แถบริบบิ้นสีใน Excel สำหรับการเรียงข้อมูล

ในบางงาน ผมเคยเห็นผู้ทำงานต้องกรอกข้อมูลเป็นสิบ ๆ คอลัมน์ใน Excel หรือโปรแกรม spreadsheet อื่นใดก็ตาม

ปัญหาจะเกิดขึ้นตอนเรียงข้อมูล ที่ผู้ปฎิบัติงานจะอกสั่นขวัญหายว่า เรียงเสร็จแล้ว เรียงข้อมูลผิดไหม ทำไมตัวเลขบางตัวมันดูแปลก ๆ

หากปัญหานี้กวนใจ หลายท่านอาจยอมทำใหม่หมด

ปัญหานี้ ถ้าทำใน microsoft access จะไม่เกิด แต่จะเกิดใน excel เพราะการเรียงใน spreadsheet เราต้องนิยามโซนที่จะเรียงก่อน หากนิยามโซนผิด ข้อมูลจะหลังเรียงจะเละเหมือนวุ้น !!!!

ที่น่ากลัวกว่าการนิยามโซนผิด ก็คือกรณีที่สั่งเรียงโดยไม่ได้นิยามโซน

มันไปแค่คอลัมน์เดียว !

มหันตภัยเงียบครับ เพราะเราแทบไม่ได้ผิดสังเกตเลยว่า เละไปแล้ว

ข้อมูลเละเป็นวุ้น คนทำก็จะเละเป็นวุ้นตามไปด้วย

เช่น มี 10 คอลัมน์ เรานิยามโซนตกไปสักคอลัมน์ พอสั่งเรียงเสร็จ เราจะไม่ทราบเลยว่า เอ เมื่อกี้ นิยามโซนคลุมครบไหม

วิธีแก้อย่างง่าย ๆ ที่ช่วยได้มากให้เรารู้ตัวคือ ใส่ริบบิ้นสีคาดตามแนวนอนไว้เป็นระยะ (คลิกที่หัวแถวแนวนอน แล้วระบายสีอะไรก็ได้)

คาดริบบิ้นไว้หลาย ๆ แถบก่อน ทำงานจนเสร็จ เมื่อเรียงข้อมูล หากเห็นริบบิ้นขาดท่อน แสดงว่า เรียงผิด !!!!

ถ้าริบบิ้นไม่ขาด แสดงว่า ทุกอย่างเรียบร้อย ก็คลิกเพื่อเคลียร์การระบายสีออกไปทั้งหมด

ภาพที่ 1 กรอกข้อมูลเสร็จ ก่อนทำอย่างอื่น save แฟ้มไว้ แล้วใส่แถบสีริบบิ้น ใส่แถวไหนก็ได้ คาดกี่เส้นก็ได้

ภาพที่ 2 เวลาสั่งเรียงข้อมูล เส้นริบบิ้นในหย่อมข้อมูลต้องไม่ขาด (แต่อาจย้ายที่ เลื่อนขึ้นหรือลงได้) หากริบบิ้นขาด แสดงว่า ที่ทำมานั้น ผิด !

ในภาพนี้ จะเห็นริบบิ้นสีแตกปลาย ขาดตรงคอลัมน์สุดท้าย