นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 3094
ความเห็น: 0

โครงสร้างของหนังสือติดต่อราชการภายนอก (ตอนที่ 1)

 

                หนังสือราชการภายนอก   มีโครงสร้างซึ่งจะประกอบด้วยส่วนสำคัญ 3 ส่วนคือ

                ส่วนที่ 1  หัวเรื่อง
                ส่วนที่ 2  เนื้อเรื่อง
                ส่วนที่ 3  จุดประสงค์ของเรื่อง
                ส่วนที่ 4  ท้ายเรื่อง

 

                ทั้งนี้ หนังสือภายนอกทุกฉบับจะต้องมีส่วนสำคัญ 4 ส่วน ดังกล่าวเสมอ ซึ่งเมื่อขึ้นส่วนใหม่ ต้องขึ้นวรรคใหม่  ไม่พึงรวมไว้ในวรรคเดียวกับส่วนอื่น
                สำหรับเนื้อเรื่องนั้นอาจมีวรรคเดียว หรือ 2  วรรคก็ได้  โดยวรรคแรกเป็นการบอกกล่าวถึงเรื่องเดิม  หรือเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นมาก่อน  วรรคถัดมาเป็นการดำเนินการต่อไป  หรือ เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นต่อมา
                ส่วนจุดประสงค์ของเรื่องจะต้องย่อหน้าเป็นอีกวรรคหนึ่งเสมอ  โดยปกติจะขึ้นต้นจุดประสงค์ของเรื่องว่า
                                “จึงเรียนมาเพื่อ...............”


ในส่วนของเนื้อหาซึ่งยาวพอสมควร จึงขอแบ่งเป็นตอน โดยจะลงให้อ่านเป็นส่วนละตอนค่ะ


ส่วนที่ 1


หัวเรื่อง 
                มีรายละเอียดที่ควรศึกษาเกี่ยวกับ “เรื่อง”  “คำขึ้นต้น”  “อ้างถึง”  และ  “สิ่งที่ส่งมาด้วย”   ส่วนรายละเอียดนอกจากนั้นเป็นรายละเอียดง่าย ๆ ซึ่งหาได้จากระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ 


                เรื่อง
                การเขียน  “เรื่อง” อาจไม่ง่ายนักสำหรับผู้ที่ไม่ได้ร่างหนังสืออยู่เป็นประจำ จึงควรจะได้ทราบจุดมุ่งหมายและลักษณะของ “เรื่อง” ไว้

 

                จุดมุ่งหมายในการเขียน  เรื่อง
                “เรื่อง”  เป็นใจความที่สั้นที่สุดของหนังสือ  ทั้งนี้ ถ้าเป็นหนังสือต่อเนื่อง โดยปกติให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม  เพื่อสะดวกในการอ้างถึงและเก็บค้น
                อย่างไรก็ตาม การเขียน “เรื่อง” ของหนังสือทุกฉบับ จะต้องเขียนให้บรรลุจุดมุ่งหมาย  3  ประการ   ดังนี้
                1.  เพื่อให้พอรู้ความว่าเรื่องอะไร
                2.  เพื่อสะดวกแก่การเก็บค้น
                3.  เพื่อสะดวกแก่การอ้างอิง

 

                ลักษณะของ เรื่อง
                เรื่อง  ที่เขียนดีจะมีลักษณะดังนี้
                1.  ย่อสั้นที่สุด
                2.  เป็นประโยคหรือวลี
                3.  พอรู้ใจความว่าเป็นเรื่องอะไร
                4.  เก็บค้นและอ้างอิงได้ง่าย
                5.  แยกความแตกต่างจากเรื่องอื่นได้

 

                ตัวอย่าง
                1.  เรื่อง  ที่ยาวเกินจำเป็น   เช่น
                      “เรื่อง  การลงโทษข้าราชการที่กระทำผิดวินัยข้าราชการพลเรือน”
                      “เรื่อง”  ข้างบนนี้ยาวเกินจำเป็น ควรย่อให้สั้นลงมาได้  เช่น
                     “เรื่อง  การลงโทษข้าราชการ”

 

                2.  “เรื่อง”  ที่ไม่เป็นประโยคหรือวลี  เช่น
                     “เรื่อง  เครื่องพิมพ์ดีด”
                      “เรื่อง”  ข้างบนนี้ไม่เป็นประโยคหรือวลี ควรแก้ไขให้เป็นประโยคหรือวลี   เช่น
                     “เรื่อง  เครื่องพิมพ์ดีดหาย”

 

                3.  “เรื่อง”  ที่ไม่รู้ใจความ  เช่น
                     “เรื่อง  แจ้งมติ ก.พ.”
                     “เรื่อง”  ข้างบนนี้ไม่รู้ใจความว่า มติ ก.พ. เรื่องอะไร ควรแก้ให้พอรู้ใจความ  เช่น
                     “เรื่อง  การลงโทษข้าราชการที่ทุจริตในการสอบ”

 

                4.  “เรื่อง”  ที่เก็บค้นอ้างอิงยาก  เช่น
                     “เรื่อง  การกำหนดตำแหน่ง”
                      “เรื่อง”  ข้างบนนี้แยกเก็บเข้าแฟ้มยาก  ถามหา  ค้นหา  อ้างอิงถึงก็ยาก เพราะไม่รู้ว่ากำหนดตำแหน่งอะไรของส่วนราชการใด ควรแก้ให้สามารถเก็บค้นอ้างอิงได้ง่าย เช่น ถ้ากรณีที่แยกเป็นรายกรม  ก็อาจเขียนเรื่องว่า
                     “เรื่อง  การกำหนดตำแหน่งตามแผนอัตรากำลัง 3 ปี ในกรมที่ดิน”

 

                5  “เรื่อง”  ที่แยกความแตกต่างไม่ได้ เช่น
                     “เรื่อง  ขอความร่วมมือ”
                      “เรื่อง”  ข้างบนนี้แยกความแตกต่างจากเรื่องอื่นไม่ได้  ไม่ทราบว่าขอความร่วมมือเรื่องอะไร  ควรเขียนให้สามารถแยกความแตกต่างจากเรื่อง ขอความร่วมมือเรื่องอื่น ๆ ได้  เช่น
                      “เรื่อง”  ขอความร่วมมือในการจัดสัมมนานักบริหาร”

 

คำขึ้นต้น
                โดยทั่วไปจะใช้คำขึ้นต้นว่า  “เรียน”  ทั้งผู้ดำรงตำแหน่งต่าง ๆ และบุคคลธรรมดา  เว้นแต่
                1.  ผู้มีตำแหน่งสูงเป็นพิเศษ  ได้แก่
                                ประธานองคมนตรี
                                นายกรัฐมนตรี
                                ประธานรัฐสภา
                                ประธานวุฒิสภา 
                                ประธานสภาผู้แทนราษฎร
                                ประธานศาลฎีกา
                    ทั้ง 6 ตำแหน่ง  ใช้  “กราบเรียน”

 

                2.  พระบรมวงศานุวงศ์    ใช้ตามที่กำหนดไว้เป็นพิเศษในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ

 

                3.  พระภิกษุ   ใช้ตามที่กำหนดไว้เป็นพิเศษในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ

 

อ้างถึง
                ถ้ามีเรื่องเดิมที่เคยติดต่อกันมา  (เฉพาะหนังสือที่ส่วนราชการผู้รับหนังสือได้รับจากส่วนราชการใดก็ตาม)  ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกันนั้น  โดยระบุชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือและเลขที่หนังสือ  วัน  เดือน  พ.ศ.  ของหนังสือนั้น
                ถ้ามีหนังสือติดต่อกันหลายฉบับ  ให้อ้างถึงหนังสือฉบับสุดท้ายฉบับเดียว  เว้นแต่มีเรื่องอื่นที่เป็นสาระสำคัญต้องนำมาพิจารณา  จึงอ้างถึงหนังสือฉบับอื่น ๆ ที่เกี่ยวกับเรื่องนั้นโดยเฉพาะให้ทราบด้วย
                ถ้าไม่มีการอ้างถึงเรื่องเดิมก็ไม่ต้องใส่  “อ้างถึง”


สิ่งที่ส่งมาด้วย
          ให้ลงชื่อสิ่งของ  เอกสาร  หรือบรรณสารที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือนั้น  ในกรณีที่ไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกันได้  ให้แจ้งด้วยว่าส่งไปโดยทางใด
                ถ้าไม่มีสิ่งที่ส่งไปด้วยก็ไม่ต้องใส่  “สิ่งที่ส่งมาด้วย”


โปรดติดตามส่วนที่ 2  เนื้อเรื่อง ค่ะ


ที่มา  :   เอกสารการฝึกอบรมการเขียนหนังสือราชการ “หลักสูตรการเขียนหนังสือราชการ”
              สถาบันพัฒนาข้าราชการพลเรือน  สำนักงาน ก.พ.
หมวดหมู่บันทึก: พัฒนางานประจำ
สัญญาอนุญาต: ซีซี: แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน Cc-by-nc-sa
สร้าง: 28 กันยายน 2555 15:24 แก้ไข: 28 กันยายน 2555 16:17 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ: Ico24 Our Shangri-La, Ico24 anni, และ 3 คนอื่น.
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

ไม่มีความเห็น

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 3.235.66.217
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ