นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 1183
ความเห็น: 0

การจัดเก็บเอกสารให้มีสภาพดี

 

เอกสารที่ดีมีลักษณะดังนี้ 

  1. ตัวอักษร  ตัวเลข  ภาพ  ลายเส้น  ยังคมชัดไม่เลอะเลือน
  2. กระดาษยังขาวใหม่
  3. ไม่กรอบแห้ง
  4. ไม่เปียกหรือชื้น
  5. ไม่ฉีกขาด
  6. ไม่ยังย่นโค้งงอ
  7. ไม่สกปรก
  8. ไม่มีรอยตำหนิ

เอกสารจะมีลักษณะดีดังกล่าวได้  ไม่เพียงแต่จะเกิดจากผู้ใช้และผู้จัดเก็บเท่านั้น ยังเกิดจากผู้จัดทำเอกสารและผู้จัดส่งอีกด้วย

 

การจัดเก็บเอกสารให้มีสภาพดี  ต้องพิจารณาทั้ง 3 องค์ประกอบ ดังนี้ 

1. การใช้เอกสารเป็น 

1.1   จัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระเบียบแน่นหนามิดชิด  และควรอยู่ตรงกลางแฟ้ม ไม่ให้ส่วนใดส่วนหนึ่งของเอกสารโผล่ออกมานอกแฟ้ม หรือหลุดลุ่ยออกมาจากแฟ้ม

1.2   หยิบจับเอกสารด้วยมือสะอาดแห้ง

1.3   ไม่ขีดเขียนหรือทำสัญลักษณ์ลงบนเอกสารถ้าไม่จำเป็น

1.4   ไม่ประทับตรายางลงบนส่วนที่มีตัวอักษร  ตัวเลข หรือภาพถ้าไม่จำเป็น

1.5   ไม่พับเอกสารถ้าไม่จำเป็น  และระมัดระวังไม่ให้เอกสารโค้งงอม้วนหรือยับย่น

1.6   ระมัดระวังไม่ให้สิ่งหนึ่งสิ่งใดซึ่งอาจเป็นอันตรายต่อความชัดเจนของเอกสารตกคั่นระหว่างเอกสาร

1.7   ไม่นำเอกสารออกนอกแฟ้มถ้าไม่จำเป็น

1.8   รีบซ่อมแซม เมื่อเอกสารมีสภาพไม่ดี

 

2. การใช้แฟ้มเป็น 

2.1   เลือกใช้แฟ้มให้เหมาะสมกับจำนวนเอกสาร  อัตราการใช้ และความสำคัญของเอกสาร

2.2   หากแฟ้มใดใช้ประจำหรือใช้นอกสถานที่บ่อย ควรใช้แฟ้มพลาสติก

2.3   จับถือแฟ้มตรงกลางสันแฟ้ม  ระมัดระวัง  ไม่ให้แฟ้มตกหล่น  ไม่โยนแฟ้มเล่น

2.4   หยิบจับแฟ้มด้วยมือสะอาดแห้ง

2.5   จัดวางแฟ้มบนที่ที่สะอาดแห้ง  ไกลแดด  น้ำ  ฝุ่น  ปลอดภัยจากการตกหล่น

2.6   เปิดแฟ้มออกอ่านไม่เกิน  180  องศา

2.7   นำแฟ้มออกใช้ครั้งละน้อยแฟ้ม

2.8   เมื่อขนย้ายแฟ้มครั้งละมาก ๆ ให้นำแฟ้มใส่ในกล่อง  ปิดฝากล่องให้เรียบร้อย จึงขนย้าย

 

3.  การใช้ตู้เอกสารเป็น 

3.1   เลือกใช้ตู้เหมาะสมกับจำนวนแฟ้ม  อัตราการใช้ และความสำคัญของเอกสาร  ไม่ใส่แฟ้มในตู้จนแน่นเกินไป  ถ้ามีแฟ้มจำนวนน้อยควรมีที่กั้นแฟ้มในตู้

3.2   ไม่จัดวางสิ่งที่เป็นน้ำ  และสิ่งของอื่น ๆ หากไม่จำเป็นบนหลังตู้

3.3   ไม่จัดวางอาหาร  ขนม และสิ่งของอื่น ๆ หากไม่จำเป็นภายในตู้

3.4   ไม่จัดวางตู้ถูกแสงแดด  ถูกน้ำ  หรือที่มีฝุ่นมาก ๆ

3.5   เช็ดทำความสะอาดตู้ และบำรุงรักษาตู้ให้มีสภาพที่ดี  

นอกจากนั้นการใช้ตู้เอกสารเป็น ยังรวมถึง

3.6   เปิดใช้ลิ้นชักทีละลิ้นชัก

3.7   เปิดปิดลิ้นชักอย่างเบามือ

3.8   ไม่เคลื่อนย้ายตู้บ่อย ๆ ถ้าจะเคลื่อนย้ายต้องวางแผนก่อนเคลื่อนย้าย

นำแฟ้มออกจากตู้ให้หมดแล้วปิดกุญแจตู้  ก่อนที่จะเคลื่อนขนย้ายตู้อย่างระมัดระวัง

 

ศัตรูของเอกสาร 

  1. คนและไฟไหม้
  2. แสงแดด  ความร้อน
  3. น้ำ  ความชื้น
  4. ฝุ่น
  5. ปลวก  หนู  มอด  หนอนกระดาษ  แมลงสาบ  เป็นต้น

สำหรับปลวก  นอกจากจะป้องกันและกำจัดระหว่างก่อสร้างอาคาร  หรือป้องกันและกำจัดหลังการปลูกอาคารแล้ว  ยังอาจป้องกันได้อีกทางหนึ่ง คือ  ระมัดระวังไม่ให้กระดาษ  ไม้  ผ้า  หรือวัสดุที่ปลวกจะกัดกินได้มีความชื้นนาน ๆ ให้มีแสงสว่าง  บริเวณวัสดุนั้น  และมีเสียงอึกทึกบริเวณนั้น

 

แมลงสาบ  เป็นสัตว์ที่ชอบกัดกินอาหารโดยเฉพาะจำพวกแป้ง  ถ้าไม่มีอาหารมันจะชอบกินกาว  สี  และกระดาษชื้น  การป้องกันแมลงสาบ  คือระมัดระวังไม่ให้มีเศษอาหารภายในห้องทำงาน  พยายามปิดรอยต่อ  หรือช่องห่างที่แมลงสาบจากภายนอกเข้ามาในห้องทำงาน  และฉีดยาฆ่าแมลงให้ทั่วทั้งห้องเป็นระยะ

 

ที่มา  :  เอกสารประกอบการบรรยาย วิชา “การเก็บเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ” ของ ศูนย์เพิ่มผลผลิตแห่งประเทศไทย

หมวดหมู่บันทึก: พัฒนางานประจำ
สัญญาอนุญาต: ซีซี: แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน Cc-by-nc-sa
สร้าง: 08 พฤษภาคม 2557 15:50 แก้ไข: 08 พฤษภาคม 2557 15:51 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ: Ico24 คนธรรมดา, Ico24 ทดแทน, และ 4 คนอื่น.
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

ไม่มีความเห็น

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 18.215.33.158
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ