นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 1941
ความเห็น: 0

หลักในการเขียนหนังสือติดต่อราชการ (ตอนที่ 5 ตอนจบ)

               และแล้วก็ถึงตอนจบของหลักการเขียนหนังสือราชการ แล้ว ตอนนี้จะนำเสนอในเรื่อง  การเขียนโน้มน้าวสู่จุดประสงค์


                5.  โน้มน้าวสู่จุดประสงค์   โดยที่จดหมายเป็นสื่อความต้องการ  จึงต้องเขียนให้บรรลุจุดประสงค์ตามที่ต้องการ  คือเขียนให้ผู้รับจดหมายเข้าใจชัดเจนว่าผู้มีจดหมายไป  ต้องการอะไร  จะให้ผู้รับจดหมายปฏิบัติอย่างไร  และโน้มน้าวให้ผู้รับจดหมายปฏิบัติตามนั้น  โดยหวังผลให้บังเกิดตามที่ต้องการ  เช่น


                    (1)  ถ้าต้องการเพียงให้เขาทราบ  ก็ลงท้ายให้ชัดว่าเป็นการแจ้งเพื่อทราบ เช่น ลงท้ายว่า  “จึงเรียนมาเพื่อทราบ”  หรือ  “จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ”


                    (2)  ถ้าต้องการให้เขาเข้าใจ   ก็ต้องเขียนชี้แจงให้ชัดเจน  สมเหตุสมผลแล้วลงท้ายให้ชัดว่าเป็นการชี้แจง  เช่น ลงท้ายว่า

                            “จึงเรียนซ้อมความเข้าใจมาเพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติต่อไป”

                            “จึงเรียนชี้แจงมาเพื่อโปรดทราบ”

                            “จึงเรียนชี้แจงมาเพื่อขอได้โปรดเข้าใจตามนี้ด้วย”


                    (3)  ถ้าต้องการให้เขาให้ความร่วมมือ   ก็ต้องเขียนนอบน้อมขอความกรุณาจากเขา  และขอบคุณล่วงหน้าไปด้วย  จึงจะมีหวังได้รับความร่วมมือดังประสงค์

                       ทั้งนี้  จะขอความร่วมมือได้ก็เฉพาะจากผู้ทำหน้าที่เกี่ยวข้องกัน  เช่น ส่วนราชการด้วยกัน  หรือจากผู้ที่ทำหน้าที่อย่างเดียวกัน

                       ส่วนการขอความช่วยเหลือจากบุคคลที่ไม่อยู่ในลักษณะดังกล่าวข้างต้น  เช่น ขอเชิญเอกชนมาเป็นวิทยากรบรรยายในการฝึกอบรม  ไม่ควรขอความร่วมมือ แต่ควรขอความช่วยเหลือ


                    (4)  ถ้าต้องการให้เขาช่วยเหลือ   ต้องเขียนนอบน้อม  ยกย่อง  ขอความกรุณาจากเขา  และขอบคุณล่วงหน้าไปด้วย  จึงจะมีหวังได้บรรลุวัตถุประสงค์

                           การขอความช่วยเหลือ  ต่างกับ  การขอความร่วมมือ  การขอความช่วยเหลือต้องเขียนยกย่องเขาก่อน  ส่วนการขอความร่วมมือไม่ต้องเขียนยกย่อง


                    (5)  ถ้าต้องการให้เขาพิจารณา   ก็ต้องเขียนตอนท้ายบอกจุดประสงค์ให้ชัดว่าขอให้เขาพิจารณาอะไร  ในประเด็นไหน  เขียนชี้ประเด็นที่จะต้องพิจารณาให้ชัด  หากมีประเด็นที่ต้องพิจารณาหลายประเด็น  ก็ควรแยกประเด็นที่ขอให้พิจารณาให้เห็นชัดเป็นข้อ ๆ


                    (6)  ถ้าต้องการให้เขาอนุมัติ    ก็ต้องเขียนชี้แจงเหตุผลความจำเป็นอันจะโน้มน้าวให้ทัศนคติของผู้พิจารณาเอนเอียงไปในทางที่อยากจะให้  โดยไม่มีทัศนคติที่จะปฏิเสธตั้งแต่ต้น  และเขียนตอนท้ายบอกจุดประสงค์ให้ชัดว่าขออนุมัติอะไร


                    (7)  การเขียนจดหมายให้โน้มน้าวนำสู่จุดประสงค์นั้น  จะต้องเขียนมุ่งในทางให้เกิดผลดีด้วย 

                     ฉะนั้นการเขียนจดหมายจึงต้องเขียนอย่างมีสติ  ระมัดระวังมิให้เสียความสัมพันธ์อันดีระหว่างผู้เขียน  หรือหน่วยงานที่มีจดหมายไปกับผู้รับจดหมายด้วย  เช่น 

                     ถ้าเขียนตอบปฏิเสธคำขอของเขา  ก็อย่าตอบปฏิเสธอย่างไม่มีเยื่อใยเสียเลย  ควรตอบให้มีเยื่อใยไว้บ้าง


                                          จบแล้วจ้า...

 

เรื่องเดิม
ตอนที่ 1 หลักการเขียนให้ถูกแบบ
ตอนที่ 2  หลักการเขียนให้ถูกเนื้อหา 
ตอนที่ 3  การเขียนให้ถูกหลักภาษาราชการ   และถูกความนิยม
ตอนที่ 4  การเขียนให้ชัดเจน  รัดกุม  และกะทัดรัด

 

ที่มา :  เอกสาร  การฝึกอบรมการเขียนหนังสือราชการ “หลักสูตรการเขียนหนังสือราชการ”
           สถาบันพัฒนาข้าราชการพลเรือน  สำนักงาน ก.พ.
หมวดหมู่บันทึก: พัฒนางานประจำ
สัญญาอนุญาต: ซีซี: แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน Cc-by-nc-sa
สร้าง: 11 กรกฎาคม 2555 09:38 แก้ไข: 11 กรกฎาคม 2555 11:14 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ: Ico24 บิวตี้ และ Ico24 เอสเค.
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

ไม่มีความเห็น

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 18.208.132.33
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ