นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 1904
ความเห็น: 3

เทคนิคการจัดส่งหลักฐานในการเบิกจ่ายเงิน [C]

เพิ่มความใส่ใจ รอบคอบ ตรวจสอบอีกนิด ทีมงานช่วยตรวจสอบ

ถือเป็นงานประจำปี ไปซะแล้วที่ คณะทรัพยากรธรรมชาติ จัดงานเกษตรภาคใต้ในช่วงเดือนสิงหาคม และทุก ๆ ปีเช่นกันที่ผู้รับผิดชอบจะต้องเร่งรัด(ตัวเอง)ในการดำเนินการเบิกจ่ายเงินให้เสร็จสิ้นภายในเวลาที่กำหนด 
จากการที่รับผิดชอบในฝ่ายสวัสดิการและพยาบาล เป็นเวลาหลาย ๆๆๆๆๆ ปี ทำให้มีประสบการณ์ในการจัดส่งหลักฐานในการเบิกจ่ายเงินที่เรียบร้อย (แก้ไขเล็กน้อย-ไม่แก้ไข)      วันนี้ขอมาเปิดเผย (เพราะ...เสื้อนกเงือก.....นะ..นี่...) เทคนิคการจัดส่งหลักฐานการเบิกจ่ายเงิน  ดังนี้ค่ะ
 

                1. จัดซื้อร้านหรือบริษัท ที่มีใบเสร็จรับเงิน(บิลเงินสด) หากจัดซื้อที่แผงขายตลาดสด  ให้นำใบสำคัญรับเงินให้พ่อค้าหรือแม่ค้า เซ็นรับเงิน และการจัดซื้อให้มีกรรมการตรวจรับในฝ่ายร่วมในการจัดซื้อด้วยและควรจดรายการที่จัดซื้อทุกรายการ เพื่อสามารถจัดซื้อได้ครบถ้วน...(จะได้ไม่หลงลืม...)

                2. ตรวจดูใบเสร็จรับเงิน(บิลเงินสด) หรือใบสำคัญรับเงินให้เรียบร้อย ก่อนออกจากร้าน  สิ่งสำคัญ คือ ต้องระบุ  
   
                      - วัน เดือน ปี ที่ซื้อ เช่น วันที่ 8 สิงหาคม 2554
 
                      - ชื่อและที่อยู่ผู้ขาย
                        (เช่น กรณีร้านที่มีใบเสร็จรับเงิน ตัวอย่างคือ ร้านธิดาขนมปัง 15 ถนนแสงจันทร์ อ.หาดใหญ่ จ.สงขลา)
                        (กรณีนำใบสำคัญรับเงินให้แม่ค้าเซ็น  นางสุขใจ  แช่มชื่น 25 ถ.เพชรเกษม ต.หาดใหญ่ จ.สงขลา)

                      - ชื่อผู้ซื้อ  เช่น คณะทรัพยากรธรรมชาติ  

                      - รายการที่ซื้อ  เช่น ขนมปังกระเทียม

                      - ราคาต่อหน่วย ราคารวมแต่ละรายการ  
                         เช่น  2 ลัง ๆละ 330 บาท  รวมเงิน 660 บาท

                      - ราคารวมทั้งหมดที่เป็นตัวเลข และตัวหนังสือ 
                         เช่น 1,200 บาท (หนึ่งพันสองร้อยบาทถ้วน) 
 

                      - ลายเซ็นผู้รับเงิน สำคัญที่สุด  
                         (
กรณีที่มีการเขียนซ้ำหรือมีการแก้ไข  ต้องให้ผู้รับเงินเซ็นกำกับทุกครั้ง และทุกที่ ที่มีการแก้ไข)

                3. มีการลงรายการจัดซื้อและจัดกลุ่มรายจ่ายไว้ว่าเป็นประเภท ๆ เช่น ประเภทขนมปัง ประเภทน้ำดื่ม น้ำแข็ง ฯลฯ ทั้งนี้เพื่อเป็นการตรวจสอบว่า ได้จัดซื้อรายการอะไร เป็นเงินเท่าไหร่แล้ว งบประมาณที่ได้รับเพียงพอหรือไม่   ทั้งยังเป็นการรวมเงินที่จ่ายแล้วในเบื้องต้น 

                4. เก็บใบเสร็จรับเงิน(บิลเงินสด) หรือใบสำคัญรับเงินโดย แยกเป็นกลุ่มรายจ่ายไว้ให้เรียบร้อย  (ไม่ปะปนกับเอกสารอื่น ๆ) 

                5. เงินสวัสดิการนักศึกษา  ในส่วนของฝ่ายสวัสดิการและพยาบาลมอบหมายให้ประธานฯฝ่ายนักศึกษาเป็นผู้ตรวจสอบนักศึกษาในฝ่ายและจ่ายเงินให้  โดยใช้แบบฟอร์มเบิกเงินสวัสดิการงานเกษตรฯ ที่ต้องมีลายเซ็นนักศึกษาผู้รับเงิน   ทั้งนี้เพื่อเป็นการฝึกนักศึกษาให้มีความรับผิดชอบในงานที่ได้รับมอบหมาย  ฝึกความซื่อสัตย์   ความเป็นผู้นำที่ต้องกล้าในการพิจารณาและตรวจสอบการทำงานของนักศึกษาในฝ่าย  

                6. เงินสวัสดิการของบุคลากร  ได้มอบหมายให้เลขานุการฝ่ายฯ ดำเนินการจ่ายเงินให้ตามตารางเวร  โดยใช้แบบฟอร์มเบิกเงินสวัสดิการงานเกษตรฯ ที่ต้องมีลายเซ็นบุคลากรผู้รับเงิน 

                7. รวบรวมหลักฐานทั้งหมดและจัดกลุ่มรายจ่ายไว้เป็นประเภท   เพื่อให้คณะกรรมการตรวจรับทุกคนดำเนินการเซ็นตรวจรับ (กรณีที่จัดซื้อตั้งแต่วงเงิน 10,000 บาทขึ้นไป แต่งตั้งคณะกรรมการตรวจรับ 3 คน มีประธานและกรรมการ 2 คน)

                8. รวบรวมหลักฐานทั้งหมดและตรวจสอบอีกครั้ง พร้อมรวมเงินทั้งหมด สรุปโดยจัดกลุ่มรายจ่ายไว้เป็นประเภท  เช่น ประเภทขนมปัง ประเภทน้ำดื่ม น้ำแข็ง ฯลฯ เพื่อสะดวกในการตรวจสอบของหน่วยงานระดับคณะฯที่รับผิดชอบ 

                9. จัดทำหนังสือเบิกจ่ายและแนบหลักฐานทั้งหมด


เทคนิคง่าย ๆ อีกนิด คือ ศึกษาระเบียบสักนิด เพิ่มความใส่ใจสักหน่อย  เพิ่มความรอบคอบ  ตรวจสอบอีกครั้ง และให้ทีมงานช่วยตรวจสอบด้วย   ทำให้เราไม่เสียเวลาในการแก้ไขแล้ว แก้ไขอีก และแก้ไขอีกค่ะ  แถมจิตใจยังปลอดโปร่งอีกด้วยค่ะ

 

 

Sections: พัฒนางานประจำ
License: ซีซี: แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน Cc-by-nc-sa
created: 23 September 2011 14:00 Modified: 23 September 2011 14:56 [ Report Abuse ]
ดอกไม้
People who like this: Ico24 เปตอง and Ico24 เมตตา.
People Who Like This
 
Facebook
Twitter
Google

Other Posts By This Blogger

ความเห็น

Ico48
เมตตา (Recent Activities)
23 September 2011 14:24
#68938

มาอ่านเทคนิคค่ะ

เพราะปวดหัวอยู่เหมือนกัน เป็นงานที่ไม่ชอบมากๆ แต่หลีกเลี่ยงไม่ได้

ทุกวันนี้ก็ไม่เคยเบิกจ่ายทันสักที...

ขอเพิ่มเติมอีกนะค่ะ กรณีบิลเงินสดอย่าลืมให้ผู้ขายกรอกเล่มที่ เลขที่ ถ้าเป็นใบเสร็จของห้างแมคโคร จะต้องให้เจ้าหน้าที่รับเงินเซ็นชื่อในใบเสร็จด้วย และอย่าลืมตรวจดูจำนวนเงินรวม ผู้ขายจะต้องเขียนเป็นลายลักษณ์อักษรไว้ด้วย และจะให้ดีที่สุด ก่อนทำงานหรือออกไปซื้อของ ควรชี้แจงให้ทีมงานได้ทราบหรือเอาตัวอย่างให้ดู รับรองตอนเคลียร์บิลจะไม่ปวดหัวอีกต่อไป

Ico48
Baby (Recent Activities)
23 September 2011 22:13
#68946

เห็นด้วยค่ะ ควรตรวจสอบใบเสร็จรับเงิน/ใบสำคัญรับเงินก่อนออกจากร้านค้า ว่าผู้รับเงินเขียนทุกอย่างครบถ้วนหรือยัง มิฉะนั้นต้องเสียเวลาและเสียอารมณ์เอากลับไปให้เขาแก้ไขใหม่

คุณต้องทำการเข้าระบบก่อนแสดงความเห็น