นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 2328
ความเห็น: 0

หลักในการเขียนหนังสือติดต่อราชการ (ตอนที่ 3)

                ตามที่ได้นำหลักในการเขียนหนังสือราชการ ตอนที่ 1 และตอนที่ 2   หลักการเขียนให้ถูกแบบ และถูกเนื้อหา  ให้อ่านไปแล้วนั้น  จึงขอต่อด้วยตอนที่ 3  การเขียนให้ถูกหลักภาษาราชการ   และถูกความนิยม  ดังนี้
               1.3   ถูกหลักภาษาราชการ
                       หลักภาษาไทยที่ควรระวังมี 2 เรื่อง คือ
                       1.3.1 รูปประโยค
                       1.3.2 ความสัมพันธ์ทางไวยากรณ์
               1.3.1 รูปประโยค   เมื่อร่างหนังสือแล้วต้องแยกประโยคออก ตรวจสอบไวยากรณ์ดูทีละประโยคว่า ถูกรูปประโยคหรือไม่ มีคำกริยาในแต่ละประโยคหรือไม่
               1.3.2 ความสัมพันธ์ทางไวยากรณ์   ความสัมพันธ์ทางไวยากรณ์อาจแยกพิจารณาได้เป็น  5 ประการ คือ
                        (1) ความสัมพันธ์ระหว่างประโยคกับประโยค
                        (2) ความสัมพันธ์ระหว่างประธาน-กริยา-กรรม
                        (3) ความสัมพันธ์ระหว่างคำที่แยกคร่อมข้อความ
                        (4) ความสัมพันธ์ระหว่างคำรวมกับคำแยก
                        (5) ความสัมพันธ์ระหว่างคำหลักกับคำขยาย
                1.4   ถูกความนิยม 
                        ความนิยมในที่นี้ หมายถึง ความนิยมที่ใช้กันโดยทั่วไปในวงราชการ  และความนิยมเฉพาะผู้ลงนามในหนังสือ ซึ่งเป็นความนิยมในเรื่องดังต่อไปนี้
                       1.4.1 สรรพนาม
                       1.4.2 ถ้อยคำสำนวน
                       1.4.3 วรรคตอน
                       1.4.4  รูปแบบ

 

                      1.4.1 คำนิยมในสรรพนาม   ความนิยมโดยทั่วไปสำหรับหนังสือภายนอก  หรือจดหมายติดต่อในนามส่วนราชการจะไม่ใช้คำสรรพนามว่า “ข้าพเจ้า”  หรือ “ผม” แต่จะนิยมใช้ชื่อส่วนราชการ  เช่น  “กรมสรรพากร”   “สำนักงาน ก.พ.”  หรือไม่ก็ละไว้ในฐานะที่เข้าใจ โดยไม่ระบุชื่อส่วนราชการเลยก็มี
                      1.4.2 ความนิยมใน ถ้อยคำสำนวน   มีความนิยมโดยทั่วไป  ดังนี้
                               (1)  หนังสือราชการนิยมใช้ภาษาราชการ
                               (2)  การเชื่อมคำหรือประโยค  ด้วยคำบุพบทหรือคำสันธาน ซึ่งมีความหมายอย่างเดียวกัน  ไม่นิยมใช้คำซ้ำกัน  เพราะจะไม่เพราะหรืออาจทำให้เข้าใจสับสนได้  จึงนิยมใช้คำให้แตกต่างกัน  เช่น  ที่-ซึ่ง-อัน    เป็นคำที่ใช้แทนกันได้ทั้ง 3 คำ   และ-กับ-รวมทั้ง-ตลอดจน  ทั้ง 4 คำนี้ใช้แทนกันได้
                               (3) การเชื่อมคำประธาน  หรือกริยา  หรือกรรมหลาย ๆ คำเข้าด้วยกันด้วยคำ “และ”    “หรือ”  ไม่นิยมใส่คำเชื่อมทุกคำ  แต่นิยมใส่คำเชื่อมคำสุดท้ายคำเดียว
                               (4)  ใช้กริยา  “บัญญัติ”  สำหรับพระราชบัญญัติใช้กริยา  “กำหนด”  สำหรับกฎ  ระเบียบ
                               (5) ใช้  “ฝ่าฝืน”  สำหรับข้อห้าม    ใช้  “ไม่ปฏิบัติตาม”  สำหรับข้อปฏิบัติ
                               (6)  คำเบา-คำหนัก
                                      จะ-จัก 
                                      จะ  (ธรรมดา-ใช้ในกรณีทั่วไป)
                                      จัก  (หนักแน่น-ใช้ในคำขู่  คำสั่ง  คำกำชับ)
                                      ควร-พึง-ย่อม-ต้อง-ให้ 
                                      ควร  (บังคับทางจิตใจ)
                                      พึง  (บังคับทางสังคม)
                                      ย่อม (บังคับเป็นทางการ  แต่ไม่เด็ดขาด ให้ใช้ดุลยพินิจได้)
                                      ต้อง  (บังคับเป็นทางการโดยเด็ดขาด)
                                      ให้  (บังคับเป็นทางการโดยเด็ดขาด
                               (7) คำบังคับ-คำขอร้อง  ไม่นิยมใช้  “คำบังคับ”  ในหนังสือที่มีถึงบุคคล  หรือผู้ดำรงตำแหน่งที่ไม่ได้อยู่ในบังคับบัญชา  แต่นิยมใช้ “คำขอร้อง”  หรือ  “ขอความร่วมมือ”
                               (8) สำนวนตามสมัยนิยม  เช่น
                                     “ได้ผลเป็นที่พอใจในระดับหนึ่ง”
                                     “ทำเป็นระบบครบวงจร”
                                     “ทำเป็นขั้นตอน”
                                     “ทำตามขั้นตอน”
                                     “แล้วแต่กรณี”
                                     “เกื้อกูลต่อการ  (ปฏิบัติงานในหน้าที่)”
                                    “ประหยัดและมีประสิทธิภาพสูงสุด”
                      1.4.3  ความนิยมในวรรคตอน  
                                  (1)  แบ่งประโยค  วรรค  และตอนให้ถูกต้อง
                                  (2)  ให้แต่ละประโยค  แต่ละวรรค  แต่ละตอนเป็นเอกภาพ  กล่าวคือ  แต่ละประโยคกล่าวถึงสิ่งสำคัญสิ่งเดียว  แต่ละวรรคแต่ละตอน  กล่าวถึงสิ่งสำคัญสิ่งเดียว  ถ้ามีหลายสิ่งที่จะต้องกล่าวถึง  ควรแยกเป็นคนละประโยค  คนละวรรค  คนละตอน  แล้วแต่กรณี
                      1.4.4  ความนิยมในรูปแบบ   รูปแบบในหนังสือราชการ มี 3 รูปแบบ คือ
                                  (1) หนังสือภายนอก
                                  (2) หนังสือภายใน
                                  (3) หนังสือประทับตรา
                                หนังสือภายนอก   ใช้ติดต่อราชการระหว่างส่วนราชการด้วยกัน  หรือระหว่างส่วนราชการกับหน่วยงาน  หรือบุคคลภายนอก  โดยลงชื่อผู้มีหนังสือไป
                                หนังสือภายใน  ใช้ติดต่อราชการภายในกระทรวงทบวงกรมเดียวกัน  แต่ในบางส่วนราชการ  แม้จะติดต่อราชการระหว่างกรมภายในกระทรวงเดียวกัน  นิยมใช้หนังสือภายนอกก็มี  โดยเฉพาะอย่างยิ่งหนังสือที่มีถึงหน่วยงานกลาง  เช่น  หนังสือจากสำนักงาน ก.พ. ถึงเลขาธิการ  ก.พ.  ขอให้นำเสนอ ก.พ. นิยมใช้หนังสือภายนอก  ไม่ใช่หนังสือภายใน
                                หนังสือประทับตรา  ใช้ติดต่อราชการระหว่างส่วนราชการเดียวกัน  หรือระหว่างส่วนราชการกับหน่วยงาน  หรือบุคคลภายนอก  เฉพาะในกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ  แต่ในบางส่วนราชการ  แม้จะไม่ใช่เรื่องสำคัญก็นิยมใช้หนังสือภายนอกก็มี

    โปรดติดตามตอนที่ 4 ค่ะ

เรื่องเดิมก่อนหน้านี้
ตอนที่ 1 หลักการเขียนให้ถูกแบบ 
ตอนที่ 2  หลักการเขียนให้ถูกเนื้อหา 

 

ที่มา :  เอกสาร  การฝึกอบรมการเขียนหนังสือราชการ “หลักสูตรการเขียนหนังสือราชการ”

           สถาบันพัฒนาข้าราชการพลเรือน  สำนักงาน ก.พ.

created: 11 July 2012 08:45 Modified: 11 July 2012 11:12 [ Report Abuse ]
ดอกไม้
People who like this: Ico24 บิวตี้ and Ico24 มิกกี้.
People Who Like This
 
Facebook
Twitter
Google

Other Posts By This Blogger

ความเห็น

ไม่มีความเห็น

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 3.237.94.109
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ