นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 2221
ความเห็น: 3

เตรียมมอบบันทึกส่งต่องาน (2) แนวคิดการจัดการ DIC

ตอนแรกว่าจะรออีกเดือน แต่คิดอีกที เขียนเป็นตอนสั้น ๆ ไปเรื่อย ๆ ดีกว่า เอาแบบมหากาพย์ร้อยตอนจบก็น่าจะไม่เลว ... แต่ไม่ทำยังงั้นหรอกครับ พูดเล่นน่ะ แหม...สิบกว่าตอนก็คางเหลืองแล้ว 

ผมเริ่มเข้ามารับหน้าที่ประธานหน่วยเภสัชสนเทศ ตอนราว ๆ กลางปี 2547 

หน่วยนี้เป็นแกนหลักของศูนย์เภสัชสนเทศที่เป็นความร่วมมือหลายมหาวิทยาลัยทั่วประเทศอีกที มีกิจกรรมต่าง ๆ ต่อเนื่องมาหลายปีก่อนหน้านั้นแล้ว โดยผมไม่เคยได้ยุ่งเกี่ยวกับการบริหารจัดการหน่วยนี้แต่อย่างใด เข้ามาเพราะตอนนั้น มีปัญหาทางเทคนิคเรื่องการจัดการเว็บบอร์ดบริการวิชาการ เขาเห็นผมเคยเข้ามาตอบบริการ และค่อนข้างจะสนใจเรื่องคอมพิวเตอร์ น่าจะลงตัวมั้ง ? ผมก็ใจง๊าย ง่าย ชวนมา ผมก็มา

ปัญหาที่ว่าก็คือ แต่เดิม เว็บบอร์ดมีสร้อยเว็บ url เป็น .psu.ac.th ซึ่งเภสัชกรภายนอกเห็นแล้วอาจไม่อยากเข้ามาตอบให้

แถมด้วยตอนนั้น มีปัญหาเรื่อง internet bandwidth ขั้นรุนแรง ข้างนอกเข้ามาไม่ค่อยได้ สายหลุด รอกันเหงือกแห้ง

ก็เลยมีการเปิดอีกเว็บ ใช้ชื่อกลาง ๆ ไปเปิดข้างนอก เช่า server และซื้อ domain ใหม่

แต่ปัญหาคือ อาจารย์ที่เขาพัฒนาระบบตั้งแต่ต้น ลาออกไปทำธุรกิจส่วนตัวพอดี ทำให้ระบบการดูแลเนื้อหาเกิดปัญหาขึ้นมา เพราะไม่มีคนที่ทำแทนโดยตรงได้

สมัยนี้มีวงแชร์ แก้ปัญหาเรื่องการส่งต่องานได้ระดับหนึ่งครับ

(พูดให้กำลังใจคนทำซะหน่อย)

ผมเข้ามาตอนช่วงวุ่น ๆ ช่วงนั้นแหละครับ

ผมเข้ามาสักพัก ประเมินสถานการณ์กับทีมงานว่า ดูแลสองที่ไม่ไหว ต้องยอมสลัดอวัยวะรักษาชีวิต เก็บไว้ที่เดียวพอ

ที่เก่า ดีตรงที่มีคนที่พอดูแลได้ แต่ผู้ใช้จะบ่นว่าไม่ค่อยสะดวก เพราะพิมพ์ผิด เข้ามาแก้ไม่ได้ และที่ดีอีกอย่างคือ ติดอันดับใน DMOZ ซึ่งทำให้ google ให้ความสำคัญ สมัยนั้น google ยังไม่ดัง แต่ผมก็สังหรณ์ใจลึก ๆ ว่าการให้ google เห็นความสำคัญ น่าจะเป็นผลบวกระยะยาว จึงพยายามเก็บบอร์ดเก่าไว้ให้นานที่สุด

เว็บบอร์ดที่ใหม่ ไม่มีคนสามารถจัดการได้ แม้จะใช้ง่ายและน่าใช้กว่าที่เก่ามาก แต่ผมมองว่า จะไม่ยั่งยืน เจอใคร post บ้า ๆ มาก็คงไม่มีปัญญาดูแลแล้ว

โชคดีว่ายุคนั้น ยังไม่รู้จักเรื่อง spam กันเลย ไม่งั้นหนุกกว่านี้เหลย

ข้อสำคัญ ตอนนั้นระบบ QA เข้ามาเต็มตัว ต้องมีบันทึกภาระงาน ที่ใหม่ไม่สามารถรองรับระบบบันทึกได้ แต่ที่เก่ามีระบบบันทึก ยังพอตามตรวจสอบได้

ดูเหมือนไม่มีทางเลือกเหลือให้เดินเท่าไหร่ พอเปรียบเทียบแล้ว ก็ตัดสินใจปล่อยให้เว็บบอร์ดใหม่ค่อย ๆ แห้งตายไปเอง และพยายามซ่อมบำรุงเว็บบอร์ดเก่าให้ใช้งานราบรื่น

ปัญหาแรกที่เจอคือ ระบบเก่า แม้มีการบันทึก แต่ยังต้องใช้แรงงานคนในการตามให้ภาระงาน ซึ่งเป็นงานหนักมาก 

หลังจากวิเคราะห์ระบบบันทึกของที่เก่า พบว่า ระบบเก็บฐานข้อมูลไว้เป็นแบบ .mdb ซึ่งผมจัดการได้ ก็หาทางพัฒนาระบบ data mining ขั้นพื้นฐานขึ้นมา เพื่อวิเคราะห์ระบบภาระงานแบบอัตโนมัติ

ขั้นตอนก็จะเป็นว่า เวลาผ่านไปเดือนสองเดือน หรือเข้าเทศกาล SAR หรือกรอกภาระงาน ผมก็ดึงฐานข้อมูลมาวิเคราะห์ แล้วใส่ไว้ใน ftp server ส่งต่อเพื่อดำเนินการพิมพ์เป็นจดหมายรายงานอย่างเป็นทางการ

ตรงนี้ก็มีต้นทุนครับ คือทำให้ผมยังต้องใช้ WinME จนถึงปัจจุบัน เพราะ Access 97 ประพฤติตัวดีไม่เกเร ทำให้ต้องผูกติดกับ WinMe ไปโดยปริยาย

พอทำเสร็จ ก็โล่งเลย เพราะคราวนี้ ใช้โปรแกรมมาวิเคราะห์ โดยคนเข้ามาแทรกแซงแค่นิดหน่อย

พอตรงนี้ลงตัว ผมก็ลองเอาตรงนี้มาจับว่า จะโละทิ้งระบบบันทึกเอกสารภาระงานแบบเก่าไปด้วยเลยไหม เพราะหมดความจำเป็นแล้ว ซึ่งพบว่า โละทิ้งไปได้อีก เป็นที่สะใจมาก เพราะผมสามารถใช้ data mining ดึงมาดูได้แทบทุกอย่างแบบ electronics โดยไม่ต้องใช้กระดาษเลย

จากเดิม ที่ระบบนับภาระงาน ต้องใช้ 1 คนทำงานเต็มเวลา ก็กลายเป็นว่างเกือบตลอดเวลาไปเลย ทำให้คนของผมตอนนี้ ถูกดึงไปช่วยงานอื่นเกือบเต็มเวลา ทำให้ผมแบบ part time แทน

 

จากจุดนี้ ทำให้ผมเริ่มเห็นความสำคัญของ การจัดการที่ยั่งยืนของระบบข้อมูล

 

การจัดการที่ยั่งยืน หมายถึง ... การพลอย...

(ทำไมต้องคีย์ซ้ำในสิ่งที่มีอยู่แล้วในฐานข้อมูล ?) 

การจัดการที่ยั่งยืน หมายถึง ... การเหนื่อยน้อยลง แต่ได้งานดีขึ้น

(อะไรที่อยู่ในวิสัยที่เครื่องทำได้ดีกว่าคนทำ ไปแย่งงานมันมาทำไม ?)

 

ผลคือ ผมหงุดหงิดง่ายขึ้น เมื่อเจอระบบใดก็แล้วแต่ ที่บังคับว่า ผมต้องกรอกข้อมูลเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีก เพราะผมถือว่า ระบบแบบนั้นโหลยโท่ย ไม่ยอมมีวิวัฒนาการ และผู้บริหารไม่จริงใจแก้ปัญหา ปล่อยให้ระบบที่ออกแบบไม่ดีมาอาละวาดทำร้ายผู้คน

สอบตกเรื่อง usability แบบนี้ ผมว่า สาหัสกว่าการการสอบตก webometric เสียอีก

 

เรามีระบบ digital electronics เพื่อมาเป็นทาสของเรา แต่เราก็ไม่ค่อยตระหนักในอภิสิทธินี้ กลับเอามันมาเป็นนายที่ข่มเหงเรา ใช้แรงงานเราแทนแรงงานทาสกรอกข้อมูลเดิมซ้ำซาก

 

ตกลงเราโง่หรือเราฉลาดกันแน่ ?  

หมวดหมู่บันทึก: บริการวิชาการ
สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ Copyright
สร้าง: 02 มิถุนายน 2552 09:53 แก้ไข: 15 มกราคม 2555 21:53 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

โอย...แค่อารัมภบทก็หรอยแล้ว (แอบร่วมสมัยกับยุคกำเนิด DIC นิดนึงด้วยค่ะ)

ต้องติดตามต่อด้วยความระทึกในดวงหฤทัยพลัน

 

อาจารย์โอ๋ P  ลือลักษณ์

 

  • ผมก็รออ่านอาจารย์มาเล่าเรื่องการจัดการ KM อย่างระทึกในดวงหฤทัยจนระทมระทวยด้วยเช่นกัน
  • เขียนเร็ว ๆ นะครับ

 

เขียนมาร่วมปีแล้วเจ้าค่ะ     :)

http://share.psu.ac.th/blog/pharmacy-km

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 3.237.178.91
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ