ 5 หมายเลขที่ 2) 

2.5 จะมายังหน้าให้สร้างต้นแบบ จะดึงข้อมูล วิทยาเขตที่จบ, คำนำหน้าชื่อ, เพศ, ระดับการศึกษาที่จบ, หลักสูตร, คณะที่จบ, สาขาที่จบ มาให้อัตโนมัติ เราแค่ระบุ หมายเลขบัตรประชาชน, รหัสนักศึกษา, ชื่อ, สกุล, วันเดือนปีเกิด และเกรดเฉลี่ย ก็สามารถเพิ่มบัณฑิตเข้าไปได้อย่างง่ายดาย

รูปที่ 7 แสดงหน้าสำหรับเพิ่มข้อมูลจากต้นแบบ


2.6 จะมีการแจ้งสถานะการกรอกข้อมูลให้ทราบด้วย เพื่อบอกให้ผู้ดูแลทราบว่าบัณฑิตได้ดำเนินการกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้วหรือยัง

รูปที่ 8 แสดงการแจ้งสถานะการกรอกข้อมูล

 

2.7 ที่สถานะการกรอกข้อมูลนอกจากจะบอกสถานะให้ทราบแล้ว ยังเป็น link ไปยังหน้ากรอกข้อมูลของบัณฑิตด้วย คล้าย ๆ กับการจำลองเป็นบัณฑิตท่านนั้นเข้าไปดูการกรอกข้อมูล สำหรับผู้ดูแลเพื่อเอาไว้ทดสอบ

รูปที่ 9 แสดงหน้ากรอกข้อมูลของบัณฑิต


3. เมนูลบข้อมูลบัณฑิต สำหรับลบข้อมูลบัณฑิตที่ไม่ต้องการ หัวข้อนี้ส่วนใหญ่ ไม่ค่อยใช้ จะใช้เฉพาะกรณีที่มีข้อมูลซ้ำ วิธีการใช้งานจะเหมือนกับการแก้ไขข้อมูล ก็คือ 

3.1 ต้องค้นหาข้อมูลก่อนเช่นกัน 

3.2 เมื่อพบแล้วก็กด ลบ เพื่อลบข้อมูล จะสังเกตว่าจะมี Popup แสดงเตือนขึ้นมาเพื่อยืนยันการลบ หากต้องการลบให้กดปุ่ม OK อีกครั้ง

รูปที่ 10 แสดงการลบข้อมูล

 

4. เมนูจัดการสิทธิ์ผู้ใช้สำหรับดูรายงาน สำหรับให้สิทธิ์ผู้ใช้เพื่อดูรายงานที่ต้องการ เช่น บางท่านอาจจะต้องการดูแค่คณะแพทยศาสตร์ ระดับปริญญาตรี ก็สามารถทำได้ การให้สิทธิ์ผู้ใช้จะใช้บัญชีเดียวกับ PSU Passport ของม.อ. เพื่อให้สะดวกต่อการใช้งาน มีวิธีการคือ

4.1 กดเพิ่มข้อมูล

รูปที่ 11 แสดงการกดเพิ่มข้อมูล

 

4.2 กดปุ่มเลือก... จะแสดง Popup เพื่อให้ค้นหาบัญชีผู้ใช้ PSU Passport ที่ต้องการก่อน

รูปที่ 12 แสดงการกดปุ่มเลือก... เพื่อค้นหาบัญชีผู้ใช้ PSU Passport

 

4.3 เมื่อค้นหาพบแล้วกดปุ่มเลือก เพื่อเลือกผู้ใช้

รูปที่ 13 แสดงการค้นหาบัญชีผู้ใช้

 

4.4 จากนั้นให้เลือกสถาบัน -> คณะ -> ระดับการศึกษา ที่ต้องการ

รูปที่ 14 แสดงการเลือกสถาบัน -> คณะ -> ระดับการศึกษา

 

4.5 เมื่อกลับมาหน้าจัดการสิทธิ์ผู้ใช้ จะเห็นว่ามีการเพิ่มผู้ใช้สำหรับดูรายงานแล้ว ซึ่งจะมีเมนูสำหรับ ลบข้อมูล และการสร้างต้นแบบให้ด้วยสำหรับสร้างรายงานที่ต้องการเพิ่มเติม

รูปที่ 15 แสดงการเพิ่มผู้ใช้สำหรับดูรายงาน

 

4.6 เมื่อผู้ใช้ login เข้ามาก็จะแสดงรายงานตามที่ต้องการให้เห็น

รูปที่ 16 แสดงรายงานเมื่อผู้ใช้งาน login เข้ามา

 

4.7 จากรูปที่ 16 ตรงจำนวนตัวเลขที่แสดงจำนวนบัณฑิต จะเป็น link ให้คลิกเพื่อแสดงรายชื่อของบัณฑิตได้ด้วย ยกตัวอย่างที่หัวข้อทั้งหมด เมื่อคลิกที่ตัวเลข จะแสดงรายชื่อตามคณะและสาขาที่เลือกดังรูปที่ 17 ข้อ 1 สามารถเลือกสถานะที่ต้องการเพื่อกรองข้อมูลที่ต้องการได้ จากนั้นข้อ 2 จะเป็น link ให้กดคลิกเพื่อไปยังหน้ากรอกข้อมูลของบัณฑิตด้วย เหมือนดังหัวข้อที่ 2.7 ที่ได้อธิบายก่อนหน้า

รูปที่ 17 แสดงรายชื่อบัณฑิตตามคณะและสาขาที่เลือก

 

5. เมนูสร้างรายงาน สำหรับสร้างรายงานข้อมูลของบัณฑิต เพื่อนำไปทำรายงานสถิติสรุปส่ง สกอ. โดยระบบสามารถแสดงรายงานตามที่ต้องการตามคณะหรือแสดงทั้งหมดเลยก็ได้ และสามารถ Download ออกมาเป็น Excel ได้เช่นกัน เพื่อนำไปใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลผ่านโปรแกรมอื่น ๆ มีวิธีการคือ

5.1 กดเลือกรายงานตามคณะที่ต้องการกดตกลง

รูปที่ 18 แสดงการเลือกรายงานที่ต้องการ

 

5.2 จะแสดงรายงานที่ต้องการออกมาทางหน้า Browser

รูปที่ 19 แสดงรายงานที่ต้องการทาง Browser

 

5.3 หากต้องการรายงานออกมาเป็น Excel ให้ทำเครื่องหมายถูกหน้า Download File Excel

รูปที่ 20 แสดงการทำเครื่องหมายถูกหน้า Download File Excel

 

5.4 รายงานจะออกมาในรูปแบบของไฟล์ Excel

รูปที่ 21 แสดงรายงานในรูปแบบของไฟล์ Excel

 

6. เมนูดูสถิติ สำหรับดูสถิติการเข้าใช้งานระบบฐานข้อมูล ภาวะการมีงานทำของบัณฑิต ตั้งแต่ปี 2552 เป็นต้นมา ซึ่งจะมีตัวเลขที่น่าสนใจหลายตัว จะมากล่าวถึงในภายหลังครับ

รูปที่ 22 แสดงสถิติการเข้าใช้งานระบบฐานข้อมูล ภาวะการมีงานทำของบัณฑิต

 

เครื่องมือเพิ่มเติม ที่ไม่ได้อยู่ในชุดเครื่องมือสำหรับจัดการข้อมูลบัณฑิต มีดังนี้

ระบบตรวจสอบหมายเลข Barcode เป็นส่วนที่ให้เจ้าหน้าที่แต่ละจุดที่รับรายงานตัวบัณฑิตทำการสแกนบาร์โค้ดเลขของเอกสารประกอบการรายงานตัวเข้ารับพระราชทานปริญญาบัตร [อ้างอิง] วิธีการคือ

1. ตรวจสอบโดยการสแกนบาร์โค้ดเลขของเอกสารฯ หรือจะพิมพ์เลขบาร์โค้ดเองก็ได้

รูปที่ 23 แสดงการระบุหมายเลข Barcode


2. ถ้ามีหมายเลข Barcode ในระบบ จะแสดงข้อมูลขึ้นมา

รูปที่ 24 แสดงการกรอกข้อมูลของบัณฑิตในระบบ

 

3. แต่ถ้าไม่มีจะแสดงข้อความเตือนไม่มีเลข Barcode ในระบบ

รูปที่ 25 แสดงข้อความเตือนไม่มีเลข Barcode ในระบบ

 

บทสรุปส่งท้าย

บทความนี้ตอนแรกตั้งใจว่าจะเขียนอธิบายสั้น ๆ แต่ก็ออกมายาวอีกครั้งจนได้ ดูการอธิบายจะเหมือนเป็นคู่มือเล็ก ๆ แต่กลัวว่าหากไม่อธิบายจะไม่เข้าใจครับ เลยออกมาเป็นอย่างที่เห็น

หากข้อมูลมีความผิดพลาดประการใดต้องขออภัยมา ณ ที่นี้ด้วยครับ

ขอบคุณครับ

 

ที่มา

https://job.psu.ac.th

http://share.psu.ac.th/blog/mytalk/44573

https://job.psu.ac.th/rules2.asp

หมวดหมู่บันทึก: เรื่องทั่วไป
สัญญาอนุญาต: ซีซี: แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน Cc-by-nc-sa
สร้าง: 27 พฤศจิกายน 2560 13:46 แก้ไข: 01 สิงหาคม 2561 23:03 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ: Ico24 โอ๋-อโณ.
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

ไม่มีความเห็น
คุณต้องทำการเข้าระบบก่อนแสดงความเห็น