นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 3154
ความเห็น: 2

การสร้างความประทับใจในการพูดโทรศัพท์

สวัสดี ขอบคุณ

 

    การพูดโทรศัพท์เป็นการคุยกันแบบไม่เห็นตัว ผู้รับโทรศัพท์จึงเปรียบเหมือนฝ่ายต้อนรับขององค์กรและ ถือเป็นหน้าตาขององค์กร ดังนั้น น้ำเสียงและคำพูดจึงเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างความประทับใจลำดับแรกที่ให้แก่องค์กร  เมื่อสัปดาห์ก่อนโทรศัพท์ที่บ้านขัดข้อง จึงได้โทรศัพท์ไปแจ้งที่องค์การโทรศัพท์ ติดต่อหมายเลย 1100   พนักงานรับโทรศัพท์พูดด้วยน้ำเสียงสุภาพไพเราะ พร้อมให้คำแนะนำเป็นอย่างดี  แถมยังมีบริการตอบรับว่าได้รับเรื่องของเราไว้เรียบร้อยแล้ว     หากจะใช้ระบบแจ้งอัตโนมัติก็มีคำแนะนำการใช้พร้อมแจ้งว่าได้รับแจ้งเรื่องขัดข้องแล้ว (ทำให้เราคลายความกังวลใจ...ไปได้)   เมื่อซ่อมโทรศัพท์เสร็จก็จะมีการโทรติดตามว่าโทรศัพท์ใช้ได้หรือยัง และมีคำแนะนำสำหรับการบริการอื่น ๆ อีก ถือเป็นการสร้างความพึงพอใจแก่ผู้ใช้บริการ   นี่คือความประทับใจต่อองค์กรและการพูดโทรศัพท์แบบไม่เห็นตัว 
     
จำได้ว่าเมื่อ15 ปีที่แล้ว สมัยที่มีโทรศัพท์ 1 เครื่องใช้ทั้งสำนักงาน มีผู้รับโทรศัพท์ที่มีเสียงหวานแถมพูดเพราะจนผู้ที่รับโทรศัพท์อยากจะเห็นหน้าตาที่แท้จริงว่าจะสวยเหมือนเสียงหรือเปล่า ???
        ปัจจุบันโทรศัพท์อยู่บนโต๊ะทุกคนในสำนักงาน  การพูดโทรศัพท์จึงเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้องค์กร   เราจะพูดและรับโทรศัพท์อย่างไรให้เป็นที่ประทับใจแถมสร้างเสน่ห์ให้ตัวเองอีก มิกกี้มีเคล็ดลับดี ๆ มาฝากค่ะ
1. ใช้คำ "สวัสดี" เมื่อเริ่มและจบการสนทนา (คำว่าสวัสดี ดูเป็นไทยๆดีกว่า ฮัลโหลค่ะ ) ใช้คำว่า "ขอโทษ" เมื่อทำให้อีกฝ่ายรอ หรือเราต่อผิด ไม่ควรจะวางสายไปเฉย ๆ ไม่สุภาพค่ะ (แถมผู้รับ.....รู้สึกไม่ปลื้มอีกตะหาก!!!!)
2. ยิ้มก่อนพูด      การยิ้มทางหน้าจะทำให้เสียงที่ออกมาดูนุ่มนวลนะคะ .... การควบคุมอารมณ์และบรรยากาศในการสนทนาให้เป็นบวกอยู่เสมอจะทำให้คู่สนทนารู้สึกดีนะคะ ....... หรือการแสดงอาการยินดีเต็มใจ สดใสร่าเริง สุภาพนอบน้อม รู้จักกาลเทศะ  และพูดด้วยถ้อยคำไพเราะมีหางเสียง ก็เป็นสิ่งที่ดีในการพูดโทรศัพท์ค่ะ
              3. รับทันทีที่เสียงกริ่งโทรศัพท์ดังขึ้น ไม่ควรทิ้งให้กริ่งเรียกเกิน 3 ครั้ง.........  อย่าให้คนอื่นรอนานโดยไม่จำเป็นนะคะ .... และถ้าไม่จำเป็นไม่ควรพูดโทรศัพท์ พร้อมกันทีละ 2  เครื่อง หรือคุยกับคนอื่นไปด้วยในขณะใช้โทรศัพท์ค่ะ ...........และขณะกำลังสนทนาอยู่กับใคร ไม่ควรต่อโทรศัพท์ถึงคนอื่นในเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องหรือไม่เป็นประโยชน์ต่อการสนทนาค่ะ 
              4. อย่าทิ้งคนที่นั่งอยู่ตรงหน้าไปใช้โทรศัพท์   ในกรณีที่กำลังสนทนาอยู่กับคนอื่น เมื่อโทรศัพท์ดังขึ้นถ้าจะรับควรกล่าวขอโทษออกตัวกับคนที่นั่งตรงหน้าก่อนรับโทรศัพท์นะคะ
               5. การพูดโทรศัพท์ที่ดีไม่ควรผูกขาดการพูดเสียคนเดียวและก็อย่าฟังเพียงอย่างเดียว ......หากการพูดคนเดียวเราจะไม่ทราบปฏิกิริยาของคู่สนทนา  ควรเว้นจังหวะให้คู่สนทนาโต้ตอบบ้าง ในขณะตรงกันข้าม  การฟังอย่างเดียว หรือเงียบหรือผงกหัว ไม่ควรทำนะคะ แต่ควรส่งเสียงโต้ตอบไปเป็นครั้งคราว....... การให้ความสำคัญแก่คนและเรื่องราวที่ติดต่อมาก็เป็นสิ่งสำคัญค่ะ ถ้าจำชื่อได้ให้รีบเรียกชื่อเขาทันที่ ก็จะเป็นเสน่ห์ในการพูดโทรศัพท์นะคะ  .......... และอย่าจบการสนทนาโดยใจความยังไม่สมบูรณ์ชัดเจนค่ะ
               6. อย่าพูดเมื่อมีอะไรอยู่ในปาก........ ไม่ว่าขนม หมากฝรั่ง บุหรี่ หรือไม้จิ้มฟัน รวมทั้ง ทำเสียงขบเคี้ยว จิ๊บจั๊บให้เป็นที่รบกวนคู่สนทนานะคะ...........  รวมถึงอย่าหายใจ หรือพ่นลมใส่กระบอกโทรศัพท์ด้วยค่ะ
               7. อย่าดัดเสียงพูดให้ทุ้มแหลม ค่อยดัง ช้าเร็ว สูงต่ำ ฯลฯ ผิดไปจากธรรมชาติ .......  อย่าเผลอแสดงอาการหงุดหงิดรำคาญ ฉุนเฉียว เบื่อหน่าย เมื่อปลายสายพูดไม่ถูกใจ .......  อย่าใช้โทรศัพท์เป็นที่ระบายอารมณ์ หรือกล่าวโทษ นินทาให้ร้ายคนอื่นค่ะ
               8. รู้กาละเทศะในการใช้โทรศัพท์ ........... ควรโทรศัพท์ต่อไปยังคนอื่นในช่วงจังหวะที่เหมาะสม ไม่ควรโทรไปหาผู้อื่นในยามวิกาล หากไม่มีธุระด่วนที่จำเป็นจริงๆค่ะ
               9. ในกรณีที่ต้องให้คนอื่นมาร่วมสนทนาด้วย ......... จะต้องบอกว่าคนที่จะมาพูดชื่ออะไร มีความสำคัญต่อการพูดอย่างไร การส่งสายต่อโดยที่ปลายทางไม่รู้จักดูจะเป็นการผิดมารยาทไปหน่อยนะคะ
             10. จบการพูดลงด้วยมิตรภาพและความสบายใจ....... ใช้คำพูดปิดบทสนทนาด้วยคำว่า ขอบคุณ และ สวัสดี..... หากเป็นไปได้ ควรจะให้ผู้ที่โทรมาเป็นผู้ที่ปิดบทสนทนาก่อนค่ะ

ข้อมูลจาก    http://magicpertty.blogspot.com/2010/09/blog-post_26.html

 

มาร่วมสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้องค์กร และสร้างเสน่ห์ให้ตนเองค่ะ    

 

หมวดหมู่บันทึก: เรื่องทั่วไป
สัญญาอนุญาต: ซีซี: แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน Cc-by-nc-sa
สร้าง: 13 กันยายน 2554 17:49 แก้ไข: 15 กันยายน 2554 09:00 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ: Ico24 Monly, Ico24 ~>aRuNaN<~, และ Ico24 เปตอง.
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

  • ในสำนักงาน สิ่งที่ต้องร่วมด้วยช่วยกัน หากมีเสียงโทรศัพท์ ดังขึ้น และไม่ควรเกิน 3 ครั้ง ให้รีบรับทันที ถึงแม้ว่าอยู่ต่างหน่วยงานก็ตาม  เพราะนั่นเป็นการแสดงน้ำใจต่อกัน  หากติดเรื่องงานสำคัญที่กำลังจดจ่อหน้าคอมพิวเตอร์ก็ตาม  ให้เงยหน้ามามองสิ่งรอบข้างกันบ้าง ว่าเจ้าของโต๊ะที่มีเสียงโทรศัพท์ดังขึ้น อยู่หรือเปล่า 

กติกา มารยาทนำมาทวนซ้ำกันบ่อยๆ แบบนี้ดีนะคะ

คุณเมตตา อ่านไป อ่านมา...หลายข้อก็หลุด ไปบ่อยๆ

เหมือนกัน...

หลายครั้งที่คนมาติดต่อ นั่งอยู่ข้างหน้ามองตาปริบๆ พร้อมกับมีสายโทรศัพท์เข้า

จะดูแลคนไหนก่อนดี..เป็นสิ่งที่ต้องทำให้งาม ให้เหมาะเสมอๆ

...ต้องบริการคนที่นั่งอยู่ข้างหน้าก่อน

เรื่องเช่นนี้...ต้องใช้การตัดสินใจ

ตามข้อ 3 บอกไว้ว่าอย่าให้โทรศัพท์เรียกนานเกิน 3 ครั้ง

แค่ข้อนี้ คุณเมตตา ก็หลุดมารยาทแล้ว...

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 3.227.247.17
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ