นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 2283
ความเห็น: 6

ศิลปะในการแก้ร่างหนังสือติดต่อราชการ

           

                 การแก้ร่างหนังสือราชการของผู้ที่เป็นหัวหน้าหน่วย/หัวหน้างาน/ผู้บังคับบัญชา ในระดับต่าง ๆ เมื่อผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอให้ตรวจสอบหรือลงนาม  ควรจะมีศิลปะ ดังนี้

 

                การแก้ร่างหนังสือติดต่อราชการจะต้องใช้ศิลปะ 5 ประการ คือ

 

1.        รักษาน้ำใจผู้ร่าง

 

2.        เห็นใจผู้พิมพ์

 

3.        อย่าแก้โดยไม่จำเป็น

 

4.        แก้ให้อยู่กับร่องกับรอย

            5.        แก้โดยมีหลักที่สามารถอธิบายเหตุผลในการแก้ได้ 

ทั้งนี้ ศิลปะแต่ละประการมีความหมายดังนี้

 1.        รักษาน้ำใจผู้ร่าง 

             ให้พยายามแก้ร่างของผู้ร่าง อย่าร่างใหม่โดยขีดฆ่าหรือฉีกร่างเดิมทิ้งทั้งหมด อย่างน้อยให้เหลือร่างเดิมไว้คำหนึ่งก็ยังดี  เพื่อให้ผู้ร่างยังเห็นว่าเป็นร่างของเขาซึ่งเรายอมรับ ถ้าขีดฆ่าหรือฉีกทิ้งร่างเดิมทั้งหมด จะเท่ากับเป็นการตำหนิหรือดูถูกผู้ร่างซึ่งจะเป็นการบั่นทอนขวัญและกำลังใจของผู้ร่างอย่างมาก 

2.        เห็นใจผู้พิมพ์

                 การแก้ร่างหนังสือควรแก้ให้เห็นชัดพอที่คนพิมพ์จะอ่านได้สะดวก อย่าแก้ขยุกขยิกจนอ่านยาก  ถ้าตกเติมข้อความควรลากโยงไปเขียนข้างนอกในที่ว่าง ๆ ดีกว่าที่จะพยายามแทรกลงไประหว่างบรรทัด  ใช้เครื่องหมายในการแก้ให้ชัดเจน เช่น เครื่องหมายย่อหน้า  เครื่องหมายเว้นวรรค เป็นต้น  และควรใช้หมึกหรือดินสอต่างสีกับร่างเดิมเพื่อให้เห็นชัด  โดยเฉพาะอย่างยิ่งให้คนพิมพ์เขาพิมพ์ได้สะดวก อย่าให้คนพิมพ์ต้องนั่งพินิจพิจารณา  เดา  หรือพลิกคว่ำพลิกหงายหาข้อความที่แก้จนเวียนหัว 

3.        อย่าแก้โดยไม่จำเป็น 

              การแก้ร่างหนังสือต้องแก้ให้ดีขึ้น  ถ้าร่างหนังสืออ่านได้ความถูกต้อง ชัดเจน รัดกุม กะทัดรัด และบรรลุจุดประสงค์ดีอยู่แล้ว อย่าพยายามแก้เพื่อแสดงฝีมือหรือความเขื่อง

                 เช่น อย่าแก้แต่เพียงคำว่า  ที่  เป็น   ซึ่ง  หรือ  ซึ่ง  เป็น   ที่  โดยทั้ง ๆ ที่อ่านได้ความดีอยู่แล้ว 

4.        แก้ให้อยู่กับร่องกับรอย

              ถ้าเคยแก้ร่างหนังสือฉบับก่อนไปอย่างไร ฉบับหลังก็ควรแก้อย่างนั้น อย่าแก้กลับไปกลับมาโดยไม่อยู่กับร่องกับรอย

              เช่น  

           ฉบับก่อนร่างคำว่า   ซึ่ง  มา แก้เป็น   ที่ 

                   ฉบับหลังร่างคำว่า  ที่  มาตามที่เคยแก้ให้ อย่าแก้เป็น  ซึ่ง  เสียอีก

              ฉบับแรกร่างคำว่า  จะเป็นพระคุณยิ่ง  แก้เป็น  จะขอบคุณยิ่ง

              ฉบับหลังร่างคำว่า  จะขอบคุณยิ่ง  ตามที่เคยแก้ให้  อย่าแก้เป็น  จะเป็นพระคุณยิ่ง  กลับไปอีก  เว้นแต่จะมีเหตุผล  เช่น  เป็นการขอบคุณผู้ใหญ่ 

5.        แก้โดยมีหลักที่สามารถอธิบายเหตุผลในการแก้ได้ 

                  เมื่อแก้แล้วต้องสามารถอธิบายเหตุผลในการแก้ให้ผู้ร่างเข้าใจได้ และให้ผู้ร่างยอมรับว่าควรจะต้องแก้อย่างนั้น

              เช่น 

              แก้ให้ถูกต้อง 

              แก้ให้ชัดเจน

              แก้ให้รัดกุม 

              แก้ให้กะทัดรัด  กระชับขึ้น 

              แก้ให้บรรลุจุดประสงค์

               แก้ให้มีศิลปะในการเขียน 

               แก้ให้คมคายสละสลวย 

               แก้ให้เชื่อมโยงสัมพันธ์กันดีขึ้น

                     ฯลฯ 

ข้อคิด

            ขอฝากข้อคิดในการแก้ร่างหนังสือติดต่อราชการไว้ว่า 

                ไม่ควรแก้  ก็อย่าไป  พิไรแก้

 

                ผิดหลักแน่  แก้ให้ดี  มีเหตุผล

 

                พึงเห็นใจ  ผู้ร่างพิมพ์  มีกมล

            อย่าให้คน  ขุ่นข้อง  หรือหมองใจ 

ที่มา  :  บทเรียนด้วยตนเอง   การเขียนหนังสือติดต่อราชการและธุรกิจ  
               เรียบเรียงโดย  ประวีณ  ณ นคร

หมวดหมู่บันทึก: พัฒนางานประจำ
สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ Copyright
สร้าง: 14 ธันวาคม 2553 15:37 แก้ไข: 14 ธันวาคม 2553 16:07 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

อ่านแล้ว ได้รับประโยชน์ และใช้กับงานของตนเองได้จริงคะ :-)

  • หากไม่ผิดประเด็นมากนัก ก็น่าจะ OK แล้วค่ะ 
  • ผู้พิมพ์ต้องเข้าใจด้วยว่า เจ้าของหนังสือชอบแนวไหน  
  • ได้ยินมาว่า กรณีที่มีการแก้ไขบ่อย ๆ ให้ลองเก็บต้นฉบับไว้ดู จะพบว่า แก้ไป แก้มา จะเหมือนกับฉบับแรกที่ได้แก้ไขไปแล้ว อะไรปานนั้น
  • ที่สำคัญเราต้องเข้าใจธรรมชาติแต่ละท่าน ว่า ท่านชอบแบบไหน
  • มีบทความเกี่ยวกับ "ศิลปะการพิมพ์หนังสือ" หรือเปล่าค่ะพี่

น่าจะมี ศิลปะการร่างหนังสือ มาแบ่งปันด้วยนะค่ะ จะได้รู้หลักการ ร่างได้ประเด็นถูกต้อง ครบถ้วน และถูกใจ.....

Ico48
เหมยเหมย [IP: 192.168.100.112]
15 ธันวาคม 2553 16:33
#62348

สาระดีมีประโยชน์มากค่ะ

ก็ได้ยินน้องนักศึกษาพูดให้ฟังบ่อยๆค่ะ เวลามา print งานที่อาจารย์ให้แก้..  ก็แก้ไปแก้มาสุดท้ายก็กลับไปใช้ข้อความเดิม ^^
แต่ไม่ใช่หนังสือราชการน๊าค่ะ .. แค่อยากแสดงความคิดเห็นลักษณะปัญหาคล้ายๆ กันกับการพิมพ์หนังสือราชการ ในหัวข้อบางข้อที่นำมายกเป็นตัวอย่างของการแก้ไขเอกสารการพิมพ์

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 3.228.220.31
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ