นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน

รัตติยา เขียวแป้น
Ico64
รัตติยา เขียวแป้น
บุคลากรชำนาญการ
งานพัฒนาและฝึกอบรม กองการเจ้าหน้าที่ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์
Network
Members · Following: 0 · Followed: 11

อ่าน: 3704
ความเห็น: 3

โครงการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ประเพณี มข.-มอ. ตอนที่ 1 ความหมายของ shadowing

จากนิยาม ทำให้การเตรียมตัวที่จะเรียนรู้ผ่านการ shadowing โล่งไปเปราะหนึ่งค่ะ

 ดิฉัน และคุณ  สุนันทา แก้วเจริญ หัวหน้างานสวัสดิการ กองการเจ้าหน้าที่ ได้รับมอบหมายให้เป็นตัวแทนบุคลากรสายสนับสนุนในการไป Shadowing ณ มหาวิทยาลัยขอนแก่น  ตามโครงการ "แลกเปลี่ยนเรียนรู้ ประเพณี มข.- ม.อ. Let's walk together" โดยมีวัตถุประสงค์หลักของโครงการเพื่อการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ประเด็นการบริหารจัดการองค์กร นำมาซึ่งการพัฒนามหาวิทยาลัยของทั้งสองได้เร็วยิ่งขึ้น และพัฒนาเป็นคู่ความร่วมมือ มีสัมพันธภาพอันดีร่วมเจตนารมณ์ การนำองค์กรไปสู่องค์กรแห่งการเรียนรู้ร่วมกัน

โดยดิฉัน ได้รับมอบหมายให้ Shadowing ระบบพัฒนาบุคลากร  และคุณสุนันทา  Shadowing ระบบสวัสดิการ ของมหาวิทยาลัยขอนแก่น

 

เช่นเคยค่ะ  ก่อนที่จะไปร่วม Shadowing  ดิฉัน ก็ยังงง ๆ กับคำว่า Shadowing ว่ามันคืออะไร  และตลอดระยะเวลา 10 วันทำการ  ณ มหาวิทยาลัยขอนแก่น  ดิฉันจะต้องทำตัวอย่างไร  เรียนรู้อะไร มหาวิทยาลัย/หน่วยงาน คาดหวังอย่างไร  และดิฉันจะต้องเก็บเกี่ยวอะไรกลับมาบ้าง

เรามาเรียนรู้ด้วยกันนะคะ ว่า Shadowing คืออะไร

คุณอาภรณ์  ภู่วิทยพันธุ์  วิทยากรมืออาชีพด้านทรัพยากรมนุษย์ และมีผลงานเขียนด้าน HR  หลายเล่ม  ได้เขียนบทความเกี่ยวกับ Shadowing ไว้ดังนี้

การติดตาม/สังเกต  (Job Shadowing)   เป็นเครื่องมือพัฒนาพนักงานอีกรูปแบบหนึ่งที่เปิดโอกาสให้พนักงานได้เรียนรู้ผ่านการติดตามการทำงานกับผู้เชี่ยวชาญเป็นรายบุคคล เป็นเทคนิคการสร้างและทำตามอย่างแม่แบบ หรือ Role Model ที่เน้นกิจกรรมการเรียนรู้ระยะสั้นโดยไม่ต้องลงทุนมากนัก เพียงแค่อาศัยแม่แบบที่ดีที่สามารถแสดงตัวอย่างให้พนักงานผู้ติดตามรับรู้และเลียนแบบได้ในระยะเวลาการทำงานปกติ เพื่อให้พนักงานได้เห็นสภาพแวดล้อม  ทักษะที่จำเป็นต้องใช้ในการทำงาน ขอบเขตงานที่รับผิดชอบ การจัดการงานที่เกิดขึ้นจริง รวมถึงการแสดงออกและทัศนคติของแม่แบบภายในระยะเวลาสั้นๆ (Short – Term Experienced) ระยะเวลาตั้งแต่หนึ่งวันไปจนถึงเป็นเดือนหรือเป็นปี

ทั้งนี้การติดตาม/เฝ้าสังเกตพฤติกรรมจากแม่แบบนั้นจะเกิดขึ้นจากความสนใจของพนักงานเอง หรือจะเป็นการมอบหมายงานอย่างหนึ่งของผู้บังคับบัญชาที่ให้พนักงานติดตามและสังเกตพฤติกรมของแม่แบบ พบว่าทคนิคดังกล่าวนี้มักจะถูกนำมาใช้ในการพัฒนาพนักงานที่มีศักยภาพสูง (Talent) หรือการพัฒนาคนเก่งให้ได้มีโอกาสติดตามผู้บริหารระหว่างปฏิบัติงาน เพื่อให้มีโอกาศศึกษาพฤติกรรม และวิธีการทำงานของผู้บริหารที่ควรนำมาเป็นแบบอย่าง

นอกจากนี้ Job Shadowing ยังนำมาใช้เพื่อให้พนักงานทั่วไปได้เรียนรู้วิธีการทำงานของผู้อื่น เพื่อนำมาปรับปรุงงานของตนเองให้ดีขึ้น และ Job Shadowing ยังใช้เป็นเครื่องในการพัฒนาความก้าวหน้าในสายอาชีพของพนักงาน (Career Path) ได้อีกด้วย

รูปแบบของ Job Shadowing - การติดตามและสังเกตแม่แบบที่อาจจะเป็นผู้บังคับบัญชา หรือผู้บริหารในองค์การ หรือผู้เชี่ยวชาญในงานเฉพาะด้านนั้นมีรูปแบบดังต่อไปนี้

1. การติดตามแม่แบบจากภายในหน่วยงานเดียวกัน หมายถึง การติดตามงานกับแม่แบบที่เป็นตัวอย่างภายในฝ่ายหรือสังกัดเดียวกัน ทั้งนี้แม่แบบดังกล่าวควรมีตำแหน่งที่สูงกว่า หรือเป็นผู้ชำนาญการในสายอาชีพนั้นๆ เพื่อให้พนักงานได้เรียนรู้การทำงานในตำแหน่งที่สูงขึ้น ได้เห็นมุมมองและทัศนคติในการทำงานของแม่แบบ  นอกจากนี้การติดตามแม่แบบจากภายในหน่วยงานยังเป็นการเพิ่มทักษะความชำนาญในการทำงานเชิงลึก พนักงานจะได้เรียนรู้วิธีการและขั้นตอนทำงานของแม่แบบซึ่งจะช่วยให้พนักงานมีมุมมองหรือแนวคิดใหม่ ๆ ในการปรับปรุงการทำงานของตนเอง 

2. การติดตามแม่แบบจากภายนอกหน่วยงาน หมายถึง การติดตามการทำงานกับพนักงานที่มีความเชี่ยวชาญในงานในตำแหน่งเดียวกันหรือตำแหน่งที่สูงกว่า แต่คนละฝ่ายงานกันซึ่งเป็นงานที่คล้ายคลึงกัน หรือเป็นงานที่ต้องติดต่อประสานงานร่วมกัน เช่น งานขายกับงานตลาด งานผลิตกับงานซ่อมบำรุง เป็นต้น เพื่อศึกษาการวางแผน และการตัดสินใจ ซึ่งลักษณะของการติดตามผู้เชี่ยวชาญภายนอกนี้มักนำมาใช้ในการพัฒนาพนักงานกลุ่ม Management Trainee และพัฒนาพนักงานทั่วไปให้ได้มีโอกาสเห็นการปรับปรุงการทำงานจากภายนอกหน่วยงาน เพื่อให้พนักงานเหล่านี้เข้าใจและรับรู้การทำงานของหน่วยงานอื่น อันนำไปสู่การเพิ่มและขยายวิสัยทัศน์หรือมุมมองในการทำงานให้มากขึ้น

ขั้นตอนการทำ Job Shadowing – การติดตามและสังเกตแม่แบบมีขั้นตอนปฏิบัติ ดังนี้

1.  ขั้นตอนการกำหนดงานและแม่แบบ– ผู้บังคับบัญชาจะต้องพิจารณาก่อนว่าจะให้พนักงานติดตามและสังเกตการทำงานในเรื่องใด หลังจากนั้นจึงพิจารณาหาแม่แบบที่จะเป็นตัวอย่างให้พนักงานติดตามและเรียนรู้การทำงานของแม่แบบ ทั้งนี้แม่แบบจะต้องเป็นบุคคลที่ไม่ใช่เพียงแค่เก่งงานหรือมีความรู้ในงานที่รับผิดชอบเป็นอย่างดีแล้ว แม่แบบจะต้องเป็นคนดี เข้ากับผู้อื่นได้ เพื่อน ๆ และบุคคลรอบข้างยอมรับในการทำงาน รวมถึงมีมุมมองหรือทัศนคติต่อการใช้ชีวิตและต่อองค์กรในทางบวก

2. ขั้นตอนการวางแผนการติดตาม/สังเกต – ผู้บังคับบัญชาจะต้องวางแผนว่าจะใช้ระยะเวลาเท่าไหร่โดยการวางแผนร่วมกับแม่แบบที่พนักงานจะติดตามการทำงานด้วย กรณีเป็นแม่แบบที่ไม่ใช่ผู้บังคับบัญชาเอง และเพื่อให้เกิดความเข้าใจตรงกันระหว่างแม่แบบและพนักงานที่ต้องติดตาม ผู้บังคับบัญชาควรกำหนดรายการความรู้ หรืองานที่พนักงานควรรู้จากแม่แบบ ด้วยการจัดทำเป็น Checklist และแจ้งให้แม่แบบและพนักงานทราบก่อนเริ่มการติดตาม/สังเกตการทำงาน

3. ขั้นตอนการสื่อสารและให้คำแนะนำ – ก่อนการมอบหมายให้พนักงานติดตามและสังเกตพฤติกรรมจากแม่แบบ ผู้บังคับบัญชาจะต้องสื่อสารกับพนักงาน โดยชี้แจงถึงการปฏิบัติตนในช่วงระหว่งการติดตามและสังเกตพฤติกรรมของแม่แบบ โดยเฉพาะการจดบันทึกขั้นตอนการปฏิบัติงาน การพูด หรือมุมมองต่างๆ ที่ได้จากแม่แบบ นอกจากนี้จะต้องแจ้งให้พนักงานรับรู้ถึงวัตถุประสงค์ เป้าหมายที่ชัดเจน และผลลัพธ์ที่ต้องการจากพนักงาน รวมถึงให้ข้อแนะนำต่างๆ ที่เป็นประโยชน์กับพนักงานในช่วงการเฝ้าสังเกตการทำงานจากแม่แบบ

4. ขั้นตอนการติดตาม/สังเกตแม่แบบ – ขั้นตอนนี้พนักงานอาจจะเกิดความรู้สึกคับข้องใจ วิตกกังวลใจในช่วงการติดตามและสังเกตพฤติกรรมของแม่แบบ ไม่รู้จะต้องปฏิบัติตนอย่างไรเพื่อให้การเรียนรู้และความใจในสิ่งที่ได้เห็นจากแม่แบบ ดังนั้นผู้บังคับบัญชาและแม่แบบควรจะหาช่วงเวลาในการพูดคุย ทบทวนความเข้าใจในประเด็นที่ได้เรียนรู้ พร้อมทั้งสอนแนะพนักงานให้เข้าใจถึงหลักปฏิบัติที่ถูกต้องในช่วงการสังเกตพฤติกรรมจากแม่แบบ

5. ขั้นตอนการติดตามและประเมิน– เพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานได้เรียนรู้การทำงานจากพฤติกรรมของแม่แบบ โดยเฉพาะความสามารถเกี่ยวกับทักษะการทำงาน ผู้บังคับบัญชาจะต้องให้โอกาสแก่พนักงานในการปฏิบัติงานจริง ซึ่งแม่แบบและผู้บังคับบัญชาจะต้องประเมินผลการฝึกปฏิบัติของพนักงานด้วยเช่นกัน รวมถึงการให้คำปรึกษาแนะนำ และการชี้แนะสิ่งที่ควรปฏิบัติและไม่ควรปฏิบัติภายหลังจากการติดตามและสังเกตพฤติกรรมของแม่แบบ

สรุปว่าการใช้เครื่องมือการติดตาม/สังเกตแม่แบบนั้น โดยส่วนใหญ่จะใช้กับการพัฒนาพนักงานที่มีผลงานและศักยภาพสูง (Talented People) พร้อมที่จะเติบโตในตำแหน่งที่สูงขึ้นต่อไปในอนาคต โดยมอบหมายพนักงานกลุ่มนี้ให้ติดตามดูการทำงานของผู้จัดการหรือผู้บริหารที่เป็นแม่แบบ เพื่อเรียนรู้การทำงานจริงผ่านการสังเกตการณ์ รวมถึงเป็นการเปิดโอกาสให้กับพนักงาน ได้ติดตามการทำงานกับผู้เชี่ยวชาญในสายอาชีพของตน 

แหล่งอ้างอิง     

เมื่อรู้ความหมายและรูปแบบของการ shadowing ในเบื้องต้นแล้ว ทำให้เข้าใจได้มากขึ้นค่ะ  ว่า  ดิฉันจะต้องเตรียมตัวอย่างไร เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่หน่วยงานได้วางไว้

สำหรับตอนที่ 1 นี้ ดิฉันขอนำเล่าเบื้องต้นไว้เท่านี้ก่อนนะคะ  ไว้ถึงขอนแก่นแล้ว  จะนำมาเล่าต่อ  ๆ ไปนะคะ

ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

  • เป็นกิจกรรมที่ดีค่ะ ควรจะมีการนำมาใช้ใน ม.อ. บ้างน่ะ ก่อนที่จะสูญเสียทรัพยากรที่มีประสบการณ์  แต่ขาดการถ่ายทอดแบบอย่างที่ดีสู่รุ่นน้องค่ะ
Ico48
อุ่นเรือน [IP: 202.12.97.124]
08 มิถุนายน 2553 16:21
#57716

เรียน  ท่านผอ.เที่ยงที่เคารพ

           ขอบคุณมากที่ส่งสาวสวย 2 สาว ไปเป็นเงาซึ่งและกันในการแอบดูการปฏิบัติงานของคนแก่แห่ง มข. ค่ะ

สวัสดีค่ะ มอนลี่

จริง ๆ ในแวดวง ม.อ.เราเอง ก็มีบุคคลในแต่ละสายอาชีพ ที่เป็นต้นแบบมากมาย

กิจกรรมนี้ ถ้าจะมีการทำอย่างจริงจังใน ม.อ.บ้าง ก็คิดว่าน่าจะเป็นประโยชน์เหมือนกันนะคะ

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 3.81.28.10
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ