นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 1011
ความเห็น: 1

e-document โฉมใหม่มาแล้วจ้า [C]

ขอเชิญบุคลากรคณะทรัพยากรธรรมชาติ และบุคลากรมหาวิทยาลัยทุกท่าน เข้าใช้งานในระบบรับ-ส่ง e-document ให้บ่อยขึ้น โดยเฉพาะรายการที่คณะทำงานได้พัฒนาเพิ่มเติม เพื่อจะได้ทำงานได้คล่องตัวขึ้น และหากมีปัญหาประการใดจะได้ปรับปรุงแก้ไขต่อไป (มีปัญหาโทร 9091 ค่ะ)

       

                ตามที่ที่ประชุมคณะทำงานพัฒนาระบบรับ-ส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ e-document ได้มีการประชุมเพื่อพัฒนาระบบ e-document  มาอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้สะดวกในการใช้งานได้มากขึ้น  ซึ่งจากการประชุมคณะทำงานฯครั้งล่าสุดเมื่อวันที่ 2 ตุลาคม 2556 ที่ประชุมเห็นชอบให้ใช้ระบบ e-document ที่ได้พัฒนาเพิ่มเติม โดยจะเริ่มใช้ตั้งแต่วันที่ 17 ตุลาคม 2556 เป็นต้นไป  ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้  (ตามหนังสืองานสารบรรณ  กองกลาง ที่ มอ 002/750 ลงวันที่ 14 ตุลาคม 2556)

 

รายการพัฒนาหลัก (Major Change)

          *  เพิ่มการติดตามเอกสารสำหรับผู้ทำหน้าที่เป็นเลขาผู้บริหาร เพื่อสามารถติดตามเอกสารของผู้บริหารได้ ซึ่งสะดวกในการจัดทำตารางนัดหมายต่าง ๆ ของผู้บริหารและช่วยลดขั้นตอนการส่งเอกสารที่ต้องส่งถึงเลขาผู้บริหาร

          *  ปรับหน้าเว็บเพจและการทำงานของระบบให้รองรับการทำงานผ่าน Mobile Device ทั้งระบบปฏิบัติการ Android  และ IOS  โดย

                 - การเปิดเอกสารบนระบบ Android จะไม่สามารถเปิดอ่านได้ในหน้าการดำเนินการ (เป็นข้อจำกัดของ Brower บน Android)  ผู้ใช้งานจะต้องคลิกที่ไอคอน PDF หรือคลิกที่ชื่อเรื่องก่อนจึงจะสามารถเปิดอ่านได้

                 - การเปิดเอกสารบนระบบ IOS สามารถแสดงได้ตามปกติ หากเอกสารมีหลายหน้าให้เลื่อนเอกสารโดยใช้นิ้วสัมผัส 2 นิ้วขึ้นไปเพื่อเลื่อนไปยังหน้าอื่น ๆ

          * เพิ่มการแจ้งเตือนเมื่อมี

                 - เอกสารสั่งการกลับมา

                 - เอกสารส่งคืนจากหน่วยงานต่าง ๆ

          *  เพิ่มแถบการค้นหาเอกสารในหน้าต่าง ๆ ดังนี้ เอกสารยังไม่ลงรับ  เอกสารรอสั่งการ  เอกสารสั่งการแล้ว  เอกสารดำเนินการสิ้นสุด  และหน้าแก้ไขเอกสาร

          *  ปรับแก้การค้นหาเอกสารของระบบซึ่งมีความรวดเร็วและแม่นยำมากขึ้น  มีการค้นหาแบบง่าย  และแบบละเอียด

          *  แสดงหน้าเลือกบทบาทรูปแบบใหม่  โดยผู้สังกัดหน่วยงานเดียวและมีบทบาทเดียวจะเข้าสู่หน้าหลักของระบบทันที  โดยไม่ต้องเลือกหน่วยงานและบทบาท

 

รายการพัฒนาตามความต้องการของผู้ใช้ระบบ

          1. การนำเข้าเอกสาร

                 - รองรับเลขที่หนังสือ  และชื่อเรื่องมาขนาดมากขึ้น  โดยชื่อเรื่องรองรับได้สูงสุด  500 ตัวอักษร  และเลขที่เอกสารรองรับได้สูงสุด 150 ตัวอักษร

          2.  การดำเนินการเอกสาร 

                  - มีรายการข้อความให้เลือกในการส่งเอกสารเหมือนการเสนอสั่งการ

                  - กำหนดให้ต้องระบุเหตุผลการส่งคืนเอกสารทุกครั้งก่อนการส่งคืน

                  - เพิ่มรายการ  รายชื่อผู้สั่งการของหน่วยงาน  และรายชื่อผู้รับส่งของหน่วยงาน  ให้เลือกในการส่งเอกสาร

                  - เพิ่มปุ่ม  “ลงรับและสิ้นสุดและจัดเข้าแฟ้ม”  ในหน้าเอกสารยังไม่ลงรับ

           3.  การแสดงเส้นทางของเอกสาร

                  - เลือกดูเส้นทางแยกตามคณะหรือหน่วยงานได้

                  - แยกสีคำสั่งการและคำเสนอสั่งการด้วยสีที่แตกต่างกัน  และแสดงข้อความในเส้นทางเอกสารตามรูปแบบที่พิมพ์  เช่น  การขึ้นบรรทัดใหม่  เป็นต้น

                  - แสดงวันที่ดึงกลับและวันที่อ่านเอกสารในเส้นทางของเอกสาร

           4.  เอกสารถึงตัวท่าน

                  - สามารถอ่านเอกสารถึงตัวท่านได้ ผ่านทาง Link ใน E-mail ที่ระบบเอกสารฯแจ้ง โดยไม่ต้องเข้าสู่ระบบ

           5.  กระดานข่าวสาร

                  - มีตัวกระพริบแสดงระบบความเร็วของข่าว  เช่น ด่วน  ด่วนมาก

           6.  มีลิงค์เอกสารสำหรับเผยแพร่เอกสาร

           7.  มีการ  High  Light  รายการเอกสารด้วยสีฟ้า  เพื่อให้ทราบว่ากำลังดำเนินการเอกสารฉบับใดอยู่

           8.  มีการเรียงลำดับแฟ้มเอกสาร  ชื่อบุคลากร  และชื่อหน่วยงานตามตัวอักษร

           9.  เมื่อดาวน์โหลดเอกสารจากระบบไฟล์ที่บันทึกจะตั้งชื่อเป็นเลขที่ของเอกสาร  หากมีเครื่องหมาย “ / ”  จะเปลี่ยนเป็นเครื่องหมาย  “_”

           10.  มีส่วนแสดงรายละเอียดของเอกสาร กดดูได้จากปุ่ม  “More”

 

รายการความต้องการที่พิจารณาแล้วเห็นว่าไม่ต้องปรับเปลี่ยน 

           -  สามารถลบเอกสารที่ส่งซ้ำหลายครั้งให้เหลือรายการเดียว

                      /  ให้ใช้วิธีการส่งคืนเอกสารที่ส่งมาซ้ำ


           -  ต้องการให้ผู้รับส่งเอกสารที่นำเอกสารสู่ระบบเท่านั้นที่สามารถแก้ไขเอกสารฉบับนั้นได้  ผู้รับส่งเอกสารคนอื่นไม่สามารถแก้ไขได้

                     / ยังคงให้ผู้รับส่งเอกสารทั้งหมดของหน่วยงานสามารถแก้ไขเอกสารที่หน่วยงานนำเข้าได้


           - เมื่อมีเอกสารส่งเข้ามาที่คณะหรือหน่วยงาน ให้สามารถลบทิ้งได้เลย  โดยไม่จำเป็นต้องอ่านก่อน

                    / ไม่อนุญาตให้ลบ ให้เปิดเอกสารก่อน  และใช้วิธีการลงรับสิ้นสุดและจัดเข้าแฟ้มที่ระบบมีให้


           -  ต้องการให้สามารถส่งเอกสารคืนในเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้อได้โดยไม่ต้องเปิดเอกสารนั้นให้เสียเวลา

                    / ให้เปิดอ่านเอกสารก่อนทุกครั้งก่อนการส่งคืน  และใช้วิธีการลงรับสิ้นสุดและจัดเข้าแฟ้มที่ระบบมีให้


           -  จัดเก็บเอกสารเรื่องเดียวกันในหลายแฟ้มได้

                   / เอกสาร 1 เรื่องสามารถจัดเก็บเข้าแฟ้มได้เพียง 1 แฟ้มเท่านั้น


           -  แยกหมวดเอกสารเพิ่มเติมในการนำเข้าเอกสาร

                   / ไม่มีการแยกหมวดหมู่เอกสารเพิ่มเติม  เดิมที่ระบบมีให้ได้ครอบคลุมกับประเภทเอกสารแล้ว


           -  การแจ้งลบเส้นทางของเอกสาร  กรณีมีการเสนอสั่งการเอกสารที่ไม่เป็นไปตามคำสั่งของผู้บริหาร

                    / ไม่มีการลบเส้นทางเอกสารให้  ยังคงให้เส้นทางเอกสารแสดงตามที่ได้ดำเนินการ

 

ข้อแนะนำเพื่อให้การใช้ระบบมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น 

           - ตรวจสอบบราวเซอร์  (Browser)  ของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้งาน เนื่องจากระบบใช้งานได้ดีกับ

                     / Internet  Explorer Version 9 ขึ้นไป,  Mozilla Firefox โดยต้องติดตั้งโปรแกรมอ่านเอกสาร PDF  เช่น  Adobe Reader

                     /  Google Chrome

           - การคลิกปุ่มและเมนูต่าง ๆ ในระบบให้คลิกเมาส์เพียง 1 ครั้งเท่านั้น ไม่ต้องดับเบิ้ลคลิก

           - ตรวจสอบการแสกน  (Scan) เอกสารที่นำเข้าระบบ ให้ได้ขนาดเล็ก และชัดเจน เช่น กำหนดค่าความละเอียดของการสแกนที่ไม่เกิน 300 dpi เป็นต้น

 

 

 

 

หมวดหมู่บันทึก: พัฒนางานประจำ
สัญญาอนุญาต: ซีซี: แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน Cc-by-nc-sa
สร้าง: 17 ตุลาคม 2556 14:23 แก้ไข: 17 ตุลาคม 2556 14:25 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ: Ico24 Baby, Ico24 Monly, และ 8 คนอื่น.
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

  • มาร่วมกันใช้งานผ่านระบบ E-Document  เพื่อลดการใช้กระดาษกันเถอะค่ะ 
คุณต้องทำการเข้าระบบก่อนแสดงความเห็น