นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 1759
ความเห็น: 1

การจัดเก็บเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ (ตอนที่ 2)

จัดเก็บเข้าที่ เร็วดีหาง่าย ถ้าหายก็รู้ ดูก็งามตา

             


               แฟ้มจัดเก็บเอกสาร  มี 4 ชนิด และมีวิธีใช้ ดังนี้

1.  แฟ้มสันหนา  ใช้จัดเก็บเอกสารที่เป็นชุดหรือโครงการประเภทหนา ๆ จึงหยิบใช้จัดวางในลักษณะตั้งสันแฟ้มในตู้เหล็กประตู 2 บาท

2.  แฟ้มปกแข็ง  ใช้จัดเก็บเอกสารที่ใช้ประจำและสำคัญมาก  จัดวางในลิ้นชักโต๊ะทำงานหรือในตู้เหล็ก 4 ลิ้นชัก  ให้สันแฟ้อยู่ที่ฐานลิ้นชัก  อาจมีบัตรนำควบคู่กับแฟ้ม

3.  แฟ้มปกอ่อน  ใช้จัดเก็บเอกสารทั่วไป  จัดวางในตู้เหล็ก 4 ลิ้นชัก  ให้สันแฟ้มอยู่ที่ฐานลิ้นชัก  ควรมีแท๊บประกอบที่แฟ้ม

4.  แฟ้มสำรอง  ใช้จัดเก็บเอกสารระหว่างรอดำเนินการ  หรือจะนำไปเสนอเซ็นชิ้นเดียว  หรือจะนำไปใช้งานนอกสถานที่ชิ้นเดียว  อาจจัดวางบนโต๊ะทำงานหรือในลิ้นชักโต๊ะทำงาน


อุปกรณ์อื่น ๆ ที่ควรมีในการจัดเก็บเอกสาร เช่น ที่เย็บกระดาษ  ที่เจาะกระดาษ ที่ถอนลวดเย็บกระดาษ  กระดาษขาว  กระดาษสี  ดินสอดำ  สก๊อตเทป  กระดาษแข็ง  บัตรยืม เป็นต้น


ปัญหาต่าง ๆ ในการจัดเก็บเอกสาร

1.  ใช้ระบบการจัดเก็บที่ไม่เหมาะสมกับงาน

2.  ใช้ผู้จัดเก็บที่ไม่เหมาะสมและขาดการฝึกอบรมด้านนี้

3.  ไม่มีมาตรฐานในการจัดเก็บที่แน่นอน

4.  ไม่มีระบบการให้ยืมเอกสารไปใช้และระบบติดตามทวงถามที่เหมาะสม

5.  ขาดเครื่องมือเครื่องใช้และเนื้อที่เก็บเอกสารไม่เพียงพอหรือไม่เหมาะสมกับงาน

6.  ไม่มีการวางแผนและกำหนดระยะเวลาในการเก็บและทำลาย

7.  ผู้บังคับบัญชาของหน่วยงานให้ความสนใจ  หรือเห็นความสำคัญของการจัดเก็บและการดำเนินการด้านเอกสารน้อยไป หรือมองข้ามความจำเป็น

8.  การมีเอกสาร  "ส่วนตัว" เก็บเอาไว้มากเกินความจำเป็น


  วิธีการจัดเก็บเอกสารที่ดี

1.  จำแนกประเภทเอกสารตามลักษณะที่จะอำนวยประโยชน์ให้แก่การปฏิบัติงานของหน่วยงานนั้น

2.  ไม่ควรเก็บเอกสารมากกว่า 1 เรื่องในแฟ้มเดียวกัน

3.  ไม่ควรเก็บหนังสือปนกับแฟ้มเอกสาร

4.  ควรมีการควบคุมการจัดเก็บและค้นหาเอกสารโดยเคร่งครัด

5.  เมื่อค้นเอกสารและนำออกมาใช้เสร็จแล้ว ควรรีบนำไปเก็บที่เดิม

6.  ถ้ายืมเอกสารหรือแฟ้มไปใช้งาน จะต้องใส่ "บัตรยืม" หรือ "แฟ้มยืม" ไว้แทน จนกว่าจะนำเอกสารหรือแฟ้มที่ยืมไปมาคืน

7.  เอกสารที่ใช้เสร็จแล้ว แต่ต้องเก็บไว้ระยะหนึ่งและไม่ได้ใช้อ้างอิงบ่อยนัก ควรเก็บไว้ ณ ชั้นล่างสุดของตู้หรือชั้นเก็บเอกสาร

8.  ควรย้ายเอกสารไปเก็บ ณ ศูนย์เก็บทุกปี  และอย่าเคลื่อนย้ายเอกสารที่ยังไม่ได้แยกใส่แฟ้มไปเก็บ

9.  ไม่ควรซื้อตู้เอกสารเพิ่มโดยไม่จำเป็น เพราะจะทำให้เกิดปัญหาความไม่เพียงพอของพื้นที่ปฏิบัติงาน  ควรจะพยายามใช้ตู้ ชั้น และเครื่องจัดเก็บเอกสารที่ีมีอยู่เดิม  โดยปรับให้ได้มาตรฐาน


การดำเนินการจัดเก็บเอกสาร    

1.  เจ้าของเรื่องหรือผู้บังคับบัญชาตรวจดูเอกสารบนโต๊ะก่อนเลิกงานประจำวัน ถ้าเสร็จเรียบร้อยแล้วให้เขียนไว้ที่หัวเอกสารด้านขวามือด้วยดินสอว่าเก็บได้ หรือเก็บไว้ในแฟ้มและส่งให้เจ้าหน้าที่เก็บเอกสารเป็นผู้เก็บ

2.  เจ้าหน้าที่เก็บเอกสาร แยกประเภท และเรียงลำดับเอกสารไว้ก่อนเข้าแฟ้มโดยอาจจะเขียนชื่อแฟ้มที่จะเก็บเอกสารไว้บนมุมขวามือด้วยดินสอดำก็ได้ ถ้าเป็นเรื่องใหม่ยังไม่มีแฟ้มเดิมและมีเอกสารมากกว่า 6 แผ่นขึ้นไป ก็อาจจะเตรียมเปิดแฟ้มใหม่ได้

3.  เมื่อเปิดตู้หรือดูที่ชั้นเก็บเอกสาร  ให้ดูที่บัตรนำทางด้านซ้ายมือของตู้เอกสาร  หรือทางมุมบนของแฟ้ม  แล้วหาแฟ้มที่ต้องการโดยอ่านแถบชื่อแฟ้ม

4.  เมื่อพบแฟ้มแล้ว ใช้แฟ้มยืมใส่ไว้แทนที่ ดึงแฟ้มนั้นออกมา

5.  เก็บเอกสารเข้าแฟ้มตามลำดับวันที่ก่อนหลังตามประเภทของเอกสาร 

6.  นำแฟ้มไปเก็บตามที่เดิม


ที่มา : สรุปการปฏิบัติงานโครงการฝึกประสบการณ์วิชาชีพ

         โครงการ "การจัดเก็บเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ  ของคณะทรัพยากรธรรมชาติ

created: 17 June 2013 09:53 Modified: 17 June 2013 10:04 [ Report Abuse ]
ดอกไม้
People who like this: Ico24 Baby, Ico24 Monly, and 5 others.
People Who Like This
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

  • สามารถลดการเก็บเอกสารได้ค่ะ  โดยจัดเก็บ ในระบบ e-document
  • หากเรื่องสำคัญและจำเป็น สามารถจัดเก็บในแฟ้มเอกสารโดยใช้แนวทางนี้ได้ค่ะ

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 35.173.215.75
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ