การเสนอวาระในที่ประชุม

            ในการเสนอวาระเข้าที่ประชุม กรณี  “การประชุมคณะกรรมการประจำคณะ”    เช่น การเสนอเรื่องแจ้งเพื่อทราบ   และการเสนอเรื่องเพื่อพิจารณา       โดยมีส่วนประกอบของเรื่องที่เสนอ ดังนี้

1.  การเสนอเรื่องแจ้งเพื่อทราบ 

            หน่วยงานเจ้าของเรื่องนำเสนอเรื่องเข้าที่ประชุม โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อแจ้งให้ที่ประชุมรับทราบ ถึงผลการดำเนินงาน หรือรายงานความก้าวหน้าจากที่ประชุมได้มีมติให้ดำเนินการในครั้งที่ผ่านมา    ซึ่งมี  “ตัวอย่าง”  ส่วนประกอบของเรื่องที่จะนำเสนอให้ที่ประชุมทราบ
ดังนี้

เรื่อง .........(ใส่ชื่อเรื่องให้ตรงประเด็นและกระชับ)........ 

            ..........................(ใส่ความเป็นมาและเหตุผลที่มาของเรื่อง หากเป็นเรื่องตามที่ประชุมมีมติให้ดำเนินการ และนำมารายงานผลแจ้งให้ทราบ  ให้ระบุมติที่ประชุมที่ให้ดำเนินการในครั้งนั้นมาด้วย เพื่อจะได้ทำความเข้าใจตรงกัน และให้หน่วยงานรายงานว่ามีการดำเนินการอย่างไร และมีผลการดำเนินการเป็นอย่างไร)...........................................

                (หากมีเอกสารประกอบเรื่องแจ้งเพื่อทราบ ให้ระบุว่า ตามเอกสารที่แนบ โดยให้แนบเอกสารมาด้วย)

             จึงนำเสนอที่ประชุมเพื่อทราบ 

                                              
                                         ..........(ใส่ชื่อหน่วยงานที่เสนอวาระ)………………

2.  การเสนอเรื่องพิจารณา 

               .........................(หน่วยงานเจ้าของเรื่องจะนำเสนอเรื่องเข้าที่ประชุมโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อแจ้งให้ที่ประชุมพิจารณา  เพื่อจะได้นำไปจัดกระบวนการหรือดำเนินการต่อไปได้ หรือบางเรื่องจำเป็นต้องผ่านความเห็นชอบจากที่ประชุมก่อน เพื่อจะได้ดำเนินการในขั้นตอนต่อไป  ซึ่งมี "ตัวอย่าง” ส่วนประกอบของเรื่องที่จะนำเสนอให้ที่ประชุมทราบ ดังนี้

เรื่อง .........(ใส่ชื่อเรื่องให้ตรงประเด็นและกระชับ)........ 


หลักการและเหตุผล 

                 ...................(ใส่ความเป็นมา/เหตุผลที่มาของเรื่อง)…………..............................................................................................................

ประเด็นเสนอเพื่อพิจารณา

          ...................... (ใส่วัตถุประสงค์สำคัญ ๆ เรื่องที่จะนำเสนอให้ที่ประชุมพิจารณา เพื่ออะไร หรือเสนอแนวทางในการพิจารณา เช่น จัดทำรูปแบบในการเลือกตัดสินใจ เป็นต้น  ทั้งนี้เพื่อจะได้กระชับ ตรงประเด็น  ไม่กว้างจนเกินไป  จะทำให้การประชุมมีความรวดเร็วยิ่งขึ้น หากมีเอกสารประกอบเรื่องเพื่อพิจารณา ให้ระบุว่า ตามเอกสารที่แนบ)…………………………………………

           (หน่วยงานเจ้าของเรื่องจะต้องเข้าใจในเรื่องที่นำเสนออย่างถี่ถ้วน  เพื่อจะได้เสนอข้อมูล และตอบข้อซักถามได้อย่างชัดเจน  และทำให้การประชุมมีความรวดเร็วมากยิ่งขึ้น) 

ความเห็นของหน่วยงานที่เสนอเรื่องและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง    
     (ส่วนนี้จะใส่หรือไม่ใส่ก็ได้แล้วแต่กรณี)

            .................(ใส่ความคิดเห็นของหน่วยงานที่เสนอเรื่องลงไป  เพื่อจะได้ทำความเข้าใจร่วมกัน)...........................................

            จึงนำเสนอที่ประชุมเพื่อพิจารณา

                                     
                                    .........(ใส่ชื่อหน่วยงานที่เสนอวาระ)………

            ดังนั้นการนำเสนอเรื่องเข้าที่ประชุม หน่วยงานผู้ที่เสนอสรุปให้กระชับ ได้ใจความ และตรงประเด็น  ไม่ควรมีเอกสารมากเกินไป  ยกเว้นเป็นกรณี ๆ   เพื่อให้สามารถดำเนินการประชุมได้ครบทุกวาระ และเสร็จภายในเวลาที่กำหนด     

            นอกจากนี้เพื่อให้คณะกรรมการสามารถอ่านวาระการประชุมได้ล่วงหน้า ฝ่ายเลขานุการควรส่งให้กับคณะกรรมการได้ทราบก่อนอย่างช้า  3 วันก่อนการประชุม     โดยหน่วยงานที่นำเสนอเรื่องเข้าที่ประชุมส่งเรื่องให้ฝ่ายเลขานุการที่ประชุมภายในเวลาที่กำหนด   เพื่อจะได้จัดส่งวาระให้คณะกรรมการได้อ่านล่วงหน้า   ยกเว้น กรณีที่เป็นเรื่องเร่งด่วน ที่ไม่สามารถจัดทำวาระให้เสร็จตามกำหนดการ โดยขอความร่วมมือให้โทร.แจ้งฝ่ายเลขานุการที่ประชุมทราบ    เพื่อจะได้จัดวาระการประชุมได้อย่างเหมาะสมต่อไป.

            บ๊าย บาย