นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 2721
ความเห็น: 2

การสื่อสารองค์กร เมื่อมากที่สุด ไม่ได้แปลว่าดีที่สุด

เราต้องการได้ชื่อว่า สื่อสารมากที่สุด หรือเราต้องการการสื่อสารที่ได้ผลดีที่สุด ?

ระบบที่มีการสื่อสารเป็นเครือข่าย มีทั้งที่เราเห็นเป็นสิ่งก่อสร้าง เช่น เครือข่ายเสาสัญญาณมือถือ หรือเป็นแบบเครือข่ายเสมือน ใน internet หรือความสัมพันธ์ในฝูงนกหรือฝูงปลา

มีข่าวงานวิจัยชิ้นหนึ่ง วิจัยเรื่องการสื่อสารในระบบเครือข่าย เขาพบว่า เครือข่ายที่เชื่อมโยงอย่างซับซ้อน ปรกติแล้ว การสื่อสารที่มากขึ้น เร็วขึ้น มักทำให้ประสิทธิภาพของระบบดีขึ้น เช่น เวลานกบินเป็นฝูงใหญ่มาก ๆ การสื่อสารที่เร็วทันควัน ทำให้สามารถปรับขบวนเปลี่ยนทิศได้อย่างรวดเร็ว โดยการสื่อสารในที่นี้ อาจเป็นแค่การดูเพื่อนข้าง ๆ ว่ากำลังทำอะไรเท่านั้นเองด้วยซ้ำ

แต่เขาก็พบด้วยว่า ถ้ามีส่วนของระบบที่ "เฉื่อย" กว่าส่วนอื่นแฝงอยู่ คือสื่อสารแบบตกข่าว ประสิทธิภาพระบบจะค่อย ๆ ตกต่ำลง จนถึงขั้นล้มได้

ลองนึกถึงนกฝูงเดิม มีหย่อมที่ตกข่าว บินไปอีกทิศ กลับกลายเป็นสร้างความสับสนให้ฝูงใหญ่ กลายเป็นแตกกระเจิงไปคนละทิศ

กลับกลายเป็นว่า ในระบบที่มีจุดเฉื่อยแฝงอยู่ มีระดับความพอดี ระดับความเหมาะสมลงตัว ของปริมาณการสื่อสาร ที่มากไปกว่านั้น หรือน้อยไปกว่านั้น ล้วนทำให้องค์กรอุ้ยอ้าย

ไผ่ยังต่างปล้อง พี่น้องยังต่างใจ ในบ้านที่มีพี่น้องไม่กี่คน นิสัยยังต่างไปคนละทิศละทาง หวังอะไรว่าทุกคนในองค์กรใหญ่จะไวต่อข่าวเหมือนกันหมด

ถ้าคนทั้งสังคมเป็นแบบนั้นได้ โลกนี้ไม่ต้องมีสถาบันการศึกษาให้ยุ่งยาก

ลองสมมติว่า หากองค์กรเลือกใช้วิธีบางอย่างในการสื่อสารเป็นหลัก แล้วจะเกิดอะไรขึ้น

1. email

ลอง นึกภาพดูว่า ข่าวจุกจิกที่เกิดขึ้นนับพัน ๆ ข่าวในองค์กรอันกว้างใหญ่ไพศาล ถูกกระหน่ำยิงผ่าน email ไปยังผู้รับ และบางครั้งอาจเป็น email ที่เตือนว่า คุณมีข่าวใหม่เข้ามารอให้คุณอ่าน และคุณจะไม่มีทางรู้เลยว่า ข่าวนั้นคืออะไรจนกว่าคุณจะได้เปิดอ่าน (you have new news waiting for your login to read) แถมบังคับว่า "อ่านหนึ่งข่าว ต้องหนึ่ง login" แล้วจะเกิดอะไรขึ้น ?

สำหรับบางคน ทุกข่าวแบบนั้น คือ spam

2.  เว็บบอร์ด & blog

รวมถึงระบบที่ต้อง login ก่อนอ่านข่าวด้วย

ถ้า มีเว็บบอร์ดเดียว ก็คงไม่เท่าไหร่ แต่ถ้ามีสิบกว่าเว็บบอร์ด เชื่อขนมกินได้ว่า บางเว็บบอร์ด จะถูกลืมอย่างถาวร เว้นแต่บีบคอให้ตั้ง KPI ว่าทุกคนต้องคลิกอ่าน และโหวต like ทุกเว็บบอร์ด

ปัจจุบันนี้ ถ้าถามว่า มีกี่เว็บบอร์ดที่ผมต้องตามอ่านเพื่อให้ไม่ตกข่าว ผมเชื่อว่า ถามแต่ละวัน คำตอบก็จะไม่ซ้ำเดิมกันซักวัน ^^

3.  twitter

ผม ลองใช้มาแล้ว ได้ข้อสรุปว่า กระจ่ายข่าวได้ห่วยมาก ยกเว้นข่าวด่วนในช่วงเวลาที่ทุกคาดและเฝ้ารออยู่ก่อน เพราะทำได้ real-time มากแต่ข่าวทั่วไป มีโอกาสหลุด เพราะลำดับข่าว จะถูกซ่อนในขยะข้อมูลอื่นที่ท่วมเข้ามาพร้อม ๆ กันแทบตลอดเวลา

แต่อาจเป็นช่องทาง น่าสนใจสำหรับสื่อสารแบบสุ่มไปยังข้อมูลที่น่าสนใจซึ่งไม่จำเป็นต้องรีบอ่าน เหมาะกับกระจายข่าว เรื่องน่ารู้ มากกว่า เรื่องต้องรู้

4.  facebook

ลองใช้แล้ว ก็พบว่า ดีกว่า twitter แต่สภาพก็ยังไม่ได้ดีกว่ามากนัก เหมาะที่จะใช้ในบางกลุ่มเป้าหมายที่เล็ก ๆ ที่มีจุดร่วมกันอยู่ จุดอ่อนคือ เราสื่อไปยังคนที่เพื่อนฝูงมากได้ไม่ดีเท่าคนที่เพื่อนฝูงน้อย เพราะถ้าเพื่อนมากหน้าจอจะเลื่อนหนีเร็วตามปริมาณการพูดคุย แต่ถ้าคนที่เพื่อนน้อย หน้าจอเขาจะนิ่ง สื่ออะไรไปก็มีโอกาสถึงมากกว่า

นี่แค่เป็นตัวอย่างบางส่วน

คำถามคือ สื่อสารแบบไหนดี ?

รูปแบบที่ผมเชื่อ คือ ต้องผสมผสานหลายช่องทางและต้องรวมวิธีการแบบบ้าน ๆ เข้าไปด้วย เป็นระบบสำรอง

แต่สิ่งที่สำคัญกว่า สื่อสารทางไหน ก็คือ สื่อสารในปริมาณเท่าไหร่

เพราะที่เป็นอยู่ทุกวันนี้ ผมมองว่า เกินระดับพอดี

ถ้า ห้องทำงานของแผนกไหนซักแผนก เปลี่ยนเบอร์โทรศัพท์ หรือแผนกไหนซักแผนก งดให้บริการหนึ่งวัน ก็กลายเป็น email ที่ทั้งมหาวิทยาลัยต้องรับรู้ สิ่งที่จะเกิดขึ้นก็จะเป็นว่า ข่าวด่วนจากอธิการบดี ก็จะ"ถูกจัดการ"ในแบบเดียวกัน เพราะ delete all จะเร็วกว่าการอ่านพาดหัว email ทั้งหมด (นี่ยังไม่ได้พูดถึุงเรื่องการคลิกเข้าไปอ่านนะ)

ถามว่าดีไหม ที่มีข้อมูล - ดีครับ

แต่ถามจริง ๆ เถอะ ว่าอ่านกันทันไหม

ผมมองว่า ปริมาณข่าวที่เป็นอยู่ทุกวันนี้ แม้จะไม่ใช่สแปมโดยนิตินัย แต่โดยพฤตินัยแล้ว กลับไม่ต่างจากสแปม

ในนิทานผ้าทอจักรพรรดิ์ของแฮนส์ คริสเตียนแอนเดอร์สัน มีแก๊งลวงโลกที่ขายผ้าวิเศษที่ "ใครไม่คู่ควรกับตำแหน่ง จะมองไม่เห็น" ที่ทั้งสังคม ฮือฮาว่าเป็นสุดยอดเทคโนโลยี ต้องหามาสวมใส่ให้จงได้ แม้แต่คนที่มองไม่เห็นผ้า ยังต้องจำใจกล่าวชมเชยว่า ผ้าสวย ! เนื้องาม !

ค่อยมาตาสว่างตอนมีเด็กทารกถามพ่อแม่ตัวเองว่า "ทำไมมีคนเดินแก้ผ้า ?"

บางที เราอาจกำลังโดนครอบด้วยเทคโนโลยี ในรูปแบบเดียวกับในนิทานนี้ก็ได้นะครับ ทำเป็นเล่นไป

ไม่ต้องรอให้ใครมาชมว่า อินเทรนด์ ! ก้าวทันโลก ! รู้จักเปิดใจกว้้าง ! ด้วยซ้ำ !

โจทย์ของผม สั้น ๆ แต่จริงใจครับ

ทำอย่างไรที่เราจะเปลี่ยนจาก "ระบบ spam สื่อสาร"ที่เราใช้อยู่ในปัจจุบัน ให้กลายเป็น "เครื่องมือสื่อสารองค์กร" ?

 

หมวดหมู่บันทึก: พัฒนางานประจำ
คำสำคัญ (keywords): การสื่อสาร
สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ Copyright
สร้าง: 25 กันยายน 2553 07:48 แก้ไข: 29 กันยายน 2553 11:03 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

เป็นประเด็นที่น่าสนใจมากครับ

ในสถานการณ์ที่ทุกคนมีเวลาจำกัด การตั้งชื่อ mail ที่ส่งให้ตรง สื่อได้ดี มีความสำคัญมาก

facebook ผมเข้าไปบ้างแต่ยังไม่มาก มีผู้รู้บอกว่า shelf-life ของข้อมูลสั้นมาก

blog ก็ตามอยู่ไม่กี่ blog เพราะบางวงก็กว้างมาก

ผมก็เชื่อว่า เราเปลี่ยนจาก period ของข้อมูลไม่เพียงพอ มาสู่การท่วมล้นของข้อมูลแล้วครับ

สวัสดีครับอาจารย์

  • ช่วงหลัง ๆ ผมเองจะตกข่าวจาก email เพราะเริ่มรู้สึกว่า นี่ไม่ใช่ workload ที่เป็น KPI อันใดส่วนหนึ่งเพราะกว่า 95 % เป็นขยะ ที่แฝงมาในรูป email ที่"ต้อง"อ่าน
  • ผมถือหลักว่า ถ้าไม่เข้า email ก็ผิดข้อหาเดียว แต่ถ้าลบ email ที่ "ต้องอ่าน แต่ไม่สำคัญ"  หรือ ไม่อ่าน email ที่ ที่ "ต้องอ่าน แต่ไม่สำคัญ"  จำนวนกระทงข้อหา จะเท่ากับรายการที่ผมลบทิ้ง ซึ่งเยอะมาก ผมรับไม่ไหว ก็เลยใช้วิธีว่า ขอรับความผิดข้อหาเดียวก็พอ ^^
  • ใคร email มาหา แล้วไม่โทรมาบอก ก็มักต้องรอให้ครบเดือนก่อน ด้วยประการฉะนี้ ^^
  • email เดี๋ยวนี้ เป็นเหมือน Gordian Knot
  • จะคลี่ปม มีเหลือวิธีเดียวครับ

 

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 3.89.87.12
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ