นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 1230
ความเห็น: 1

การจัดเก็บเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ (ตอนที่ 1)

         การจัดเก็บเอกสาร


         เอกสารทุกชิ้นไม่ว่าจะเกิดขึ้ันในหน่วยงานหรือจะเกิดขึ้นนอกหน่วยงาน แล้วส่งเข้ามาล้วนมีประโยชน์หรือความสำคัญในการใช้งานทั้งสิ้น
         แต่เอกสารแต่ละชิ้นมีประโยชน์หรือความสำคัญไม่เท่ากัน บางชิ้นนมีความสำคัญมาก และระยะเวลานาน บางชิ้นมีความสำคัญน้อยและระยะเวลาสั้น


         เอกสารที่มีความสำคัญระยะเวลานาน ๆ เช่น
         1.  กฎระเบียบ
         2.  ทะเบียนประวัติ  เอกสารเกี่ยวกับบุคคล
         3.  หลักฐานทางกฎหมาย  เอกสารเกี่ยวกับบัญชีการเงิน
         4.  เอกสารเกี่ยวกับการผลิต การมอบหมายงาน และรายงาน
         5.  เอกสารเกี่ยวกับการขาย
         6.  เอกสารเกี่ยวกับทรัพย์สิน
         7.  เอกสารโต้ตอบ
         8.  เอกสารการประชุม
         9.  เอกสารทางวิชาการ  คู่มือปฏิบัติงาน
         10. เอกสารสถิติ  วิจัย
              ฯลฯ
         หากหน่วยงานไม่มีการจัดเก็บเอกสาร  หรือมีการจัดเก็บเอกสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ ย่อมทำให้หน่วยงานไม่มีเอกสารที่จะเป็นหลักฐานในการใช้งาน  หรือการดำเนินงานเกิดขึ้นล่าช้า  ได้ปริมาณงานน้อย  หรือไม่ทันเหตุการณ์  หรือสร้างภาพพจน์ที่ไม่มีผู้มาติดต่อ


        เหตุที่หน่วยงานจำเป็นต้องมีการจัดเก็บเอกสาร  จึงกระทำเพื่อ
         1.  ใช้เป็นหลักฐานในการดำเนินงาน
         2.  ใช้อ้างอิง
         3.  ใช้ทบทวนความจำ
         4.  ใช้วางแผน  แก้ปัญหา  หรือตัดสินใจ
         5.  ใช้พิจารณาความดีความชอบ
         6.  ใช้ปรับปรุงงาน


         การทำงานจะมีประสิทธิภาพสูง  จำเป็นต้องมีเป้าหมายที่กำหนดขึ้นเป็นการแน่นอนเสียก่อน  เพื่อว่าในการปฏิบัติงานจะได้คัดเลือกหนทางที่เหมาะสมที่สุดไปสู่เป้าหมาย
         เป้าหมายในการจัดเก็บเอกสาร  มักเกี่ยวกับเรื่องเหล่านี้ 
         1.  จัดเก็บค้นหาได้ชิ้นที่ถูกต้อง รวดเร็ว
         2.  สะดวกคล่องตัว
         3.  ประหยัดแรง
         4.  วิธีง่าย
         5.  สภาพดี
         6.  เป็นระเบียบสวยงาม
         7.  ประหยัดเงิน
         8.  เป็นความลับ
         9.  เป็นมาตรฐานเดียวกัน
         10.  ยืดหยุ่นตัว
               ฯลฯ


         แหล่งเก็บเอกสาร  ในหน่วยงานมี 2 แห่ง
          1.  รวมเก็บ
          2.  แยกเก็บ
         ทั้ง 2 แหล่งเก็บเอกสาร มีทั้งข้อดีและข้อไม่ดี จะพิจารณาเลือกใช้แหล่งเก็บแบบใด ควรนำเป้าหมายในการจัดเก็บเอกสารมาเป็นตัวเทียบเคียง
         ผู้จัดเก็บเอกสาร   ไม่ว่าจะจัดเก็บเอกสารโดยใช้แหล่งเก็บแบบใด    ควรมีจำนวนผู้จัดเก็บ 1 - 2 คน


         คุณสมบัติของผู้จัดเก็บเอกสาร  ควรมีดังนี้
         1.  พึงพอใจงานประจำโต๊ะ
         2.  รักการอ่าน
         3.  มีเวลาเพียงพอ
         4.  ทำงานเป็นระเบียบ
         5.  สะอาด
         6.  ทำงานมีสมาธิ  รอบคอบ
         7.  มีความจำดี
         8.  ถนอมเอกสาร
             ฯลฯ


         ตู้เก็บเอกสารควรมีจำนวนเหมาะสมเพียงพอ  และมีลักษณะดังนี้
         1.  มั่นคงแข็งแรง
         2.  ขนาดของลิ้นชักหรือชั้นเหมาะสมกับแฟ้มหรือเอกสาร
         3.  เปิดปิดชิ้นชักง่าย  เบาแรง
         4.  ปิดมิดชิด  มีกุญแจ
         5.  มีแผ่นป้ายลิ้นชัก


         การจัดวางตู้เอกสาร  ควรจัดวางให้เหมาะสมดังนี้
         1.  ใกล้ตัวผู้รับผิดชอบ  แต่ไม่กีดขวางการปฏิบัติงานของตนเอง
         2.  ไม่กีดขวางการปฏิบัติของผู้อื่น
         3.  ไม่บังแสงสว่างหรือทางระบายอากาศ
         4.  ไม่ใกล้ความร้อน  แสงแดด  น้ำ  ความชื้น  หรือฝุ่น
         5.  จัดวางสอดคล้องกับอัตราใช้งาน
         6.  จัดวางเป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งห้อง


โปรดติดตามตอน 2  ชนิดของแฟ้มจัดเก็บเอกสาร

 

ที่มา : สรุปการปฏิบัติงานโครงการฝึกประสบการณ์วิชาชีพ 

         โครงการ การจัดเก็บเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ ของคณะทรัพยากรธรรมชาติ

หมวดหมู่บันทึก: พัฒนางานประจำ
สัญญาอนุญาต: ซีซี: แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน Cc-by-nc-sa
สร้าง: 13 มิถุนายน 2556 11:16 แก้ไข: 13 มิถุนายน 2556 11:27 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ: Ico24 DaDa, Ico24 Our Shangri-La, และ 5 คนอื่น.
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

คุณสมบัติหน้าสนใจนะคะ

พีงพอใจงานประจำโต๊ะ...อิ...อิ...

ท้าว" เป็นไม่ได้อ่ะ...

เพราะพึงพอใจงาน ไม่ประจำโต๊ะ

อิ..อิ...อีกครั้ง

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 35.175.121.230
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ