นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 2691
ความเห็น: 3

ศิลปะในการเขียนหนังสือราชการ

การเขียนหนังสือราชการบางประเภท ใช้แต่เพียงหลักยังไม่พอจะต้องใช้ศิลปะด้วย
                   

               

                  การเขียนหนังสือราชการโดยทั่วไป  หากเขียนตามระเบียบงานสารบรรณ  ก็พอจะเขียนให้ดีได้แล้ว

                  แต่การเขียนหนังสือราชการบางประเภท ใช้แต่เพียงหลักยังไม่พอที่จะเขียนให้ดีได้ ยังจะต้องใช้ศิลปะอีกด้วย               

                  หนังสือในประเภทต่อไปนี้ จะต้องใช้ศิลปะในการเขียน คือ      

                  จดหมาย    จดหมายประเภทที่ต้องใช้ทั้งหลักและศิลปะในการเขียน  คือ

                  1.       หนังสือตำหนิ

                  2.       หนังสือขอความกรุณา

                  3.       หนังสือขอความร่วมมือ

                  4.       หนังสือขอความช่วยเหลือ

          1.  หนังสือตำหนิ   หนังสือตำหนิหรือต่อว่า จะไม่เขียนตำหนิหรือต่อว่าตรง ๆ ในลักษณะ ด่า  ให้เจ็บใจ   แต่จะเลี่ยงเขียนอย่างใดอย่างหนึ่ง ดังต่อไปนี้              

                1.1 อ้างว่าคนอื่นว่า  ไม่ใช่เจ้าของหนังสือว่าเอง เช่น                               

                      มีผู้ร้องเรียนว่า                               

                     หนังสือพิมพ์ลงข่าวว่า                               

                     มีเสียงเล่าลือว่า                               

                     ผู้พบเห็นจะว่าได้ว่า...               

                     โดยไม่ว่าเอง

                    ตัวอย่าง               

                    ด้วยมีเสียงเล่าลือว่า เจ้าหน้าที่สำนักงานผู้ดูแลนักเรียนไม่เอาใจใส่ในการดูแลนักเรียน               

                    การปล่อยให้เกิดกรณีเช่นนี้ จะเป็นทางให้ผู้พบเห็นตำหนิได้               

               1.2  เขียนในเชิงเป็นความบกพร่องของผู้อื่น    ไม่ใช่ความบกพร่องของผู้รับหนังสือ เช่น                               

                      จึงเรียนมาเพื่อโปรดกำชับเจ้าหน้าที่ ให้เอาใจใส่ในการดูแลนักเรียนตามสมควร                               

                      โดยไม่เขียนว่า                               

                     จึงเรียนมาเพื่อโปรดเอาใจใส่ในการดูแลนักเรียนตามสมควร               

               1.3  เขียนแสดงความเสียใจ   ไม่ใช่เขียนแสดงความโกรธ  เช่น                               

                      ตามที่มีข่าวในหนังสือพิมพ์ว่า ท่านได้ให้สัมภาษณ์ว่า ก.พ.ขัดขวางการพัฒนาประเทศ โดยไม่อนุมัติตำแหน่งให้มีจำนวนเพียงพอตามขอ  นั้น                            

                     สำนักงาน ก.พ. ขอเรียนชี้แจงว่า  ก.พ.ได้พิจารณากำหนดจำนวนตำแหน่ง........การที่ ก.พ.อนุมัติตำแหน่งให้ตามขอก็เพราะกระทรวง.......มิได้ขออนุมัติให้ตั้งตำแหน่งเพิ่มใหม่เกินปีละ 2% มิใช่เพราะ ก.พ.ขัดขวางการพัฒนาประเทศตามข่าวหนังสือพิมพ์ดังกล่าว                               

                    ทั้งนี้ หากท่านได้ให้สัมภาษณ์ไปจริงตามที่หนังสือพิมพ์ลงข่าว สำนักงาน ก.พ. ก็รู้สึกสลดใจที่ได้มีกรณีองค์กรของรัฐบาล กล่าวตำหนิองค์กรของรัฐบาลด้วยกันต่อบุคคลภายนอกโดยมิได้เสนอตามสายงานหรือเป็นทางการเช่นนี้  โดยเฉพาะเรื่องนี้เป็นการให้ข่าวไม่ตรงกับข้อเท็จจริง  ทำให้ ก.พ. ซึ่งเป็นองค์กรหนึ่งของรัฐบาลเสียหาย เสื่อมศรัทธาจากประชาชน  สำนักงาน ก.พ. จึงรู้สึกเสียใจป็นอย่างยิ่ง                               

                   จึงเรียนมาเพื่อทราบ และหากจะกรุณาแก้ข่าวให้เป็นที่เข้าใจในทางที่ถูกต้องได้ ก็จะขอบคุณมาก 

          2. หนังสือขอความกรุณา  หนังสือขอความกรุณา หมายถึงหนังสือที่ขอให้ผู้รับหนังสือช่วยทำสิ่งหนึ่งให้ตามหน้าที่ เช่น  ขอให้พิจารณา  หรือขอให้อนุมัติ                

                    หนังสือขอความกรุณาที่จะให้บรรลุจุดประสงค์ จะต้องเขียนให้โน้มน้าว  จูงใจ  (Persuade)  บ้างตามสมควร และเขียนให้เป็นที่จับใจ  (Convince)  ด้วย โดย 

                    (1)    อ้างเหตุผลความจำเป็นว่ามีความจำเป็นอย่างไรจึงต้องขอ 

                    (2)    ขอความกรุณาให้ผู้รับหนังสือพิจารณาอนุมัติ หรือนำเสนอผู้มีอำนาจพิจารณาอนุมัติ 

                    (3)    ขอบคุณ 

          3.  หนังสือขอความร่วมมือ    หนังสือขอความร่วมมือ หมายถึงหนังสือที่มีไปยังผู้มีหน้าที่อย่างเดียวกัน หรือเกี่ยวข้องกัน ขอความร่วมมือไปยังส่วนราชการด้วยกันซึ่งมีหน้าที่ทำเรื่องนั้นอยู่ด้วย หรือขอความร่วมมือไปยังองค์กรของเอกชนที่มีหน้าที่ในเรื่องนั้นด้วยกัน                  

                 หนังสือขอความร่วมมือที่จะให้บรรลุจุดประสงค์  จะต้องเขียนให้โน้มน้าว  จูงใจ (Persuade)  มากกว่าหนังสือขอความกรุณา และเขียนให้เป็นที่จับใจ (Convince)  มากกว่าหนังสือขอความกรุณาด้วย  โดย 

                (1)    ครวญ  -  บอกความจำเป็นหรือความต้องการ 

                (2)    ออด     -  ขอความร่วมมือ 

                (3)    มัด       -  ตั้งความหวังว่าจะได้รับความร่วมมือ จึงขอขอบคุณมา 

          4.  หนังสือขอความช่วยเหลือ    หนังสือขอความช่วยเหลือ  ได้แก่  หนังสือที่มีไปถึงบุคคลภายนอกซึ่งไม่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกัน  เช่น หนังสือเชิญวิทยากรมาบรรยาย หนังสือขอให้บุคคลภายนอกช่วยเหลือทางการเงิน  หรือทำสิ่งใดสิ่งหนึ่งให้  เป็นต้น                

                 หนังสือขอความช่วยเหลือที่จะให้บรรลุจุดประสงค์ จะต้องเขียนให้โน้มน้าว  (Persuade)  มากกว่าหนังสือขอความร่วมมือ  เขียนให้เป็นที่จับใจ  (Convince)  ให้มากพร้อมทั้งล่อใจ   (Motivate)  ให้มากด้วย โดย                

                (1)  ครวญ  -  บอกความจำเป็น ความต้องการของเรา                

                (2)  ยอ       -  ยกย่องภูมิธรรมและคุณธรรมของเขา               

                (3)  ล่อ       -  ชี้ผลอันน่าภูมิใจที่เขาจะได้รบหากได้ช่วยเรา               

                (4)  ออด     -  ขอความกรุณาช่วยเหลือ               

                (5)  มัด       -  ตั้งความหวังว่าจะได้รับความกรุณาช่วยเหลือ  จึงขอขอบคุณล่วงหน้า 

ที่มา :  เอกสาร  การฝึกอบรมการเขียนหนังสือราชการ หลักสูตรการเขียน

            หนังสือราชการ    สถาบันพัฒนาข้าราชการพลเรือน  สำนักงาน ก.พ.

หมวดหมู่บันทึก: พัฒนางานประจำ
สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ Copyright
สร้าง: 16 ธันวาคม 2553 14:50 แก้ไข: 16 ธันวาคม 2553 15:46 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

 ได้ทบทวนความจำอีกครั้ง ดีจึงค่ะ คราวหน้าต้องร่างหนังสือแบบมีครวญ มีล่อ บ้างแล้วค่ะ

ช่างมีศิลปะในการเขียนจริงๆ เลย โดยเฉพาะข้อ 3 และ 4 ^^

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 34.234.207.100
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ