เลขานุการจัดประชุมมือใหม่ อยากเล่าเรื่อง

เลขานุการจัดประชุมมือใหม่

              อยากเล่าเรื่อง               

                 เริ่มต้นเข้ามาทำงานในรั้วมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์แห่งนี้ที่งานประชุม กองกลาง
ระยะเวลา 5ปี แล้ว  ขณะที่ทำงานอยู่ในงานประชุมกองกลางนั้นทำให้ได้ความรู้ และประสบการณ์ใหม่ ๆ
มากขึ้น ซึ่งได้รับมอบหมายให้ทำหน้าที่ทั้งในด้านของการจัดพิธีการ และการจัดประชุมที่เกี่ยวกับผู้บริหาร 
โดยได้จดบันทึกรายงานการประชุม  จัดระเบียบวาระการประชุมด้วยโปรแกรม E-meeting ซึ่งในการ
ประชุมแต่ละครั้งจะต้องมีการเตรียมความพร้อมก่อนที่จะจัดประชุม เพื่อทำให้การจัดประชุมเป็นไปอย่างมี
ประสิทธิภาพ โดยตลอดระยะเวลา ที่ผ่านมาได้รับคำแนะนำจากพี่ ๆ ในงานการประชุมซึ่งจะคอยแนะนำ
และให้คำปรึกษาพร้อมทั้งบอกถึงวิธีในการจดบันทึกรายงานการประชุมว่าการประชุมในแต่ละครั้งควรมีการ
เตรียมการและมีเทคนิค ในการเตรียมความพร้อมอย่างไรบ้าง ซึ่งสรุปโดยย่อได้ดังนี้

                  1. ควรอ่านระเบียบวาระการประชุม และแฟ้มประชุมมาก่อนล่วงหน้าเพื่อเป็นการทำความเข้าใจ
ในเรื่องที่เข้าประชุม

                  2. ก่อนจะเริ่มการประชุมผู้จดบันทึกรายงานการประชุมควรทำภารกิจส่วนตัวให้เรียบร้อยก่อน 
อาทิ การเข้าห้องน้ำ  เป็นต้น เพราะหากถึงเวลาในการประชุมแล้ว จะหาช่วงเวลาในการปลีกตัวออกมาจาก
ห้องประชุมได้ยาก เนื่องจากการบันทึกรายงานการประชุมจะไม่ต่อเนื่องและอาจจะพลาดประเด็นสำคัญไปได้

                  3. ผู้จดบันทึกรายงานการประชุมควรเตรียมอุปกรณ์ให้พร้อมก่อนการประชุม  เช่น  กระดาษ
บันทึกจดรายงานการประชุม  ปากกา (ควรมีมากกว่า 1 ด้าม)  ระเบียบวาระการประชุม  เอกสารในการประชุม 
ระเบียบข้อบังคับที่เกี่ยวข้องกับระเบียบวาระการประชุม เป็นต้น

                  4. ในขณะที่ประชุมจะต้องมีสมาธิ  ตาดู  หูฟัง  มือจด

                  5. ก่อนการประชุมเจ้าหน้าที่และเลขานุการจะต้องช่วยกันตรวจสอบความพร้อมในการประชุม
เช่น เอกสารประกอบวาระการประชุม อุปกรณ์โสตทัศนูปกรณ์ คอมพิวเตอร์แบบพกพา  เครื่องบันทึกเสียง 
เครื่องฉายแผ่นทึบ ฯลฯ

                  6. ผู้บันทึกรายงานการประชุมควรจะศึกษาและจดจำรูปร่างหน้าตาของผู้เข้าประชุมเพื่อจะได้
สะดวกในการบันทึกการประชุม ว่าผู้เข้าประชุมท่านใดพูดในประเด็นใดบ้าง

                  7. ผู้บันทึกการประชุมควรพักผ่อนให้เพียงพอ เพื่อจะได้มีสมาธิในการทำงาน

                  ซึ่งนี่ก็คือจุดเริ่มต้นของการทำงานในงานประชุม กองกลาง ซึ่งการประชุมแต่ละครั้งก็จะมี
ความยากและความง่ายแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับประธานในที่ประชุมเป็นผู้สรุปประเด็นเองหรือไม่

                   หากประธานในที่ประชุมเป็นผู้สรุปประเด็นเอง ก็จะง่ายสำหรับผู้บันทึกการประชุม  แต่ถ้าหาก
ว่าประธานไม่มีการพูดสรุป ผู้บันทึกรายงานการประชุมก็ควรสอบถามจากประธานอีกครั้ง ว่าสิ่งที่บันทึกไว้
ถูกต้องตามที่ประธานได้พูดไว้หรือไม่ ประธานจะได้ตรวจสอบและแก้ไข เพื่อให้รายงานการประชุมออกมา
สมบูรณ์ และถูกต้อง

                   จากที่ได้ฝึกฝนในการจดบันทึกรายงานการประชุมมาแล้ว 5 ปี นั้น ได้มีความพยายามในการ
ทำงาน อย่างเต็มที่ พยายามศึกษาเทคนิคการจดรายงานการประชุมจากพี่ ๆในงานการประชุม ซึ่งพี่ๆ ทุกคน
ในงานประชุมล้วนแต่เป็นผู้ที่มีความรู้ ความสามารถ และมีความเชี่ยวชาญในเรื่องการประชุมเป็นอย่างดี 
อีกทั้งพี่ ๆ ทุกคนได้ให้คำปรึกษาทั้งในเรื่องของการทำงานและเรื่องส่วนตัวอีกด้วย การทำงาน

                    ในงานประชุมนอกจากจะได้ความรู้และประสบการณ์มากขึ้นเกี่ยวกับการประชุม และการจัด
พิธีการแล้ว  ยังได้ความรู้ในการทำงานอื่น ๆ เช่น การรับรองกรรมการผู้ทรงคุณวุฒิ ผู้บริหาร การวางตัว
ตลอดจนการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าอีกด้วย 
 
                    ซึ่งอาจจะเป็นความรู้เล็ก ๆ น้อยๆ ในการเตรียมความพร้อมก่อนการจัดประชุม