การพัฒนางานประจำ (3)

คราวนี้ถึงตาของคนคณะวิทยาศาสตร์บ้าง หลังจากเขียนเรื่องของแขกรับเชิญจากคณะอื่นไป 2 บันทึก คือเรื่องของ คุณวนิดา บูรณะ และคุณอับดลอาซีด หนิมุสา ตามประสาเจ้าบ้านที่ดี ในกิจกรรม “เวทีสร้างสรรค์ มุ่งมั่นนวัตกรรม” มีโครงการของบุคลากรคณะวิทยาศาสตร์ส่งเข้าประกวด 7 โครงการ ที่ล้วนเป็นโครงการทรงคุณค่า ที่สำคัญคือมีแม่ยกตามมาเชียร์กันเต็มห้อง ทำเอากรรมการเหงื่อตก ไม่รู้ว่าจะให้รางวัลแก่โครงการไหนดี รักพี่ เสียดายน้อง แต่ไม่เกรงใจแม่ยกนะ ดูบรรยากาศของงานและรางวัลได้ที่นี่นะคะ

สำหรับรายละเอียดของแต่ละโครงการเดี๋ยวจะกลับมาใส่ link ให้นะคะ 

เริ่มด้วยโครงการ “ระบบทะเบียนรับและส่งเอกสารของงานคลังและพัสดุ”ของคุณปาลิตา สิกะพันธ์ ที่ใช้โปรแกรม excel ในการเก็บข้อมูลเอกสารรับ-ส่ง ซึ่งมีอยู่มากมายในแต่ละวัน จัดเป็นหมวดหมู่อย่างดี หาได้ง่ายและรู้ว่าขั้นตอนของเอกสารแต่ละชิ้นไปถึงขั้นไหนแล้ว ที่ภาควิชาส่งมาได้รับหรือยัง อนุมัติหรือยัง ส่งคืนหรือยัง ฯลฯ โดยเฉพาะเรื่องเงินๆ ทองๆ ของบาดใจ เวลาขอเบิกไปแล้วใครๆ ก็อยากรู้ว่าได้เมื่อไหร่ ใช่ไหมคะ หรือถ้าเกิดหายไปละก้อ เรื่องใหญ่แน่นอน

ถ้าให้ดูที่มาที่ไปสาเหตุของนวัตกรรมนี้น่าจะเกิดเนื่องจากความเป็นคนขี้รำคาญแน่เลย (ล้อเล่นนะคะ คุณปาลิตา เป็นเจ้าหน้าที่ที่น่ารักมากค่ะ ยิ้มได้ตลอดเวลา) ทราบว่าเมื่อก่อนที่จะทำโครงการนี้ คุณปาลิตาต้องใช้เวลามากมายในการตอบคำถามของเอกสารแต่ละเรื่องว่าดำเนินการไปถึงไหนแล้ว จำได้บ้าง จำไม่ได้บ้าง หลังจากไปอบรมคอมพิวเตอร์ ก็เลยเกิดความคิดที่จะนำเอาความรู้มาใช้พัฒนางานประจำของตัวเอง ซึ่งได้ผลดีมาก ขณะนี้สามารถรู้ความเป็นไปของเอกสารทุกชิ้นในงานของตนเองภายในเวลาชั่วพริบตา 2 ครั้ง (ครั้งเดียวไม่ทันเพราะกระพริบตาครั้งแรกต้องกรองข้อมูลก่อน) 

เรามาเป็นคนขี้รำคาญกันไหม แต่ขี้รำคาญแล้วก็คิดแก้ปัญหานะ จัดการทุกอย่างให้เป็นระบบ ก็คงไม่ต้องรำคาญกันต่อไป อย่ารำคาญแล้วบ่น ไม่มีประโยชน์ค่ะ

โปรแกรม “แบบรายงานแผน/ผลการปฏิบัติการจัดซื้อ” ของคุณกาญจนา สิงห์โต ก็น่าสนใจ เป็นการต่อยอดจากนวัตกรรมที่มีอยู่เดิม อันนี้เป็นการแสดงถึงความไม่หยุดนิ่งของการพัฒนางานประจำ ต้องขอชื่นชมจริงๆ ถือเป็นแบบอย่างที่ดีค่ะ

หลายๆ ครั้งที่เมื่อมีการพัฒนาอะไรขึ้นมาแล้ว ก็มักจะจบอยู่ตรงนั้น เรียกว่าพอใจในความสำเร็จแล้ว อย่างนี้ถ้าให้ชื่นชม ก็ชมครั้งเดียวจบค่ะ แต่ถ้ามีการต่อยอดไปเรื่อยๆ ก็ปรบมือให้ทุกวันค่ะ

อยากให้ลองมองไปรอบๆ ตัวเราซิค่ะว่าเรายังจะสามารถต่อเติมของที่มีอยู่แล้วให้ดีกว่าเดิมได้อย่างไร เหมือนการสร้างบ้านแบบต่อเติมได้เรื่อยๆ พื้นที่ไม่มีวันหมด กระต๊อบเล็กๆ ที่เรามีสักวันก็คงกลายเป็นคฤหาสน์หรูหราได้ด้วยมือเราค่ะ ท่านที่ยังไม่มีแม้แต่กระต๊อบก็คงต้องเริ่มสร้างแล้วนะคะ 

โปรแกรม “การรับ-ส่ง จดหมาย/ไปรษณียภัณฑ์” ของคุณไพบูลย์ เตียวจำเริญ/คุณสมศักดิ์ วิภาพรรณ ก็น่าทึ่งในความคิดริเริ่ม และการพัฒนางาน คู่นี้เป็นบุคลากรดีเด่นของคณะวิทยาศาสตร์ในปีนี้ ทำงานอยู่หน่วยสารบรรณค่ะ ประเภทว่างานอะไรที่ไม่รู้จะให้ใครทำก็ไปบอกคุณไพบูลย์ เตียวจำเริญ/คุณสมศักดิ์ วิภาพรรณ ได้ค่ะ 

โปรแกรมนี้มีประโยชน์ตรงที่เมื่อมีจดหมายด่วนหรือไปรษณียภัณฑ์มาถึงบุคลากรในคณะ ทุกท่านจะสามารถทราบได้ทันทีโดยไม่ต้องลุกจากโต๊ะทำงาน (แจ้งทาง e-mail) หรืออยากตรวจสอบว่ามีจดหมาย (ทวงหนี้??? ลงทะเบียน) มาถึงท่านหรือไม่ ก็สามารถทำได้ด้วยตนเอง แล้วจะมี delivery ถึงที่ทำงานในระยะเวลาอันสั้น

นวัตกรรมชิ้นนี้เป็นตัวอย่างของคนชอบบริการ ที่ทำได้ไม่ต่างจากบริษัทเอกชนค่ะ มีการคิดถึงความรวดเร็วในการส่งข่าวสาร ความสะดวกสบายของบุคลากรในองค์กรทุกท่าน เสียอย่างเดียวถ้าโปรแกรมนี้ใช้เต็มรูปแบบเมื่อไหร่  คุณไพบูลย์ เตียวจำเริญ/คุณสมศักดิ์ วิภาพรรณ คงจะเหงาปากแย่ ไม่มีใครโทรมาหาอีกเลย แล้วจะได้คุยกับใครไหมนี่ 

เรื่องนวัตกรรมยังไม่จบ คณะวิทยาศาสตร์ยังมีอะไรดีๆ อีกเยอะนะคะ โปรดติดตามตอนต่อไปค่ะ