นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 1742
ความเห็น: 1

เทคนิคการทำบันทึกความเห็น (ตอนที่ 1)

บันทึกที่ดีต้องง่าย สมบูรณ์ และมีเหตุผล

 

 

         ตามที่ได้กล่าวถึงการทำบันทึกความเห็น ไป 3 ตอนแล้วนั้น  วันนี้ขอนำเสนอเทคนิคการบันทึกความเห็น ว่าการเสนอความเห็นให้ผู้บังคับบัญชา เราควรมีเทคนิคอย่างไรบ้าง

         การทำบันทึกความเห็นให้มีลักษณะเป็นบันทึกที่ดี คือ ง่าย (SIMPLIFY)  สมบูรณ์   (QUANTIFY)    และมีเหตุผล   (JUSTIFY) ได้นั้น ผู้ทำบันทึกจะต้อง

         - เข้าใจเรื่องโดยแจ่มแจ้ง

         - รู้ประเด็นที่จะต้องพิจารณาโดยแน่ชัด

         - มีข้อมูลพอที่จะประกอบการพิจารณา

         - มีหลักเกณฑ์และเหตุผลที่จะใช้ประกอบการพิจารณา

         ดังนั้น ผู้ทำบันทึกต้องเตรียมการก่อนโดย

         ศึกษาเรื่อง  ให้เข้าใจเรื่องโดยแจ่มแจ้ง  และให้ทราบสาระสำคัญ และได้ข้อมูลพอ

         จับประเด็นของเรื่อง  ให้ได้ประเด็นอันเป็นปัญหาที่จะต้องพิจารณา

         วิเคราะห์เรื่อง  ให้ได้แนวทางพิจารณาโดยมีหลักเกณฑ์และเหตุผล

         วินิจฉัยเรื่อง  ให้ได้ข้อยุติ

         ทั้งนี้ ผู้ทำบันทึกจะต้องรู้เทคนิคในการศึกษาเรื่อง  จับประเด็นของเรื่อง วิเคราะห์เรื่อง และวินิจฉัยเรื่อง  ดังต่อไปนี้

         1.  การศึกษาเรื่อง 

              ก. วิธีการศึกษา

                   การศึกษาเรื่องที่มีประสิทธิภาพ จะต้องใช้อวัยวะทั้ง 6 คือ

                   ตา

                   ต้องใช้อ่านเรื่องโดยละเอียด ให้เข้าใจแจ่มแจ้ง

                   ปาก

                   ต้องใช้ถามผู้เกี่ยวข้องให้ได้ข้อมูลเพิ่มเติมตามความจำเป็นที่จะต้องใช้ประกอบการพิจารณา  บางเรื่องนอกจากจะถามด้วยวาจา  ยังอาจต้องถามเป็นหนังสือ หรือออกแบบสอบถาม  สำรวจความคิดเห็น  หรือความต้องการของผู้เกี่ยวข้องด้วย

                   หู

                   ต้องใช้ฟังจากปากของผู้เกี่ยวข้องและจากสื่อสารอื่น ๆ เช่น สดับตรับฟังว่า เป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับใคร หรือกับเรื่องอะไร  มีเบื้องหน้าเบื้องหลังอย่างไร  เคยมีตัวอย่างเรื่องทำนองนี้มาแล้วอย่างไร มีผลอย่างไร เป็นต้น

                  หัว

                  ต้องใช้คิด  พิจารณาให้รู้ประเด็นและเนื้อหาของเรื่องโดยถูกต้อง

                  ใจ

                  ต้องตั้งมั่น  มีสมาธิ มีความเป็นกลาง  เพื่อให้การศึกษาเรื่องเป็นไปโดยถูกต้อง  ไม่ทึกทักสรุปเรื่องเอาเองง่าย ๆ ตามความรู้สึกนึกคิดของตัวเอง

                  มือ

                 ต้องใช้ค้นคว้าหาข้อมูลมาประกอบเรื่อง  ทั้งนี้บางเรื่องอาจถึงขั้นทำการวิจัยเพื่อให้ได้ข้อมูลที่หนักแน่นแม่นมั่นยืนยันได้ดียิ่งขึ้น

            ข. สาระสำคัญของเรื่องที่จะต้องศึกษา

                สาระสำคัญของเรื่องที่ต้องศึกษาให้ทราบ ได้แก่

                  (1) ชนิดของเรื่อง

                 ต้องศึกษาให้ทราบว่าเป็นเรื่องชนิดไหน เช่น เรื่องขออนุมัติ  เรื่องหารือ  เรื่องขอให้ตีความ  เป็นต้น

                  (2) ประเด็นเป็นปัญหาของเรื่อง

                  ต้องศึกษาให้ทราบว่า  เรื่องนี้มีประเด็นที่ต้องพิจารณา  หรือพิสูจน์  หรือวินิจฉัยอย่างไร

                  (3) ความเป็นมาของเรื่อง

                 ต้องศึกษาให้ทราบว่า เรื่องนี้มีความเป็นมาตามลำดับอย่างไร  จนกระทั่งบรรจบถึงตอนมีปัญหาให้ต้องพิจารณาเรื่องนี้

                  (4) ข้อเท็จจริงประกอบเรื่อง

                  ต้องศึกษาให้ได้ข้อมูลต่าง ๆ ที่จะใช้ประกอบการพิจารณาให้เพียงพอ

                  (5)  กฎเกณฑ์ที่เกี่ยวข้องกับเรื่อง

                  ต้องศึกษาให้เข้าใจกฎหมาย  กฎ  ระเบียบ  รวมทั้งหลักการ  หลักวิชา หลักเกณฑ์  ที่ต้องใช้ประกอบการพิจารณาเรื่องนี้

                  (6) ความเป็นไปที่เกี่ยวข้องกับเรื่อง

                  ต้องศึกษาให้ทราบว่า  เรื่องอย่างนี้ วงการอื่น  ที่อื่น หรือสมัยอื่น เขามีอย่างไร หรือ  ทำอย่างไร  และปรากฏผลอย่างไร

                   (7)  ตัวอย่างที่คล้ายคลึงกับเรื่อง

                   ต้องค้นคว้าหาตัวอย่างเรื่องในทำนองเดียวกัน  ที่เคยพิจารณามาแล้วให้ได้เป็นบรรทัดฐานหรือแนวทางประกอบการพิจารณาเรื่องนี้

 

                             โปรดติดตามตอนต่อไปค่ะ

 

  ที่มา  :  บทเรียนด้วยตนเองสำหรับข้าราชการ

 

 

Sections: พัฒนางานประจำ
License: ซีซี: แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน Cc-by-nc-sa
created: 26 August 2011 14:16 Modified: 12 September 2012 10:47 [ Report Abuse ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ: Ico24 มิกกี้.
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

Other Posts By This Blogger

ความเห็น

Ico48
มิกกี้ (Recent Activities)
01 September 2011 14:05
#68135

อ่านแล้วดีค่ะๆค่ะ.... ต่อไป... การให้ความเห็นคงมีเนื้อหาเยอะขึ้น....กว่าเดิม

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 18.208.132.33
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ