บันไดวิวัฒนาการของการจัดการเอกสาร

เมื่อวาน คุยกับคนที่ทำงานใน ม.อ. ท่านหนึ่ง ได้ฟังคำบ่นเล็ก ๆ เรื่องการกรอกข้อมูลซ้ำซากที่มากเป็นพิเศษ (เป็นระบบเฉพาะหน่วยงาน เสริมจากที่คณะ/มหาวิทยาลัยทำ)

รายละเอียด ขอข้ามไป โดยสรุปคือ ชีวิตนี้รันทด เพราะต้องกรอกข้อมูลเดิมซ้ำเป็นรอบที่เท่าไหร่ก็จำไม่ได้ ในฐานะที่มีงานวิจัยมาก เลยต้องกรอกซ้ำเยอะเป็นพิเศษ ให้เป็นเกียรติประวัติ

เรื่องนี้ ทำให้ผมต้องมาคิดเล่น ๆ ถึงบันไดวิวัฒนาการของการจัดการเอกสาร (ไม่รู้มีกี่ขั้นเหมือนกันแฮะ) เพราะอยากรู้ว่า ตัวเองอยู่ขั้นไหน และกรณีนี้ เขาอยู่ขั้นไหน

วิวัฒนาการในระดับ origin of the species ที่ระดับล่างสุด ก็คือ กรอกมือ

ไต่บันไดขึ้นไปอีกขั้น ก็มีกระดาษคาร์บอนรองไว้

ไต่ขึ้นไปอีกขั้นนึง ก็เครื่องถ่ายเอกสาร

ขึ้นไปอีกขั้นนึง มีลงคอมพ์ด้วย โอว์ !!!! (<--เช้า ๆ ยังง่วง ต้องทำเสียงตื่นเต้นซะหน่อย) ใช้โปรแกรมจัดการเอกสารเหวิด เป็นอาทิ

สูงขึ้นไปอีกระดับ ก็เป็นฐานข้อมูลในเครื่องยืนเหงา ๆ โดดเดี่ยว (stand alone น่ะเอง)

สูงขึ้นไปอีกระดับ ก็เป็นฐานข้อมูลในเว็บ

จากจุดนี้ วิวัฒนาการเริ่มมีการแตกแขนงกิ่งก้านออกไป (เกิด speciation) คือ มีการคละกันของทุกระดับวิวัฒนาการที่มีมาก่อนหน้านั้น (ระบบที่เราใช้อยู่ ก็มาตกคลั่กกันอยู่ตรงนี้แหละ แต่ใครจะแยกไปกิ่งไหนเท่านั้นเอง)

การคละดังกล่าว คงบอกได้ยาก ว่า ใครมีวิวัฒนาการสูงกว่าใคร เพราะคนเราล้วนมีอคติ ย่อมต้องชมว่าระบบที่ตัวเองใช้ดีที่สุดในโลกอยู่แล้ว ยกเว้นคนที่คิดตรงข้าม คือ คิดว่าระบบที่ตัวเองใช้ แย่ที่สุดในโลก ดังนั้น เถียงเรื่องนี้ จะหาข้อสรุปยาก เว้นแต่หมัดหนักพอ

แต่มีวิธีหนึ่ง ที่ตัดข้อถกเถียงได้ เพราะเป็นแนวคิดที่เป็นรูปธรรมที่สุด

นั่นคือ ประเมินระดับความซ้ำซ้อนของการกรอก

ระดับที่ 0 คือ ไม่มีใครต้องกรอกเลย

ระดับที่ 1 กรอกเพียงครั้งเดียว

ระดับที่ 2 กรอกสองครั้ง

...

ระดับที่ n กรอก n ครั้ง

ระดับที่ 0 นี่มีนะครับ อย่างเช่น search engine หลาย ๆ ตัวก็ทำหน้าที่อย่างนั้น ไม่ว่าจะเป็น google scholar, pepesearch พวกนี้ ใช้ botware ไปคุ้ยหาข้อมูลในเว็บ และแคตาล็อกไว้อัติโนมัติ ผู้ใช้ไม่ต้องนั่งป้อนฐานข้อมูลให้ search engine แต่อย่างใด

หรือยกตัวอย่างให้เห็นง่าย เช่น ผมไปติดต่อราชการ แค่มี id 13 หลักไปยืนยัน เขาสามารถดึงข้อมูลจากฐานทะเบียนราษฎร์ทั้งหมดออกมาให้โดยผมไม่ต้องกรอกซ้ำ นี่ก็ใช่

หรือสมมติไปเสียภาษี หากโครงสร้างรายรับเป็นแบบมาตรฐาน (=มนุษย์เงินเดือน) แค่ยื่นบัตรแล้วแถลงประเภทของการเสียภาษี แล้วกรมสรรพากรตัด transaction ที่เกี่ยวข้องกับเงินเดือนจากผู้จ่ายเงินที่เป็นองค์กร ไปคำนวณเป็นภาษีให้ โดยผมไม่ต้องกรอกรายละเอียดอีก นี่ก็เป็นสุดยอดของระบบเอกสารได้ เพราะมีความซ้ำซ้อนระดับ 0

เอ่อ...ที่ว่าไปแล้ว เป็นทฤษฎีนะครับ แต่ปฎิบัติน่ะ จะเป็นอีกเรื่อง ของจริง ยังมาไม่ถึง แต่ก็เริ่มมาบ้างแล้ว

ระดับที่ 1 นี่ โอ้ว์...ความฝันเลย เมื่อไหร่ระบบ DSS จะผสานทุกระดับเป็นเนื้อเดียวกันได้หนอ...

RSS feed, XML, ฯลฯ  เกิดขึ้นในโลก ก็เพื่อตอบสนองวัตถุประสงค์เหล่านี้ คือ เพื่อให้การ recycle ข้อมูลไปใช้ในวัตถุประสงค์อื่น ทำได้ง่าย โดยไม่ต้องบังคับกรอกข้อมูลซ้ำซาก

ระดับที่ 2  คงเป็นระดับที่คนทั่วไปยังสามารถรักษาสติสัมปชัญญะได้อยู่เป็นปรกติ แม้จะเริ่มออกอาการบ้างเล็ก ๆ (พอดีว่ามีประสพการณ์ตรง...) 

ผมคิดว่าไม่แปลก หากองค์กรที่มีคุณภาพ จะอยู่ระดับ 2 แม้จะไม่น่าประทับใจ

ระดับ 3 หรือระดับ 4 นี่ ไม่กล้าพาดพิงถึงครับ (<-- ผมกลัวตาย !!!)

ไม่พาดพิงว่า ใคร ที่ไหน ที่เข้าข่ายนี้

แต่ขอพาดพิงถึงในหลักการซะหน่อย คาดว่า หากไม่ร้อนท้อง คงเพราะไม่ได้กินปูน

Cantor พิสูจน์ว่า เหนือ infinity ยังมี transfinity  (เหนืออนันต์ ยังมี อภิอนันต์)

แต่ในทางปฎิบัติของระบบเอกสาร แค่ 3 หรือ 4 ก็นับญาติกับ infinity ได้แล้ว

หลักการก็คือ ถ้าเมื่อไหร่ องค์กรไหน ให้คนตระบี้ตระบันกรอกข้อมูลเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีกๆ ตั้งแต่ 3 ครั้งขึ้นไป องค์กรนั้น มีปัญหาซ่อนอยู่ในระดับขั้นที่หนักหนาร้ายแรงแล้ว แสดงถึงความเทอะทะแข็งทื่อ ไม่มีสัญญาณชีพเหลือ (rigor mortis) บ่งถึงการไร้ความสามารถของการบริหารจัดการด้าน IT อย่างสิ้นเชิง

ความเห็นส่วนตัวของผมคือ การได้ชื่อว่าเป็นหน่วยงานที่ active ในเว็บมาก ยังไม่น่าภูมิใจเท่ากับการสามารถไปถึงจุดที่การประเมินระดับความซ้ำซ้อนของการกรอกข้อมูล อยู่ที่ 0 หรือ 1 ได้

สถิติใช้ประโยชน์จากเว็บมาก เป็นเรื่องของ ปริมาณ

แต่การใช้ประโยชน์จากเว็บคุ้ม เป็นเรื่องของ คุณภาพ

ปริมาณ เพิ่มได้โดยการตระบี้ตระบันทำ

แต่คุณภาพ เป็นเรื่องของสมรรถนะของระบบคิด ระบบจัดการ