นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 1646
ความเห็น: 0

หลักในการเขียนหนังสือติดต่อราชการ (ตอนที่ 4)

                ตามที่ได้นำเสนอหลักในการเขียนหนังสือราชการตอนที่ 1-3 ไปแล้วนั้น ต่อไปนี้เป็นตอนที่ 4 เรื่อง การเขียนให้ชัดเจน  รัดกุม และกะทัดรัด  ดังนี้

                2.  ชัดเจน   คำว่า  “ชัดเจน”  ในที่นี้หมายถึง  การเขียนให้เข้าใจง่าย  พิจารณาง่าย  และอ่านง่าย  จึงต้องเขียนให้

                    2.1  ชัดเจนในเนื้อความ

                    2.2  ชัดเจนในจุดประสงค์

                    2.3  กระจ่าง


                    2.1 ชัดเจนในเนื้อความ

                          ต้องเขียนให้เนื้อความกระจ่างชัด  ไม่คลุมเครือ  ไม่ทำให้ผู้อ่านอ่านด้วยความลำบากในการแปลความหมายถ้อยคำหรือข้อความ

                    2.2  ชัดเจนในจุดประสงค์

                           จดหมายทุกฉบับจะมีจุดประสงค์ว่า  จะให้ผู้รับ  หรือผู้อ่านทำอะไร   เช่น

                                - เพื่อทราบ          

                                - เพื่อให้เข้าใจ

                                - เพื่อพิจารณา

                                - เพื่ออนุมัติ

                                - เพื่อให้ความร่วมมือ

                                - เพื่อให้ช่วยเหลือ

                                - เพื่อถือปฏิบัติ

                    ทั้งนี้ มีจุดประสงค์อะไร ต้องเขียนให้ชัดเจน  และให้สะดวกแก่ผู้รับหนังสือที่จะทำตามให้ครบถ้วนตามจุดประสงค์นั้น  จึงต้องแจกแจงจุดประสงค์ให้ชัดว่า  ต้องการให้ผู้รับหนังสือทำอะไร  และถ้ามีจุดประสงค์หลายประการ  ก็ต้องระบุให้ครบทุกประการ

                    2.3    กระจ่าง

                            (1)    การเขียนจดหมายยาว ๆ ติดต่อกันโดยไม่มีย่อหน้า แบ่งวรรคตอนเลย จะดูเป็นพืดไม่กระจ่างนัยน์ตา  รกลูกตา ไม่น่าอ่าน อ่านเข้าใจยาก และกว่าจะรู้เรื่องต้องอ่านตั้งแต่ต้นจนจบ เสียเวลามาก จึงควรแบ่งเป็นตอน ๆ  ย่อหน้าเสียบ้าง  โดยทั่วไปจดหมายวรรคหนึ่งไม่ควรเกิน 10 บรรทัด 

                            (๒)  ในกรณีที่ใช้คำกริยาร่วม โดยมีประธานหลาย ๆ คำ  ถ้าเกรงว่าจะสับสนหรือไม่กระจ่าง  ก็อาจใช้คำว่า  “ก็ดี” เติมท้ายคำประธานทุกคำ เพื่อให้ชัดเจนขึ้นได้


            3.  รัดกุม   หนังสือราชการที่ดี ต้องมีลักษณะรัดกุม  ดิ้นไม่ได้ ไม่มีช่องโหว่  สามารถยืนยันได้แน่นอนในคำที่เขียนนั้น และต้องไม่เขียนยืนยันในสิ่งที่ยังยืนยันไม่ได้  ทั้งนี้  ถ้าเป็นกรณีที่ไม่อาจยืนยันได้แน่นอนว่ากรณีจะเป็นเช่นนั้นเสมอไป  ก็ไม่ควรใช้คำยืนยันให้เป็นการผูกมัด  แต่ควรใช้คำแบ่งรับแบ่งสู้  เช่น  ในการตอบข้อหารือที่เราเห็นว่า  โดยทั่วไปกรณีจะเป็นอย่างนั้น  แต่อาจมีกรณีพิเศษที่อาจไม่เป็นอย่างนั้นก็ได้  เช่นนี้ควรเติมคำว่า   “โดยปกติ”  ลงไปในคำตอบนั้น เป็นต้น

 

             4.  กะทัดรัด   หนังสือราชการนั้นต้องการเนื้อหาสาระ  ความชัดเจน  และการบรรลุจุดประสงค์เป็นสำคัญ  จึงไม่ต้องการข้อความที่ฟุ่มเฟือยเกินจำเป็น  เช่น

                 (1)   ใช้คำว่า  “ซึ่ง”  ฟุ่มเฟือยโดยไม่จำเป็น

                 (2)    ใช้คำว่า  “ดำเนินการ”  หรือ  “กระทำการ”  ประกอบคำกริยาอื่น  โดยทั้งที่ใช้เพียงคำกริยานั้นก็ได้ความอยู่แล้ว  ถือว่าเป็นคำที่ฟุ่มเฟือยเกินจำเป็น

                 (3)   การใช้คำว่า  “มีการ”  ประกอบคำกริยาอื่นโดยไม่จำเป็น  ถือว่าฟุ่มเฟือย  ไม่กะทัดรัด

                 (4)   การใช้คำซ้ำโดยไม่จำเป็น  ก็เป็นการใช้คำฟุ่มเฟือย  ไม่กะทัดรัด

                 (5)   การเขียนวกวนจนความซ้ำ ๆ ก็เป็นการเขียนไม่กะทัดรัด


                   โปรดติดตามตอนจบด้วยจ้า

 

รื่องเดิม
ตอนที่ 1 หลักการเขียนให้ถูกแบบ
ตอนที่ 2  หลักการเขียนให้ถูกเนื้อหา 
ตอนที่ 3  การเขียนให้ถูกหลักภาษาราชการ   และถูกความนิยม
 
ที่มา :  เอกสาร  การฝึกอบรมการเขียนหนังสือราชการ “หลักสูตรการเขียนหนังสือราชการ”
           สถาบันพัฒนาข้าราชการพลเรือน  สำนักงาน ก.พ.
หมวดหมู่บันทึก: พัฒนางานประจำ
สัญญาอนุญาต: ซีซี: แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน Cc-by-nc-sa
สร้าง: 11 กรกฎาคม 2555 09:14 แก้ไข: 11 กรกฎาคม 2555 11:13 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ: Ico24 บิวตี้ และ Ico24 มิกกี้.
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

ไม่มีความเห็น

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 18.208.132.33
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ